Obwohl die Rolle eines Datenverwalters in verschiedenen Unternehmen und Branchen stark variieren kann, bleiben die Kernaufgaben weitgehend gleich. Lesen Sie weiter, um Richtlinien und Best Practices zu erfahren, wie Datenverwalter ihre Rolle optimal erfüllen können.
Was ist ein Datenverwalter?
Der Begriff „Data Steward“ wird oft synonym mit Begriffen wie „Dateneigentümer“, „Information Governance Manager“ oder einfach „Informationsmanager“ verwendet. Diese Bezeichnungen variieren jedoch je nach Branche oder Organisationsstruktur. Wer diese Position innehat, trägt die Gesamtverantwortung dafür, dass alle Aspekte der Unternehmensdaten – von ihrer Genauigkeit bis zu ihrer Sicherheit – abteilungsübergreifend einheitlich verwaltet werden.
Ob sie im Marketing oder in der Buchhaltung arbeiten, spielt keine Rolle, solange sie auf gemeinsame Ziele hinarbeiten und dabei klare Richtlinien und Verfahren anwenden, die jeder verstehen und konsequent befolgen kann.
Datenverwalter stellen sicher, dass die Daten Ihres Unternehmens im Einklang mit den Geschäftszielen genutzt und verwaltet werden. Dies kann viele Formen annehmen, aber letztendlich geht es darum, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Kontrolle über seine sensible Informationen damit fundierte Entscheidungen darüber getroffen werden können, wie und von wem die Daten verwendet werden sollen.
Warum ist Datenverwaltung wichtig?
Wenn Sie sich fragen, warum Sie ein Datenverwaltungsprogramm implementieren sollten, dann ist das Versprechen eines besseren Geschäfts der richtige Grund. Die Fähigkeit, die Daten Ihres Unternehmens zu verwalten und fundierte Entscheidungen basierend auf deren Inhalt und Speicherort zu treffen, hilft Ihrem Team, seine Ziele zu erreichen.
Als Mitarbeiter oder Führungskraft, die die Leistung ihres Unternehmens verbessern möchten, wissen Sie, wie wichtig der Zugriff auf zuverlässige Daten für fundierte Entscheidungen ist. Data Governance trägt dazu bei, dass alle im Entscheidungsprozess verwendeten Informationen sicher, präzise und in Echtzeit ankommen. Das bedeutet bessere Ergebnisse für alle Beteiligten – und weniger Risiken, die durch die mangelnde Kontrolle kritischer Unternehmensressourcen wie Kundeninformationen oder Geschäftsgeheimnisse entstehen.
Verantwortlichkeiten des Datenverwalters
Ein Datenverwalter – ein Fachexperte, der für eine Gruppe von Daten oder einen Datenbereich verantwortlich ist – stellt normalerweise sicher, dass seine Organisation definiert Geschäftsbegriffe, erstellt und pflegt Datenqualitätsregeln und wendet die Datennutzung konsistent und präzise in allen Systemen, Anwendungen und Berichten an. Datenverwalter sind dafür verantwortlich, dass die Verwaltung und Governance der Daten eines Unternehmens mit seinen Geschäftsanforderungen, Zielen und Compliance-Anforderungen im Einklang steht.
In manchen Organisationen sind Datenverwalter auch verantwortlich für Zugriffsverwaltung – oder die Erteilung der Genehmigung für den Zugriff von Benutzern auf Datensätze. Sie sind häufig für Geschäftsbereiche in ihrer Organisation verantwortlich und beaufsichtigen Datenverwalter, Geschäftspartner oder Mitglieder des Betriebsteams.
Unabhängig von der Organisationshierarchie müssen alle Datenverwalter lernen, welche Prozesse sie einhalten müssen, um die Integrität der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Wenn diese Prozesse oder Verfahren noch nicht vorhanden sind, liegt es in der Verantwortung des Datenverwalters, diese zu erstellen, um die ordnungsgemäße Datenpflege sicherzustellen.
Um geeignete Prozesse zu erstellen, müssen Sie Folgendes wissen und identifizieren:
- wo die Daten der Organisation vorhanden sind und gespeichert werden
- Wer hat Zugriff auf die Daten — und der Zweck ihrer Verwendung
- welche Systeme die Daten als nachgelagerte Konsumenten nutzen
- welche Geschäfts- und Risikoprozesse durch die Daten beeinflusst werden
- die Definition und Datenqualität Standards rund um die Daten der Organisation
Bewährte Methoden zur Datenverwaltung
Datenverwalter arbeiten täglich sorgfältig daran, einen ersten Satz Definitionen für die von ihnen verwalteten Datenelemente zu erstellen, diese im gesamten Unternehmen zu standardisieren und alle Ausnahmen, für die sie möglicherweise nicht gelten, sorgfältig zu dokumentieren.
Datenzuordnung und Metadatenverwaltung
Anschließend müssen die Datenverwalter die Datenelemente klassifizieren und sie für die richtige kontextbezogene Verwendung entsprechend kennzeichnen. Nehmen wir zum Beispiel die Zuordnung der „persönlich identifizierbar“ Klassifizierung für jedes Datenelement (falls zutreffend). Handelt es sich um ein sensibles, eingeschränktes oder vertrauliches Element? Sollte dieses Element nur bei der Berechnung von Finanztransaktionen verwendet werden?
Diese Metadaten helfen dem Datenanalysten, die Anwendung der Daten in verschiedenen Geschäftsszenarien zu verstehen. Je mehr geschäftliche und operative Metadaten identifiziert und in einem zentralen Repository dokumentiert werden können, desto besser. Dieser Kontext ermöglicht es Geschäftsanwendern, die Daten zu nutzen und ihnen zu vertrauen.
Verstehen, wie Daten verwendet werden
Die Identifizierung der Datennutzung kann schwierig sein, insbesondere in großen, weitläufigen Organisationen mit komplexen Systemen und nachgelagerten Anwendungen. Beispielsweise können mehrere Kopien der Daten ohne Wissen des Datenverwalters gespeichert sein. Es ist jedoch wichtig, dass Datenverwalter die Herkunft der Daten so weit wie möglich von hinten nach vorne identifizieren und dabei Technologiepartner nutzen.
Die Kenntnis der Datenherkunft hilft dabei, die Hauptquellen der Datenqualität zu identifizieren. Das Identifizieren von Kontrollen an Datenpunkten mit schlechter Datenqualität kann das Risiko verringern.
Darüber hinaus sollte der Datenverwalter wissen, welche Geschäftsbereiche die Daten benötigen und möglicherweise mehrere kontextbezogene, spezifische Definitionen erfordern.
Beheben von Datenqualitätsproblemen
Datenverwalter überwachen Daten von der Wiege bis zur Bahre. Bereits beim Konsumieren oder Aufnehmen kennt der Datenverwalter die ursprüngliche Qualität der Daten – insbesondere, wenn sie aus einer Drittanbieter.
Datenverwalter können auch beim Erstellen von Datenqualitätsregeln des Datensatzproduzenten helfen – sofern dieser intern erstellt wird. Sie können bei der Dokumentation der für die Datennutzer notwendigen Datenqualitätsregeln helfen. Oftmals unterscheiden sich diese Regeln für den Produzenten und den Konsumenten.
Letztendlich arbeitet der Datenverwalter zwischen verschiedenen Gruppen, um Erwartungen festzulegen an Datenbereinigung – zusammen mit Technologie- und Betriebsteams.
Die Rollen von Datenverwaltern und Dateneigentümern
Ein Datenverwalter sollte niemals isoliert arbeiten. Er muss mit den Geschäftsbereichen sowie den Technologie-, Betriebs-, Risiko- und Compliance-Teams zusammenarbeiten, um die Unternehmensdaten richtig zu verstehen und zu nutzen.
Wenn der Datenverwalter in einer Abteilung arbeitet, die auch als Datenanbieter fungiert, erfordert dies eine enge Zusammenarbeit mit dem Dateneigentümer – oder dem leitenden Stakeholder, der letztendlich für die Qualität der Daten verantwortlich ist.
In Zusammenarbeit mit dem Dateneigentümer muss der Datenverwalter die korrekte Definition der Datenelemente regelmäßig und umfassend kommunizieren. Er muss möglicherweise auch alle Variationen einer Definition dokumentieren und sich um die Standardisierung einer einheitlichen Arbeitsdefinition im gesamten Unternehmen bemühen.
Unabhängig von der Aufteilung der Verantwortlichkeiten in einem bestimmten Unternehmen ist es immer von entscheidender Bedeutung, dass der Verwalter effektiv zusammenarbeitet, um die ordnungsgemäße Verwendung der Datenelemente im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
Die Rollen von Datenverwaltern und Datenanalysten
Datenverwalter sind für das Management und die Governance von Daten verantwortlich, einschließlich der Planung, Überwachung und Dokumentation geschäftsunterstützender Prozesse. Sie fungieren außerdem als Bindeglied zwischen Fachanwendern, IT und anderen Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus eines Datensatzes.
Datenanalysten analysieren Daten, um Trends und Muster zu erkennen und so effektive Entscheidungen über Geschäftsprozesse oder Betriebsabläufe zu treffen. Datenverwalter stellen sicher, dass alle von Analysten verwendeten Daten jederzeit korrekt, vertrauenswürdig und sicher sind.
Wichtige Technologien zur Datenverwaltung
Datenverwaltung liegt in der Verantwortung einer Einzelperson oder eines Teams, sicherzustellen, dass Daten effektiv verwaltet werden, einschließlich der Erfassung und Speicherung. Datenverwaltungstools dienen der Verwaltung von Informationen während des gesamten Prozesses – von der Erfassung über die Speicherung bis hin zum Abruf.
- Datenverwaltung: Dies umfasst Richtlinien und Verfahren zum Sammeln, Speichern, Verarbeiten und Vernichten von Daten.
- Datenqualitätsmanagement: Dabei geht es darum, die Richtigkeit aller bereitgestellten Informationen sicherzustellen, indem deren Vollständigkeit, Konsistenz und Gültigkeit (die drei Cs) überprüft werden.
- Stammdatenverwaltung: Dabei geht es darum, alle kundenbezogenen Informationen wie Namen, Adressen und Telefonnummern über mehrere Systeme einer Organisation hinweg zu verwalten, sodass alle Mitarbeiter, die diese Art von Informationen für ihre Arbeitsprozesse benötigen, problemlos darauf zugreifen können.
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