ITAR Compliance: How to Comply to Avoid Fines and Common ITAR Violations
Rules and Exemptions for the International Traffic in Arms Regulations
It should come as no surprise that information about the United States defense industry is highly regulated. This sensitive data, often handled by US military or government organizations, could affect national security or foreign relations — and, as such, can carry extremely high penalties and fines if mishandled. Here’s what you need to know about ITAR and how to ensure compliance with this regulation.
Was sind die Vorschriften für den internationalen Waffenhandel?
ITAR-Konformität — or the International Traffic in Arms Regulations — are a set of rules established by the State Department’s Direktion für Verteidigungshandelskontrollen (DDTC) to control the export and import of defense-related articles and services on the Munitionsliste der Vereinigten Staaten (USML). Diese Vorschriften sind Teil von Titel 22 des Code of Federal Regulations (CFR) oder 22 CFR, der sich mit auswärtigen Beziehungen und Interaktionen befasst.
The main priority of this compliance program is to uphold US national security and foreign policy interests by making sure that sensitive defense and military technologies don’t end up in the wrong hands outside the US. It also controls the distribution of information to a foreign entity, if it relates to defense matters. As such, it provides checklists and imposes restrictions on articles and services that might be sensitive.
Dies alles steht im Einklang mit der Waffenexportkontrollgesetz (AECA) um die nationale Sicherheit der USA zu schützen, die Außenpolitik zu unterstützen und die Verteidigungstechnologien fest im Griff zu behalten, um zu verhindern, dass sie in Bereiche gelangen, in die sie nicht gelangen sollten.
ITAR-Konformitätsanforderungen
Die ITAR compliance program, enforced by the DDTC, regulates several types of defense articles, services, and technical data must be properly controlled to prevent unauthorized access. Organizations must register and comply with ITAR regulations to engage in the export or manufacturing of defense-related goods.
To legally engage in ITAR-related activities, companies must register with the DDTC, as ITAR requires all manufacturers, exporters, and brokers dealing with defense articles or technical data to be properly registered.
Items on the USML include a wide range of military technologies and components that require strict control and oversight. Here is a breakdown of what each category covers.
Verteidigungsartikel
Während viele denken, dass unter „Verteidigungsartikeln“ Gegenstände wie Panzer, Raketen, Schusswaffen und andere Waffen zu verstehen sind, ist der Anwendungsbereich viel breiter. Die vom US-Außenministerium im USML aufgelisteten Artikel umfassen die folgenden 21 Kategorien:
- Schusswaffen, Nahkampfwaffen und Kampfschrotflinten
- Waffen und Bewaffnung
- Munition/Kampfmittel
- Trägerraketen, Lenkflugkörper, ballistische Raketen, Raketen, Torpedos, Bomben und Minen fallen unter den durch ITAR geregelten Export von Verteidigungsgütern.
- Explosivstoffe und energetische Stoffe, Treibmittel, Brandstoffe und deren Bestandteile
- Überwasserkriegsschiffe und spezielle Marineausrüstung
- Bodenfahrzeuge
- Flugzeuge und verwandte Artikel
- Militärische Trainingsausrüstung und Training
- Persönliche Schutzausrüstung
- Militärelektronik
- Feuerleit-, Laser-, Bildgebungs- und Leitgeräte
- Materialien und sonstige Artikel
- Toxikologische Wirkstoffe, einschließlich chemischer und biologischer Wirkstoffe sowie zugehöriger Ausrüstung
- Raumfahrzeuge und verwandte Artikel
- Artikel zu Atomwaffen
- Geheime Artikel, technische Daten und Verteidigungsdienste, soweit nicht anderweitig aufgeführt
- Gerichtete Energiewaffen
- Gasturbinentriebwerke und zugehörige Ausrüstung
- Tauchboote und verwandte Artikel
- Articles, technical data, and defense services not otherwise enumerated in the ITAR compliance checklist
Note: This list is not exhaustive, and businesses should carefully review the full USML to determine applicability.
Verteidigungsdienste
Organizations engaged in the business of providing ITAR-regulated services must ensure compliance when furnishing defense services. The suppliers of defense services under ITAR’s purview fall into three main categories:
- Diejenigen, die ausländischen Personen bei allem im Zusammenhang mit Verteidigungsgütern Hilfe leisten, einschließlich Ausbildung, Design, Entwicklung, Herstellung, Wartung usw.
- Diejenigen, die ausländischen Personen kontrollierte technische Daten via secure channels
- Diejenigen, die ausländische Einheiten und Streitkräfte militärisch ausbilden
ITAR Technische Daten
ITAR gilt auch für drei Arten technischer Daten:
- Informationen für den Entwurf, die Entwicklung und die Herstellung militärischer Ausrüstung, einschließlich Blaupausen, Zeichnungen, Dokumentation usw.
- Vertrauliche Informationen zu den oben aufgeführten Artikeln und Dienstleistungen
- Software, die in direktem Zusammenhang mit Verteidigungsprodukten steht
ITAR-Änderung 2023
In 2023, the ITAR compliance regulations underwent some changes aimed at streamlining the process for US companies to export defense-related products or services. The changes aim to make the process more efficient and user-friendly while still ensuring the security of sensitive defense-related information.
The proposed ITAR rule adds two new entries to the definition of “activities that are not exports, reexports, retransfers, or temporary imports.” The first entry states that taking defense items outside a previously approved country by foreign government armed forces or UN personnel don’t need to be ITAR compliant. The second entry states that any foreign equipment that enters the US and is subsequently exported under a license (temporary import) or other approval is exempt from reexport and retransfer requirements, as long as it has not been modified, enhanced, or otherwise altered.
Who Needs to Be ITAR Compliant
Covered entities are not limited to organizations in the defense industry — or government or military organizations. Absolutely any company — public or private — that engages in business with the US military or deals with information related to items, services, or technical data covered on the USML must be ITAR compliant.
Covered parties include — but are not limited to — third-party contractors and companies in the supply chain, including manufacturers, exporters, and brokers of defense articles or information. They also include wholesalers, distributors, and technology companies.
ITAR Regulations for Data Security
Securing ITAR data is crucial for companies to prevent unauthorized access or disclosure of sensitive defense-related information. Here are some necessary steps to protect ITAR-controlled data:
- Zugriffskontrolle: Beschränken Sie den Datenzugriff auf autorisiertes Personal.
- Verschlüsselung: Protect data with strong end-to-end encryption.
- Ausbildung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die ITAR-Vorschriften.
- Physische und Netzwerksicherheit: Schützen Sie physische und digitale Daten.
- Datenklassifizierung: Kennzeichnen Sie vertrauliche Informationen deutlich.
- Vorfallreaktionsplan: Bereiten Sie sich auf Datenschutzverletzungen vor.
- Rechtliche und Compliance-Unterstützung: Holen Sie sich fachkundige Beratung.
- Überwachung und Auditierung: Überwachen Sie kontinuierlich den Datenzugriff.
- Sichere Kommunikation: Verwenden Sie verschlüsselte Kanäle für den Datenaustausch, um die Cybersicherheit zu gewährleisten.
- Lieferanten- und Drittanbietermanagement: Stellen Sie sicher, dass Ihre Partner die ITAR-Regeln einhalten.
- Sichere Entsorgung: Sachgemäß entsorgen nicht benötigte Daten.
Häufige ITAR-Verstöße, die Sie vermeiden sollten
Verstöße gegen die ITAR-Vorschriften (International Traffic in Arms Regulations) können schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben und sind häufig auf mangelndes Verständnis oder mangelnde Einhaltung dieser komplexen Vorschriften zurückzuführen. Zu den häufigsten ITAR-Verstößen zählen:
Nicht lizenzierter Export oder Transfer
Zu den häufigsten Verstößen gehört der Export oder die Übertragung von ITAR-kontrollierten Waren, Dienstleistungen oder Technologien an eine ausländische Person oder Einrichtung ohne die erforderliche Exportlizenz. Dieser Verstoß entsteht oft aufgrund von Unkenntnis der Vorschriften, unvollständiger Unterlagen oder der Nichtbeachtung der Tatsache, dass bestimmte Waren den ITAR-Kontrollen unterliegen.
Fehlende Erlangung einer ordnungsgemäßen Lizenz
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen die ITAR-Konformitätsanforderungen kennt oder nicht, stellt das Fehlen einer entsprechenden Export- oder Transferlizenz vor der Durchführung einer Transaktion einen häufigen Verstoß dar. Für jeden Export oder Transfer kontrollierter Güter ist in der Regel eine spezielle Lizenz erforderlich, und das Fehlen einer solchen Lizenz stellt einen schwerwiegenden Verstoß dar.
Unzureichende Dokumentation
ITAR-konforme Unternehmen müssen detaillierte Aufzeichnungen ihrer ITAR-bezogenen Aktivitäten führen, einschließlich Export-, Import- und Transfertransaktionen sowie Lizenzen und Vereinbarungen. Verstöße treten auf, wenn Unternehmen keine genauen und vollständigen Aufzeichnungen führen. Dies erschwert den Nachweis der Einhaltung im Falle einer Prüfung und kann zu Strafen für ITAR-Verstöße führen.
Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen
ITAR-regulierte Gegenstände, Informationen und Technologien müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Verstöße können auftreten, wenn Unternehmen nicht über ausreichende physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um die Offenlegung vertraulicher Informationen gegenüber Unbefugten zu verhindern.
Versäumnis, Mitarbeiter zu überprüfen
Unternehmen müssen Mitarbeiter und Personen mit Zugriff auf kontrollierte Gegenstände überprüfen, um sicherzustellen, dass sie US-Staatsbürger sind oder anderweitig zum Zugriff auf diese Materialien berechtigt sind. Verstöße liegen vor, wenn Personen ohne entsprechende Berechtigung Zugriff auf diese Materialien erhalten.
Unvollständige oder ungenaue Dokumentation
Ungenaue oder unvollständige Dokumentation der Klassifizierung von Artikeln, Dienstleistungen oder Technologien sowie deren Export- oder Transferstatus kann einen Verstoß gegen ITAR darstellen. Eine fehlerhafte Klassifizierung oder Kennzeichnung von Artikeln kann zu Verstößen führen.
Unterlassene Meldung von Verstößen
ITAR-konforme Unternehmen sind verpflichtet, tatsächliche oder vermutete Verstöße unverzüglich den zuständigen Behörden zu melden. Das absichtliche oder unabsichtliche Unterlassen der Meldung von Verstößen kann im Falle ihrer Entdeckung schwerwiegende Folgen haben.
Beteiligung ausländischer Staatsangehöriger
Die Einbindung von Ausländern in Projekte oder Transaktionen mit kontrollierten Gütern, auch indirekt, kann zu Verstößen führen. Die entsprechenden Verfahren für den Umgang mit Ausländern bei ITAR-bezogenen Aktivitäten müssen eingehalten werden.
Internationale Reisen mit ITAR-Artikeln
Internationale Reisen mit ITAR-kontrollierten Gegenständen wie Laptops oder zugehörigen technischen Daten ohne die erforderliche Genehmigung können zu Verstößen führen.
ITAR-Ausnahmen und Ausnahmen
ITAR sieht bestimmte Ausnahmen und Ausnahmen von seinen Vorschriften vor, sodass bestimmte Personen und Aktivitäten von der vollständigen Einhaltung der Vorschriften ausgenommen werden können. Einige gängige Ausnahmen und Ausnahmen sind:
- US-Regierungsbehörden: Die ITAR-Vorschriften gelten in der Regel nicht für US-Behörden, die mit verteidigungsrelevanten Gütern oder Informationen umgehen. Diese Behörden unterliegen jedoch ihren eigenen internen Kontrollen, die den bewährten ITAR-Praktiken entsprechen sollten.
- Public Domain-Informationen: Informationen, die bereits öffentlich zugänglich sind, wie veröffentlichte Bücher, Artikel und Websites, sind grundsätzlich von den ITAR-Kontrollen ausgenommen. Die Grenze zwischen öffentlich zugänglichen und kontrollierten Informationen kann jedoch komplex sein.
- Grundlagenforschung: Grundlagenforschung und angewandte Forschung an akkreditierten Hochschulen in den Vereinigten Staaten sind von den ITAR-Kontrollen ausgenommen, sofern sie zur Veröffentlichung bestimmt sind und keine spezifische verteidigungsbezogene Technologie beinhalten.
- US-Munitionsliste (USML) Kategorie XII: Abhängig von bestimmten Bedingungen können für einige spezifische Artikel der USML-Kategorie XII (Feuerleit-, Entfernungsmesser-, optische, Leit- und Kontrollausrüstung) Ausnahmen gelten.
- Vorübergehende Ausfuhren: Für die vorübergehende Ausfuhr von ITAR-kontrollierten Artikeln für Veranstaltungen wie Messen oder Ausstellungen können vorübergehende Ausfuhrlizenzen erforderlich sein.
- Wartung und Instandhaltung: Die ITAR-Vorschriften gelten möglicherweise nicht für die routinemäßige Wartung und Instandhaltung von Verteidigungsprodukten, wenn dabei weder die Übertragung technischer Daten noch wesentliche Änderungen vorgenommen werden.
- TAA (Technical Assistance Agreement) und MLA (Manufacturing License Agreement): ITAR-Vorschriften können gemäß den Bedingungen eines TAA oder MLA vorbehaltlich der Genehmigung durch das US-Außenministerium ausgenommen oder geändert werden.
- De-minimis-Regel: Wenn ein im Ausland hergestellter Artikel oder ein System nur einen kleinen Prozentsatz an ITAR-kontrollierten Komponenten aus den USA enthält (in der Regel weniger als 10% nach Wert), unterliegt es möglicherweise nicht den ITAR-Kontrollen.
Penalties for ITAR Compliance Violations
Depending on the violation and its impact, businesses and people can face civil or criminal penalties. Civil penalties can be fines of over $1 million per violation and debarment. Criminal penalties, on the other hand, come with a fine of up to $1 million, 20 years in prison, or both.
So sichern Sie ITAR-Daten mit BigID
Jede Organisation, die den ITAR-Anforderungen unterliegt, muss konkrete Schritte unternehmen, um ihre Verteidigungsdaten zu sichern und im Falle eines Verstoßes gegen die ITAR-Vorschriften einen detaillierten Notfallreaktionsplan implementieren.
BigID’s automated data intelligence platform enables the government, military, defense, and any company that handles defense equipment or services to ensure that ITAR data is identified and secured, Datenschutzverletzungen verhindern, reduce risk, and ultimately demonstrate effective ITAR compliance.
- Identifizieren, klassifizieren und kennen Sie Ihre Daten: BigID's Grundlage für die Datenermittlung dringt tief in alle strukturierten und unstrukturierten Daten ein, vor Ort oder in der Cloud, mit mehrere Konnektoren zum Auffinden sensibler DatenAuf diese Weise können Organisationen Daten inventarisieren, zuordnen, klassifizieren und mit ITAR-Anforderungen sowie anderen regulatorischen Richtlinien verknüpfen.
- Verarbeitungsaktivitäten überwachen: With BigID, visual data flow mapping shows how data is processed and shared across the enterprise and third parties.
- Reduzieren Sie das Datenzugriffsrisiko: BigID kann risikoreiche Benutzer, Gruppen und Daten unternehmensweit kennzeichnen und untersuchen. Unternehmen können Dateien mit sensiblen Daten offen verfolgen und überprüfen und Prüfberichte zu risikoreichen Zielen erstellen.
- Bewertung des Leverage-Risikos: BigID bewertet Risiken auf Grundlage einer Vielzahl von Datenparametern wie Datentyp und -standort und bietet eine risikozentrierte Datenansicht, sodass Unternehmen Risiken proaktiv reduzieren und gleichzeitig bewährte Verfahren zur Cybersicherheit einhalten können.
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