What is data retention management?

Data retention management is the process of defining, enforcing, and documenting how long data should be kept, when it should be preserved, and when it should be deleted.

Why are retention policies important?

Retention policies help organizations reduce risk, lower storage costs, meet legal and regulatory obligations, minimize unnecessary data, and support defensible deletion.

What is defensible deletion?

Defensible deletion is the controlled removal of data that is no longer required, supported by policy, approval, audit trails, and evidence that the deletion was appropriate.

How does BigID automate data retention?

BigID automates retention by discovering data, classifying content, applying policies, identifying violations, routing workflows, supporting legal holds, and enabling deletion at the source.

How does BigID identify ROT data?

BigID helps identify redundant, obsolete, trivial, stale, duplicate, expired, and over-retained data using discovery, classification, metadata, policy context, and business rules.

Can BigID enforce retention across cloud and SaaS?

Yes. BigID supports retention and deletion workflows across cloud, SaaS, hybrid, on-prem, structured, and unstructured environments.

How does BigID support legal holds?

BigID helps teams preserve data under legal hold while continuing to enforce retention, deletion, and minimization policies for data not subject to preservation.

How does retention improve AI readiness?

Retention improves AI readiness by reducing obsolete, duplicate, risky, and unnecessary data that can pollute AI outputs, increase exposure, and weaken data quality.

Datenaufbewahrungsverwaltung

Behalte, was zählt. Lösche, was nicht benötigt wird.

BigID hilft Unternehmen bei der Automatisierung der Datenaufbewahrung, indem es sensible Daten aufspürt, Datensätze klassifiziert, redundante und veraltete Daten identifiziert, Richtlinien durchsetzt, rechtliche Aufbewahrungspflichten unterstützt und eine rechtssichere Löschung ermöglicht.

Reduzieren Sie Datenschutzrisiken, Sicherheitslücken, Speicherkosten und Probleme mit der KI-Datenqualität durch datenbewusste Aufbewahrung in Cloud-, SaaS-, Hybrid-, On-Premise- und KI-vernetzten Umgebungen.

Demo anfordern Datenlöschung erkunden

GDPRCCPAHIPAAFINRASOXROT-DatenRechtliche VerfügungMinimierung von DatenVerteidigungsfähige LöschungKI-BereitschaftAufbewahrungsrichtlinienPrüfprotokolle

Was ist Datenaufbewahrungsmanagement?

Daten verwalten über seinen gesamten Lebenszyklus.

Das Datenaufbewahrungsmanagement umfasst die Entscheidung, welche Daten wie lange, wann und wann aufbewahrt und wann gelöscht werden. BigID integriert Aufbewahrungsrichtlinien in die Workflows für die Datenermittlung, -klassifizierung, -sensibilität, -eigentumsverwaltung, rechtliche Aufbewahrungspflichten, ROT-Analyse und -löschung.

01

Entdecken Sie

Finden Sie strukturierte, unstrukturierte, Cloud-, SaaS-, Hybrid-, On-Premise- und KI-vernetzte Daten.

02

Klassifizieren

Verstehen Sie die Sensibilität der Daten, die Art der Datensätze, den Geschäftskontext, die gesetzlichen Bestimmungen und die Aufbewahrungspflichten.

03

Erzwingen

Wenden Sie richtlinienbasierte Workflows für Aufbewahrung, Minimierung, rechtliche Aufbewahrung, Quarantäne, Löschung und Datenbereinigung an.

04

Beweisen

Führen Sie Prüfprotokolle, Aktionsverläufe, Richtliniennachweise, Löschnachweise und nachvollziehbare Berichte.

Warum BigID: Traditionelle Aufbewahrung vs. datenbasierte Aufbewahrung

Moderne Datenaufbewahrung beginnt dort Ende der statischen Richtlinien

Herkömmliche Aufbewahrungsprogramme basieren auf statischen Zeitplänen, manuellen Prüfungen und unvollständigen Bestandsaufnahmen. BigID verknüpft die Aufbewahrung mit Echtzeitdatenanalyse, sodass Teams die benötigten Daten aufbewahren, die gesperrten Daten sichern und nicht mehr benötigte Daten datenschutzkonform löschen können.

Statische Zeitpläne

Richtlinien werden einmalig erstellt und dann in uneinheitlichen, voneinander unabhängigen Systemen angewendet.

BigID wendet Aufbewahrungsregeln basierend auf Datenermittlung, Klassifizierung, Datensatztyp, Standort, Sensibilität, Eigentumsverhältnissen und Geschäftsregeln an.

Manuelle Fäulnisbeseitigung

Redundante, veraltete und triviale Daten sind schwer zu finden und noch schwerer auf vertretbare Weise zu entfernen.

BigID hilft dabei, veraltete, überbewahrte, doppelte und abgelaufene Daten zu identifizieren, damit Teams unnötige Risiken und Kosten reduzieren können.

Ordnerbasierte Regeln

Die Aufbewahrungsfrist richtet sich oft danach, wo die Dateien gespeichert sind, anstatt danach, was die Daten tatsächlich enthalten.

BigID nutzt Dateninhalte, Metadaten, Sensibilität, regulatorische Vorgaben und den Geschäftskontext, um intelligentere Aufbewahrungsentscheidungen zu treffen.

Unverbundene Rechtssperren

Die Arbeitsabläufe zur Datenerhaltung können von den Bereichen Aufbewahrung, Löschung und Datenermittlung getrennt werden.

BigID hilft Teams dabei, Daten unter rechtlicher Aufbewahrung zu sichern und gleichzeitig die Aufbewahrung und gegebenenfalls die Löschung durchzusetzen.

Manuelle Löschung

Abgelaufene Daten werden manuell geprüft, wodurch Teams dem Risiko einer übermäßigen Datenaufbewahrung und Prüfungslücken ausgesetzt sind.

BigID unterstützt richtliniengesteuerte Löschworkflows, Löschung an der Quelle, Weiterleitung von Korrekturmaßnahmen und stichhaltige Beweise.

Hauptkompetenzen

Automatisieren Sie jeden Schritt des Retentionslebenszyklus.

BigID bietet Teams die notwendigen Funktionen für die Ermittlung, Klassifizierung, Richtlinienverwaltung, Workflow-Optimierung und Löschung, um die Aufbewahrung im Unternehmensmaßstab zu operationalisieren.

Daten entdecken

Finden Sie strukturierte, unstrukturierte, Cloud-, SaaS-, On-Premise- und KI-vernetzte Daten im gesamten Unternehmen.

Inhalte klassifizieren

Identifizieren Sie sensible Daten, personenbezogene Informationen, regulierte Aufzeichnungen, Geschäftskontexte und für die Aufbewahrung relevante Metadaten.

Aufbewahrungsrichtlinien anwenden

Aufbewahrungsfristen mithilfe von Klassifizierung, Metadaten, Eigentumsverhältnissen, Standort, Datensatztyp und Geschäftsregeln durchsetzen.

Identifizieren Sie ROT

Überflüssige, veraltete, triviale, überholte, doppelte und übermäßig gespeicherte Daten, die Kosten und Risiken verursachen.

Verwaltung von Rechtssperren

Daten, die im Rahmen von Ermittlungen, Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Maßnahmen und rechtlichen Prüfungen anfallen, müssen unter Wahrung der Governance gesichert werden.

Verteidigungsfähige Löschung

Löschen Sie abgelaufene und unnötige Daten durch kontrollierte Arbeitsabläufe, die Durchsetzung von Richtlinien und revisionssichere Nachweise.

Kundenbindung für KI-Bereitschaft

Daten bereinigen KI sollte nicht verwendet werden.

Übermäßig gespeicherte, doppelte, veraltete und sensible Daten können die Ergebnisse von KI-Systemen beeinträchtigen und das Risiko von Sicherheitslücken erhöhen. BigID unterstützt Unternehmen dabei, ihre KI-Bereitschaft zu verbessern, indem unnötige Daten reduziert, Trainingsinhalte verwaltet und Aufbewahrungsregeln durchgesetzt werden, bevor Daten in KI-Systeme gelangen.

Veralteter Inhalt

01

Identifizieren Sie veraltete und überholte Informationen, die Analysen, Suchvorgänge, RAG-Systeme, Modelleingaben und KI-Ausgaben verfälschen können.

Doppelte Daten

02

Reduzieren Sie redundante und doppelte Daten, die die Speicherkosten erhöhen, Verwirrung stiften und die Datenqualität beeinträchtigen.

Empfindliche Exposition

03

Identifizieren Sie sensible, regulierte, vertrauliche und geschützte Daten, die minimiert, kontrolliert oder von KI-Workflows ausgeschlossen werden sollten.

Vertrauenswürdige KI-Daten

04

Erstellen Sie sauberere, kontrollierte und besser kontextualisierte Daten für Analysen, KI-Training, RAG und KI-Initiativen in Unternehmen.

Ergebnisse der Kundenbindung

Risiko minimieren. Geringere Datenkosten.

BigID unterstützt Sicherheits-, Datenschutz-, Rechts-, Compliance-, IT- und Datenteams bei der konsequenten Durchsetzung der Aufbewahrungsfristen und verbessert gleichzeitig die Cyberresilienz, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, die KI-Bereitschaft und die Datenqualität.

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Exposition reduzieren

Minimieren Sie die Menge an sensiblen, regulierten und wertvollen Daten, die über den geschäftlichen oder rechtlichen Bedarf hinaus aufbewahrt werden.

✓

Niedrigere Lagerkosten

Identifizieren und entfernen Sie unnötige Daten, die die Kosten in Cloud-, SaaS-, Dateifreigabe- und Legacy-Systemen erhöhen.

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Unterstützung der Einhaltung

Ordnen Sie Aufbewahrungsrichtlinien Vorschriften, Geschäftsregeln, rechtlichen Verpflichtungen und revisionssicheren Nachweisen zu.

✓

KI-Bereitschaft verbessern

Reduzieren Sie veraltete, doppelte und riskante Daten, bevor sie in Analyse-, RAG-, Trainings- oder KI-Workflows einfließen.

Weiter erkunden

Stärkung des Datenlebenszyklus Regierungsführung.

Entdecken Sie verwandte BigID-Lösungen und Ressourcen, um Aufbewahrung mit Löschung, Datenminimierung, Datenschutzkonformität und Datenlebenszyklusmanagement zu verknüpfen.

Lösung

Löschung von Daten

Löschen Sie abgelaufene, unnötige und riskante Daten mithilfe von richtlinienbasierten Arbeitsabläufen und stichhaltigen Beweisen.

Datenlöschung erkunden →

Lösung

Minimierung von Daten

Reduzieren Sie übermäßige Datenspeicherung, Offenlegung und Compliance-Risiken, indem Sie nur die Daten speichern, die Sie benötigen.

Mehr zur Datenminimierung →

Lösung

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Automatisierte Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Bezug auf Ermittlung, Datenrechte, Einwilligung, RoPA, PIAs, Aufbewahrung und Berichterstattung.

Datenschutzbestimmungen erkunden →

Lösung

Verwaltung des Lebenszyklus von Daten

Datenverwaltung von der Entdeckung über Aufbewahrung, Löschung und Minimierung bis hin zur Durchsetzung von Lebenszyklusrichtlinien.

Datenlebenszyklus erkunden →

FAQs

Datenaufbewahrung, Erläutert

Erfahren Sie, wie BigID Unternehmen dabei unterstützt, die Aufbewahrung zu automatisieren, Richtlinien durchzusetzen, ROT-Daten zu identifizieren, rechtliche Sperren zu verwalten und eine rechtssichere Löschung zu gewährleisten.

Was versteht man unter Datenaufbewahrungsmanagement?

Das Datenaufbewahrungsmanagement ist der Prozess der Definition, Durchsetzung und Dokumentation, wie lange Daten aufbewahrt, wann sie gesichert und wann sie gelöscht werden sollen.

Warum sind Rückgewinnungsrichtlinien wichtig?

Aufbewahrungsrichtlinien helfen Unternehmen, Risiken zu reduzieren, Speicherkosten zu senken, rechtliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen, unnötige Daten zu minimieren und eine rechtssichere Löschung zu gewährleisten.

Was ist eine vertretbare Löschung?

Unter einer vertretbaren Löschung versteht man die kontrollierte Entfernung von Daten, die nicht mehr benötigt werden, gestützt auf Richtlinien, Genehmigungen, Prüfprotokolle und Nachweise, dass die Löschung angemessen war.

Wie automatisiert BigID die Datenaufbewahrung?

BigID automatisiert die Aufbewahrung durch die Erkennung von Daten, die Klassifizierung von Inhalten, die Anwendung von Richtlinien, die Identifizierung von Verstößen, die Weiterleitung von Arbeitsabläufen, die Unterstützung von rechtlichen Aufbewahrungspflichten und die Ermöglichung der Löschung an der Quelle.

Wie erkennt BigID ROT-Daten?

BigID hilft dabei, redundante, veraltete, triviale, überholte, doppelte, abgelaufene und übermäßig aufbewahrte Daten mithilfe von Discovery, Klassifizierung, Metadaten, Richtlinienkontext und Geschäftsregeln zu identifizieren.

Kann BigID die Aufbewahrungsfristen über Cloud- und SaaS-Umgebungen hinweg durchsetzen?

Ja. BigID unterstützt Aufbewahrungs- und Löschprozesse in Cloud-, SaaS-, Hybrid-, On-Premise-, strukturierten und unstrukturierten Umgebungen.

Wie unterstützt BigID rechtliche Sicherungsmaßnahmen?

BigID hilft Teams dabei, Daten unter rechtlicher Aufbewahrung zu sichern und gleichzeitig die Aufbewahrungs-, Lösch- und Minimierungsrichtlinien für Daten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, weiterhin durchzusetzen.

Wie verbessert die Mitarbeiterbindung die KI-Bereitschaft?

Die Datenspeicherung verbessert die Einsatzbereitschaft von KI, indem veraltete, doppelte, riskante und unnötige Daten reduziert werden, die die KI-Ergebnisse verfälschen, die Datensicherheit erhöhen und die Datenqualität beeinträchtigen können.

BigID-Datenaufbewahrung

Die richtigen Daten behalten. Den Rest eliminieren.

BigID hilft Unternehmen dabei, die Aufbewahrung zu automatisieren, Datenrisiken zu reduzieren, ROT zu eliminieren, Richtlinien durchzusetzen, rechtliche Aufbewahrungspflichten zu verwalten und abgelaufene Informationen in jeder Unternehmensumgebung rechtssicher zu löschen.

Datenaufbewahrung in der Praxis ansehen Datenschutzbestimmungen erkunden