Täglich werden rund 2,5 Trillionen Bytes an Daten generiert. Die Erfassung und Speicherung dieser Informationen kann daher eine enorme Herausforderung darstellen und erfordert die Nutzung eines sogenannten Records Managements.
Records Management ist der Prozess der Verwaltung von Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Was ist der Zweck der Datensatzverwaltung?
Das Records Management zielt darauf ab, die sichere Speicherung, den Zugriff und die Compliance aller wertvollen Informationen eines Unternehmens zu gewährleisten. Diese Methode ist in der Regel effizienter bei der Archivierung und Organisation als andere Mittel.
Darüber hinaus stellt das Records Management sicher, dass nur relevante und erforderliche Informationen aufbewahrt und anschließend sicher entsorgt werden. Dies trägt wiederum zur Einhaltung der Vorschriften zur Datensatzverwaltung und Datenschutzgesetze CPRA.
Der Records-Management-Lebenszyklus erklärt
Laut der National Archives and Records Administration (NARA)Der Lebenszyklus elektronischer Aufzeichnungen besteht aus fünf Schritten:
- Erstellen oder Empfangen: Der erste Schritt kann durch das Abtippen eines Dokuments, das handschriftliche Aufschreiben, die Aufnahme einer Audiodatei oder die Erstellung eines Videoclips erfolgen. Darüber hinaus umfasst dieser Schritt die Erstellung elektronischer Versionen von Papierunterlagen, um diese für Mitarbeiter jederzeit zugänglicher und leichter zugänglich zu machen.
- Ändern oder verwenden: Wenn ein Dokument aus dem Speicher abgerufen und für seinen vorgesehenen Zweck verwendet oder in irgendeiner Weise geändert wird, um einen neuen Bedarf zu decken.
- Pflegen & Schützen: Der Schutz und die Pflege elektronischer Aufzeichnungen sind für deren Lebenszyklus von entscheidender Bedeutung. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass nach der Erstellung oder dem Empfang keine unbefugten Änderungen an Aufzeichnungen vorgenommen werden.
- Entsorgen und vernichten: Nicht mehr benötigte oder wertlose Dokumente sollten entsorgt werden.
- Archivieren oder Aufbewahren: Nachdem Sie die nicht unbedingt erforderlichen Unterlagen entsorgt haben, identifizieren Sie die verbleibenden Materialien, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, und legen Sie diese in einem sicheren Archiv ab.
ERM-Systeme
Electronic Records Management (ERM) bezeichnet die Verwaltung elektronisch gespeicherter Dateien und Dokumente. Es stellt sicher, dass ein Unternehmen bei Bedarf Zugriff auf die richtigen Datensätze hat. Die elektronische Speicherung steigert die Effizienz durch Automatisierung. Eine ERM-Software unterstützt Sie bei der Automatisierung des Prozesses, vermeidet Duplikate und vereinfacht die Wartung.
Darüber hinaus ermöglichen ERM-Systeme Unternehmen, Daten in der Cloud speichern ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Datenschutz Bedenken, während gleichzeitig die Kontrolle über die eigene Datenspeicherinfrastruktur erhalten bleibt.
Bedeutung des Datensatzmanagements
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens können gespeicherte Datensätze schnell unübersichtlich werden. Ohne die richtige Organisation und die entsprechenden Systeme ist es schwierig, aus all Ihren elektronischen Datensätzen wertvolle Informationen zu gewinnen.
Records Management ist der Schlüssel zur Unterstützung von Organisationen Vorschriften einhalten, verwalten ihre Kosten und sparen Zeit, indem sie wichtige Datensätze bei Bedarf schnell finden. Eine schlechte Datensatzverwaltung kann zu einer Reihe von Problemen führen, darunter kostspielige Compliance-Strafen, unnötige Audits und Effizienzverluste im Unternehmen.
Vorteile der Datensatzverwaltung
Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Datensatzverwaltung Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten kann:
- Einhaltung der Vorschriften: Alle Organisationen unterliegen Datenschutz- und Governance-Gesetzen, die die Aufbewahrung ihrer Unterlagen regeln. Eine ordnungsgemäße Aktenverwaltung ist unerlässlich, um hohe Bußgelder oder rechtliche Schritte zu vermeiden.
- Sichern Sie Ihre Daten: Die Organisation Ihrer Daten sowie die Wahrung ihrer Integrität und Vertraulichkeit sind für den Schutz Ihres Unternehmens unerlässlich. Records Management unterstützt Sie dabei, Daten so zu organisieren, dass sie vor potenziellen Sicherheitsverletzungen geschützt bleiben.
- Effektiver Datensatzabruf: Der Nutzen Ihrer Datensätze hängt von ihrer einfachen Abrufbarkeit ab. Mit einem leistungsstarken Datensatzverwaltungssystem können Sie wichtige Informationen problemlos speichern und abrufen, wann immer Sie sie für Geschäftsentscheidungen benötigen – und Ihre vorhandenen Daten optimal nutzen.
- Senken Sie die Lagerkosten: Die meisten Organisationen speichern mehr Daten, als sie tatsächlich benötigen. Das Entsorgen nicht mehr benötigter Datensätze senkt nicht nur die Speicherkosten, sondern verbessert auch Ihre Risikohaltung gleichzeitig.
Aktuelles Beispiel für Bußgelder wegen Buchführungsproblemen
Schlechtes Datenmanagement hat Konsequenzen – manchmal sogar kostspielige. Das jüngste Beispiel hierfür war die Anklage der Securities and Exchange Commission (SEC) gegen 15 Broker-Dealer, die ihre elektronischen Kommunikationsdaten nicht ordnungsgemäß verwaltet und aufbewahrt hatten.
Dieser Fehler bei der Buchführung führte zu Strafen von insgesamt mehr als 141,1 Milliarden TP1 für mehrere Finanzinstitute wie Barclays Capital und Citigroup Global Market.
BigID-Datensatzverwaltungsfunktionen
Vorfälle im Zusammenhang mit der Datenspeicherung, wie das jüngste harte Durchgreifen der SEC, erinnern uns eindringlich daran, wie wichtig es ist, über eine vertrauenswürdige Datenverwaltungslösung zu verfügen. Die Datenintelligenz-Plattform von BigID bietet eine Lösung für jeden Schritt des Records Management-Lebenszyklus, von der Verwaltung Daten vor Ort oder in der Cloud, bis hin zum Archivieren und Entsorgen von Aufzeichnungen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
BigID-Datenaufbewahrung wendet Aufbewahrungsrichtlinien für verschiedene Arten von Informationen und durch spezifische geografische Vorschriften an. Durch Entdeckung und EinstufungBigID weiß, um welche Art von Informationen es sich handelt. Die Plattform nutzt KI, um den zugehörigen Daten automatisch relevante Aufbewahrungsregeln zuzuweisen und Maßnahmen zu ergreifen. Die Verbindung mit BigID-Funktionen zur Behebung und Löschung, Dateneigentümer erhalten Benachrichtigungen zum Löschen abgelaufener Daten, während Daten, die für eine rechtliche Aufbewahrung gespeichert werden müssen, erhalten bleiben.
Die leistungsstarke Suchfunktion von BigID hilft Ihnen entdecken und Inventarisieren Sie Ihre Daten, Risikominderung und Haftungsbegrenzung mit Datenminimierung. Fortschrittliches ML und KI ermöglichen BigID Sensible Informationen automatisch identifizieren und unterstützen Sie Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften durch die Verwaltung und Durchsetzung von AufbewahrungsrichtlinienFür weitere Informationen erhalten Sie eine 1:1-Demo mit unseren Experten.
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