A Richtlinie zur Datenaufbewahrung Definiert, wie lange eine Organisation Daten aufbewahrt, welche Daten aufbewahrt werden sollen und wann sie auf der Grundlage regulatorischer, rechtlicher und geschäftlicher Anforderungen sicher gelöscht werden sollen.
Im heutigen datengetriebenen Umfeld geht es bei der Datenaufbewahrung nicht mehr nur um Speicherung – sondern um Folgendes:
- Risikominderung
- Sicherstellung der Einhaltung
- Minimierung der Datenexposition
- Verbesserung der Regierungsführung
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Was eine Datenaufbewahrungsrichtlinie ist
- Warum es wichtig ist
- Wichtigste Anforderungen und Vorschriften
- Bewährte Verfahren für die Implementierung
Ohne angemessene Richtlinien zur Datenaufbewahrung speichern Organisationen häufig übermäßig viele sensible Daten – was ihr Risiko von Datenschutzverletzungen, behördlichen Strafen und unnötiger Offenlegung erheblich erhöht.
Wichtigste Erkenntnisse: Datenaufbewahrungsstrategie
- Die übermäßige Speicherung von Daten erhöht das Compliance- und Sicherheitsrisiko.
• Aufbewahrungsrichtlinien müssen definieren Was behalten, löschen und archivieren?
• Vorschriften wie die DSGVO und HIPAA erfordern strenge Aufbewahrungsrichtlinien.
- Datenermittlung und -klassifizierung sind grundlegend.
• Automatisierung ist entscheidend für die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien.
- Strenge Aufbewahrungsrichtlinien reduzieren das Risiko von Datenschutzverletzungen und Datenschutzverletzungen.
Was ist Datenspeicherung?
Datenaufbewahrung ist die Praxis, Daten für einen festgelegten Zeitraum auf der Grundlage rechtlicher, regulatorischer und geschäftlicher Anforderungen zu speichern und sie zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Organisationen speichern Daten für:
- Einhaltungsverpflichtungen
- Geschäftsbetrieb
- Analysen und Erkenntnisse
- rechtliche und Prüfungsanforderungen
Was ist eine Datenaufbewahrungsrichtlinie?
Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie ist ein formaler Rahmen, der Folgendes definiert:
- Welche Daten werden gespeichert?
- wie lange es aufbewahrt wird
- wo es aufbewahrt wird
- wann und wie es gelöscht wird
Datenaufbewahrung vs. Datenarchivierung vs. Datenlöschung
| Konzept | Definition | Zweck |
|---|---|---|
| Aufbewahrung von Daten | Daten für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren | Compliance und operative Abläufe |
| Datenarchivierung | Langzeitspeicherung inaktiver Daten | Kostenoptimierung |
| Löschung von Daten | Daten endgültig entfernen | Risikoreduzierung |
Warum Datenaufbewahrungsrichtlinien wichtig sind
1. Risiko durch zu hohe Kundenbindung reduzieren
Zu viele gespeicherte Daten erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen. und Verstöße gegen die Einhaltung von Vorschriften.
2. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Gesetze wie:
erfordern eine strenge Kontrolle der Aufbewahrung und Löschung.
3. Verbesserung der Sicherheitslage
Weniger Daten = kleinere Angriffsfläche.
4. Niedrigere Lagerkosten
Die Reduzierung redundanter, veralteter und trivialer (ROT) Daten senkt die Infrastrukturkosten.
Wichtigste Erkenntnis: Warum die Datenaufbewahrung ein verstecktes Risiko darstellt
Viele Organisationen speichern Daten aufgrund mangelnder Transparenz unbegrenzt. Ungenutzte Daten enthalten jedoch häufig sensible oder regulierte Informationen – und bergen somit unnötige Risiken.
Was sollte eine Datenaufbewahrungsrichtlinie beinhalten?
Eine starke Politik definiert:
- Datentypen: Finanzen, persönliche Angelegenheiten, Gesundheit, Recht
- Aufbewahrungsfristen: basierend auf Vorschriften und Geschäftsbedürfnissen
- Lagerorte: Cloud, On-Premise, Hybrid
- Zugriffskontrollen: Wer darf auf Daten zugreifen und wann?
- Löschverfahren: sichere, nachvollziehbare Vernichtung
- Audit-Tracking: Protokoll der Aufbewahrungs- und Löschvorgänge
Beispiele für die Datenaufbewahrung
- Gesundheitspflege: HIPAA schreibt vor, dass Patientenakten mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
- Finanzen: SOX schreibt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren für Finanzunterlagen vor.
- Arbeitssicherheit: Die OSHA schreibt vor, dass Expositionsdaten bis zu 30 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Wie lange sollten Daten aufbewahrt werden?
Es gibt keine allgemeingültige Aufbewahrungsfrist. Sie hängt von folgenden Faktoren ab:
- Datentyp
- regulatorische Anforderungen
- Geschäftswert
- Risikoexposition
Bewährte Vorgehensweise: Daten aufbewahren nur so lange wie nötig.
Was sind Beispiele für Datenaufbewahrungsrichtlinien?
Beispiele für Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind die Aufbewahrung von Finanzunterlagen für sieben Jahre gemäß SOX, die Aufbewahrung von Gesundheitsdaten für sechs Jahre gemäß HIPAA und die Löschung personenbezogener Daten, wenn diese nicht mehr benötigt werden, gemäß DSGVO.
Warum die Datenaufbewahrung im großen Maßstab scheitert
Mit dem Wachstum von Organisationen wird die manuelle Verwaltung der Datenaufbewahrung unmöglich. Ohne Automatisierung und Transparenz sammeln sich Daten in verschiedenen Systemen an, Richtlinien werden inkonsistent und sensible Daten bleiben ungeschützt.
Bewährte Verfahren zur Datenaufbewahrung
1. Daten entdecken und klassifizieren
Identifizieren Sie sensible, personenbezogene und regulierte Daten. systemübergreifend.
2. Definieren Sie klare Aufbewahrungsregeln.
Die Aufbewahrungsfristen müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
3. Automatisierte Richtliniendurchsetzung
Manuelle Prozesse sind nicht skalierbar.
4. Sicheres Löschen implementieren
Sicherstellen, dass es verteidigungsfähig ist, Prüfbare Datenentsorgung.
5. Richtlinien regelmäßig überprüfen
Aktualisieren Sie die Richtlinien jährlich oder bei Änderungen der Vorschriften.
6. Rechts-, IT- und Sicherheitsteams aufeinander abstimmen
Aufbewahrungsrichtlinien erfordern eine funktionsübergreifende Verantwortung.
Checkliste zur Datenaufbewahrung
- Alle Datenquellen identifizieren
- Sensible und regulierte Daten klassifizieren
- Aufbewahrungsfristen festlegen
- Implementieren Zugangskontrollen
- Automatisierte Löschprozesse
- Überwachung der Einhaltung und des Risikos
Regulatorische Anforderungen an die Datenaufbewahrung
GDPR
- Daten nur so lange aufbewahren, wie es erforderlich ist
- Sicheres Löschen erforderlich
CCPA
- Offenlegung der Aufbewahrungspraktiken
- Anfragen zur Datenlöschung unterstützen
HIPAA
- Bewahren Sie die Unterlagen mindestens 6 Jahre lang auf.
SOX
- Finanzunterlagen sind 7 Jahre lang aufzubewahren.
Wie man eine Datenaufbewahrungslösung auswählt
Suchen Sie nach Plattformen, die Folgendes bieten:
- Automatisierte Datenerkennung und -klassifizierung
- Richtlinienbasierte Aufbewahrungsregeln
- Regulierungskartierung
- Sichere Löschprozesse
- Kontinuierliche Überwachung und Prüfung
Erkunden Sie Themen zur Datenaufbewahrung
BigID für das Datenaufbewahrungsmanagement
Den meisten Organisationen fehlt der Überblick darüber, welche Daten sie speichern und wo diese gespeichert sind. BigID löst dieses Problem, indem es Organisationen Folgendes ermöglicht:
- Daten in großem Umfang entdecken und klassifizieren
- Automatisierte Datenaufbewahrung und Löschrichtlinien
- Reduzierung des Datenrisikos und der Angriffsfläche
- Sicherstellung der Einhaltung aller Vorschriften
Bereit, Datenrisiken zu reduzieren?
Moderne Strategien zur Datenaufbewahrung erfordern Transparenz, Automatisierung und Kontrolle, um Risiken effektiv zu reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen: Datenaufbewahrungsrichtlinie
Was ist eine Datenaufbewahrungsrichtlinie?
Eine Datenaufbewahrungsrichtlinie definiert, wie lange Daten gespeichert werden und wann sie gelöscht werden sollen.
Warum ist die Datenaufbewahrung wichtig?
Es gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, reduziert Risiken und verbessert die Sicherheit.
Wie lange sollten Daten aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen hängen von gesetzlichen Bestimmungen, betrieblichen Erfordernissen und der Art der Daten ab.
Was passiert, wenn Daten zu lange gespeichert werden?
Zu viele gespeicherte Daten erhöhen das Sicherheitsrisiko, die Gefahr von Compliance-Verstößen und die Speicherkosten.
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