Auch 2021 ist Datenschutz wieder ein heißes Thema in Unternehmen – abteilungsübergreifend. Denn Datenmissmanagement hat langfristige Auswirkungen: Datenschutzverletzungen schädigen weiterhin den Ruf einer Marke und beeinträchtigen das Vertrauen der Verbraucher. Die Bedeutung von Daten kann nicht unterschätzt werden, da sie heute tief in der DNA aller Unternehmen verankert sind. Und wie in der DNA können Unternehmen große Mengen an Informationen speichern.
Aber wie bei jeder DNA-Sequenz, wie entschlüsseln wir die Daten, um Karte diese Informationen einer bestimmten Person?
Für die Business-DNA müssen Organisationen einen Prozess implementieren, der ordnet Daten einer bestimmten Person zu, identifiziert Änderungen beim Dateneigentümer, dem Speicherort der Daten und dem Grund ihrer Erhebung. Außerdem muss die Analyse tief genug in die Daten eintauchen, um vermutete Geschäftsrisiken bestätigen oder ausschließen zu können.
Halten Sie ein Verzeichnis der Datenverarbeitungstätigkeiten ermöglicht es Unternehmen, die notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Verbraucher, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Wahrung eines guten Markenrufs zu ergreifen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Die DNA des Unternehmens entschlüsseln
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, auch bekannt als RoPAist eine Anforderung zur Datenaufzeichnung für Unternehmen, um alle unternehmensweit verarbeiteten Identitätsdaten genau zu erfassen. Die Aufzeichnung von Verarbeitungsaktivitäten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden:
- Manuelle Eingabe: Die Verwendung von Umfragen, Interviews und manueller Dokumentation ist unzuverlässig und schnell veraltet.
- Geschäftszusammenarbeit: Da die Daten im gesamten Unternehmen verteilt sind, kann die Identifizierung der Dateneigentümer und der Geschäftsprozesse schwierig und zeitaufwändig sein.
- Compliance-Herausforderungen: Es kann unklar sein, wie das Risiko innerhalb eines Geschäftsprozesses (Freigabe an Dritte) eingeschätzt werden kann, da es sich schneller ändern kann, als RoPA aktualisiert werden kann.
Vorschriften verändern die DNA des Geschäfts
Seit der Gründung von GDPR, Artikel 30 Verantwortlichkeit und Transparenz rückten in den Vordergrund, da die Verordnung von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern die Erstellung und Pflege eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten verlangt. Verantwortliche und Auftragsverarbeiter müssen nun umfangreiche Informationen zu den erhobenen Daten bereitstellen, darunter:
- vollständiger Name
- Kontaktinformationen
- Kategorien betroffener Personen und Empfänger
- Informationen zur Datenweitergabe an Dritte
- Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien
- Zweck der Datenverarbeitung
- Datenschutzmaßnahmen
Wenn eine Organisation die Datenverarbeitung nicht validieren kann, ist es unwahrscheinlich, dass sie die Anforderungen erfüllen kann. Organisationen müssen innerhalb des Unternehmens und der Systeme zusammenarbeiten, um eine gut dokumentierte Datenprozessinventar. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Aufzeichnung von Verarbeitungsaktivitäten ist die Identifizierung des Risikos im Zusammenhang mit Datenweitergabe an DritteEin wesentliches Element der Transparenz in DSGVO – Artikel 30 und die Kalifornisches Datenschutzgesetz (CPRA) verlangt von Unternehmen, anzugeben, mit welchen Drittparteien sie Daten geteilt haben und welche Geschäftsbeziehung mit diesen Daten verbunden ist.
Die Automatisierung der Datenverarbeitung entschlüsselt die DNA von Unternehmen (schnell!!!)
Der proaktive Ansatz beinhaltet Identifizierung personenbezogener Daten und die Überprüfung von Richtlinien, Verträgen, Vereinbarungen und Verfahren, um sie an das Gesamtgeschäft anzupassen. Ohne einen Standardprozess und einen Datenverarbeitungs-Workflow ist es unglaublich kompliziert. Es geht um Zeit und Konsistenz bei der Berichterstattung über RoPA, und ohne AutomatisierungDies kann eine gewaltige Aufgabe sein, deren korrekte Zuordnung Wochen oder sogar Monate dauern kann. Die BigID RoPA Mapping App vereinfacht den Prozess, indem sie Teams eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht, um alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu dokumentieren und das Gesamtrisiko für kontinuierliche Compliance.
Mit BigIDs RoPA Mapping Appkönnen Unternehmen:
- Zentralisierte Dashboards nutzen: Alle Geschäftsprozesse werden in einem zentralen Dashboard verwaltet, um KPIs, Statusaktualisierungen und Aktionsbenachrichtigungen zu beobachten.
- Zeit sparen: Reduzieren Sie den Zeitaufwand für manuelle, arbeitsintensive Prozesse durch automatisierte Datenflüsse.
- Sorgen Sie für kontinuierliche Compliance: Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke, wenn BigID Daten zu den einzelnen Geschäftsprozessen findet, bevor die Compliance zum Problem wird.
- Daten anreichern: Durch die Definition Ihres Prozesses für RoPA wird Ihr Datenkatalog angereichert mit Geschäftsmetadaten wie zum Beispiel Glossarbegriffe, Kategorien, Verwendungszwecke und Schlagworte
- Risiko reduzieren: Ein risikobasierter Ansatz mit Datenverwaltung Fähigkeiten schätzen und bewerten das Datenschutzrisiko von RoPA, um zu verstehen, ob PIA/DPIA für jeden Geschäftsprozess erforderlich ist.
- Bericht zu Vorschriften: Erstellen Sie einfach verständliche Regulierungsberichte für GDPR Artikel 30 und CPRA-Konformität, einschließlich Infografiken und Statistiken.
Da die Regulierungsbehörden immer strengere Anforderungen an den Compliance-Nachweis stellen, müssen Unternehmen als Datenverwalter die volle Verantwortung für ihre Kunden- und Mitarbeiterdaten übernehmen. Darüber hinaus müssen Unternehmen angesichts neuer Datenschutzbestimmungen Datenschutzprogramme entwickeln, um diese einzuhalten.
Fragen zur Automatisierung der Datenverarbeitung?
Am besten wäre es, wenn Sie zu jeder Verarbeitungsaktivität personenbezogener Daten die Antworten auf diese Fragen hätten:
- Wie verarbeiten Sie personenbezogene Daten?
- Wofür verwenden Sie personenbezogene Daten?
- Über wen verfügen Sie über Informationen?
- Welche Informationen werden über sie gespeichert?
- Mit wem werden Daten geteilt?
- Nutzen Sie externe Dienstleister?
- Wie lange speichern Sie Daten?
- Wie schützen Sie Ihre Daten?
- Welche Geschäftsprozesse finden in Ihrer Abteilung statt?
- Bilden Sie Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten manuell ab?
- Können Sie über die Weitergabe von Daten an Dritte berichten?
- Sind Sie konform mit Datenschutzbestimmungen?
Es gibt mehrere bewegliche Teile bei der Dokumentation eines RoPA – und diese können durch die Entwicklung eines Datenschutzprogramm das wird automatisieren Entdeckung, Klassifizierungund Datenzuordnung um zu bestimmen, welche Daten wie und wann verarbeitet werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie BigID Ihnen helfen kann Ihr Unternehmen automatisiert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO Artikel 30, CCPA), indem es einen genauen, effizienten ROPA erstellt.
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