Wenn Ihr Unternehmen Kundendaten speichert – und seien wir ehrlich, das tut es wahrscheinlich –, sind Sie für den Schutz aller personenbezogenen Daten verantwortlich. Dies ist sowohl eine gesetzliche Anforderung als auch eine ethische Verpflichtung.
Manchmal ist es jedoch notwendig, Informationen innerhalb Ihres Unternehmens oder an Dritte weiterzugeben. Wie geben Sie Ihren Mitarbeitern effektiv die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und schützen gleichzeitig die Privatsphäre Ihrer Kunden?
Eine der wirksamsten Methoden hierfür ist die Datenredaktion.
Was ist Datenredaktion?
Bei der Datenredaktion handelt es sich um den Vorgang, Teile freigegebener Informationen zu verbergen, die möglicherweise empfindlich oder vertraulich – oft in einer Weise, die in der geteilten Version dauerhaft ist. Es geht um Verbergen dieser Details vor Personen, die sie nicht sehen müssen, während sie ihnen immer noch Zugang zu dem, was sie tun.
Wie soll das gehen?
Angenommen, Sie betreiben ein E-Commerce-Unternehmen und erfassen Kundendaten, um Bestellungen abzuwickeln. Kunden erstellen auf Ihrer Website ein Konto mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort. Beim Kauf geben sie eine Lieferadresse an. Ihre Marketingabteilung benötigt die E-Mail-Adresse, um ihnen gezielte Angebote zu senden. Ihre Privatadresse und ihr Passwort müssen jedoch nicht bekannt sein. Ihr Versandzentrum benötigt möglicherweise die Privatadresse, nicht jedoch die Zahlungsdaten, die die Buchhaltung möglicherweise benötigt.
Vor der Einführung automatisierter digitaler Produktivitäts- und Marketingtools war es nicht einfach, den Inhalt der Datenbank mit den einzelnen Abteilungen zu teilen. Man musste die Tabelle mit den Kundeninformationen ausdrucken und dann, je nach Abteilung, alle Informationen schwärzen, die für die Abteilung nicht relevant waren.
Das ist Datenredaktion in ihrer grundlegendsten Form.
Natürlich verlassen wir uns nicht mehr auf Tabellenkalkulationen und Filzstifte, um vertrauliche Inhalte zu verbergen. Automatisierte Tools, die oft intelligent genug sind, um die Datenanforderungen und Berechtigungen des Benutzers zu bewerten, können Informationen in Echtzeit schwärzen.
Datenredaktion vs. Datenmaskierung vs. Datenanonymisierung
Nachdem wir nun wissen, was Datenredaktion ist, wollen wir sehen, was sie nicht ist. Maskierung und Anonymisierung sind zwei weitere Techniken, um sensible Informationen vor unbefugten Zugriffen zu verbergen. Obwohl sie scheinbar dasselbe sind, gibt es einige entscheidende Unterschiede.
Datenredaktion
Wie wir festgestellt haben, handelt es sich dabei um eine dauerhafte Methode, bestimmte persönliche oder vertrauliche Informationen zu verbergen. „Dauerhaft“ bedeutet in diesem Fall nicht, dass das Datenelement für immer gelöscht wird. Es bedeutet lediglich, dass die relevanten Informationen im Kommunikationsmodus auf eine Weise verborgen bleiben, die nicht rückgängig gemacht werden kann.
Wenn Sie beispielsweise eine PDF-Datei mit redigierten Informationen senden, kann der Betrachter die verborgenen Informationen überhaupt nicht abrufen. Sie besitzen weiterhin die vollständige, unredigierte Kopie; die dauerhafte Schwärzung gilt nur für die von Ihnen gesendete Kopie.
Datenmaskierung
Durch die Maskierung werden zwar auch vertrauliche Informationen verborgen, allerdings werden diese durch falsche Werte ersetzt. Beispielsweise kann ein Name durch „John Doe“ oder „Jane Doe“ ersetzt werden. Diese Änderung ist nicht dauerhaft, sondern kann rückgängig gemacht werden, wenn Sie über die richtigen Anmeldeinformationen oder Tools verfügen.
Datenmaskierung wird häufig verwendet, wenn Entwickler zu Testzwecken Zugriff auf Daten benötigen. Diese Methode liefert ihnen realistisch wirkende Informationen, ohne die persönlichen Daten der Kunden preiszugeben.
Datenanonymisierung
Während durch Redaktion und Maskierung die Originaldaten in irgendeiner Form erhalten bleiben, werden durch die Anonymisierung persönliche Kennungen vollständig und unwiderruflich entfernt.
Wann ist das sinnvoll? In bestimmten Fällen, wie z. B. bei groß angelegten Analysen, Datenaustausch mit Anbietern, oder KI-Entwicklungsind Teile der Informationen wichtig. Die damit verbundenen persönlichen Daten sind es jedoch nicht.
Sie haben beispielsweise Ihre Verkaufsberichte der letzten zehn Jahre. Anhand der darin enthaltenen Produktinformationen möchten Sie Erkenntnisse über Trends gewinnen. Sie benötigen lediglich die Produkte und den Monat, in dem sie gekauft wurden. Alles andere ist überflüssig.
Die Datenbank enthält jedoch persönliche Informationen über die Kunden, einschließlich ihrer Namen, E-Mail-Adressen, Wohnadressen und Zahlungsdetails. In diesem Fall würden Sie alle persönlich identifizierbare Informationen (PII)Dadurch verfügen Sie über Verkaufs- und Produktinformationen, die Sie analysieren – oder sogar weitergeben – können, ohne sich um Datenschutzverletzungen sorgen zu müssen.
Ein weiterer Grund, warum Anonymisierung wichtig sein kann, ist die Notwendigkeit einiger Datenschutzgesetze. Sie haften, wenn Ihre Handlungen zur Offenlegung persönlicher oder vertraulicher Verbraucherdaten führen. Durch die Anonymisierung können Sie diese Daten nutzen oder weitergeben, ohne die Gefahr einer Offenlegung zu bergen und Ihre Haftung im Falle eines Verstoßes zu begrenzen.
Warum Sie Daten redigieren sollten – und wie dies Ihrem Unternehmen hilft
Compliance und Reduzierung der Auswirkungen einer Datenschutzverletzung
Einer der wichtigsten Gründe für die Schwärzung sensibler Daten ist die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Gesetze wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA)und andere machen ganz klar, dass der Schutz der Privatsphäre der Verbraucherdaten in Ihrer Verantwortung liegt.
Wenn Ihr Unternehmen von einem Datenleck betroffen ist und sich herausstellt, dass Sie keine angemessenen Maßnahmen ergriffen haben, um einen solchen Vorfall zu verhindern, können rechtliche Schritte gegen Sie eingeleitet werden und hohe Geldstrafen.
Das Schwärzen von Daten verhindert zwar keinen Datenmissbrauch, begrenzt jedoch die Offenlegung vertraulicher personenbezogener Daten, die Ihr Unternehmen erfasst hat.
Ein Verstoß ist nicht die einzige Möglichkeit, die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden unbeabsichtigt preiszugeben. Wenn Sie Geschäftsdaten an Dritte weitergeben oder verkaufen, müssen Sie darauf achten, keine vertraulichen Informationen preiszugeben. Durch Redigieren können Sie Lieferanten und Dritten die benötigten Informationen bereitstellen, ohne das Risiko einer Datenschutzverletzung einzugehen.
Datenaustausch leicht gemacht
Datenschutzgesetze sind eindeutig: Persönliche Daten einer Person sollten niemandem zugänglich sein, der sie nicht einsehen darf. Das gilt auch für Mitarbeiter innerhalb Ihrer Organisation.
Durch die Datenredaktion können Sie Ihren Mitarbeitern das geben, was sie für ihre Arbeit benötigen, ohne dass Sie Gefahr laufen, verklagt zu werden. Es unterstützt Sie bei der Umsetzung der Prinzip der geringsten Privilegien, sodass Sie eine kontextbasierte Zugriffskontrolle erzwingen können.
Reduziertes Risiko für Ihr Unternehmen
Anders als in Filmen dramatisch dargestellt, entstehen Datenlecks oder -verstöße nicht durch wildes Tippen von Hackern. Sie sind meist die Folge davon, dass ein Mitarbeiter auf eine Phishing-E-Mail reagiert oder Datensicherheitsprotokolle nicht befolgt.
Natürlich sollte jeder über bewährte Verfahren zur Cybersicherheit informiert sein. Das Schwärzen personenbezogener Daten in Dokumenten verringert jedoch Ihr Risiko. Selbst wenn ein Fehler eines Mitarbeiters zur Offenlegung von Daten führt, sind diese auf seine Zugriffsebene beschränkt.
Die Datenredaktion senkt zudem Ihr Gesamtrisiko, da Sie Ihre Geschäftsinformationen schützen können, ohne sie dauerhaft löschen zu müssen. Sie bietet den perfekten Mittelweg zwischen der Dauerhaftigkeit der Anonymisierung und den Gefahren frei verfügbarer Daten.
Verbessertes Vertrauen bei Kunden und Partnern
Die Schwärzung sensibler Daten zeigt, dass Sie den Schutz der Privatsphäre Ihrer Kunden ernst nehmen. Es signalisiert Ihren Kunden, Partnern, Prüfern und Versicherern zudem, dass Sie verantwortungsvolle Datenschutzpraktiken verfolgen. Dies stärkt das Vertrauen und stärkt Ihren Ruf. Dadurch verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen, die möglicherweise nicht so streng mit ihren Daten umgehen. Datenschutz.
Statische Datenredaktion vs. dynamische Datenredaktion
Nicht jede Schwärzung funktioniert gleich. Tatsächlich kann die Art und Weise der Schwärzung – und der Zeitpunkt – einen großen Unterschied in ihrer Effektivität und Skalierbarkeit ausmachen.
Statische Schwärzung wird nur einmal auf eine bestimmte Datei oder ein bestimmtes Dokument angewendet. Sie erfolgt oft manuell oder beim Export, beispielsweise beim Generieren einer PDF-Datei aus einer Datenbank oder beim Exportieren einer Tabelle. Die geschwärzten Daten werden in diesem Fall dauerhaft aus dieser Version des Dokuments entfernt.
Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, wenn er manuell durchgeführt wird, was in der Regel der Fall ist. Selbst wenn Sie Software verwenden, muss jemand ihr in jedem Fall die Regeln für die Schwärzung bereitstellen. Das heißt, wenn der Text nicht manuell ausgewählt und geschwärzt wird.
Die manuelle Redaktion birgt das zusätzliche Risiko einer unsachgemäß ausgeführte ArbeitBei falscher Ausführung können dennoch vertrauliche Daten offengelegt werden.
Die dynamische Schwärzung hingegen ist effizienter und skalierbarer. Sie schwärzt Daten in Echtzeit anhand von Benutzerrollen, Attributen oder Kontext. Die zugrunde liegenden Daten werden nicht geändert, sondern nur das, was der Betrachter sehen darf.
Da die Schwärzung dynamisch und abhängig vom jeweiligen Datenzugriff erfolgt, lässt sie sich problemlos system- und teamübergreifend skalieren. Es entstehen keine doppelten Dateien und es entstehen keine manuellen Arbeiten. Außerdem trägt sie dazu bei, den Zugriff mit den geringsten Berechtigungen durchzusetzen, indem sichergestellt wird, dass niemand mehr sieht als nötig, unabhängig davon, wie und wo auf die Daten zugegriffen wird.
Vorteile der Datenredaktion mit BigID
Unabhängig davon, ob Sie die Schwärzung statisch oder dynamisch durchführen, erfordert eine skalierte Schwärzung mehr als nur eine Markierung oder manuelle Überprüfung. Hier kommt BigID ins Spiel.
Die Datenintelligenz-Plattform von BigID hilft Ihnen, sensible Daten in Ihrem gesamten Ökosystem zu erkennen, zu klassifizieren und zu schwärzen – egal, ob sie in Dokumenten, Datenbanken oder Cloud-Umgebungen gespeichert sind. Es ermöglicht sowohl die statische Schwärzung (z. B. für exportierte PDFs oder rechtliche Hinweise) als auch die dynamische Schwärzung, bei der sensible Felder basierend auf Benutzerrollen und Richtlinien in Echtzeit ausgeblendet werden.
Durch die Integration der Redaktion in umfassendere Datenverwaltung und Datenschutz-Workflows unterstützt BigID Unternehmen bei Folgendem:
- Reduzieren Sie die Datenexposition und das Compliance-Risiko
- Schützen Sie personenbezogene Daten (PII), Finanzdaten, Gesundheitsaktenund interne IP
- Automatisieren Sie die Redaktion im großen Maßstab über unstrukturierte und strukturierte Daten
- Bewahren Sie die Datennutzbarkeit, ohne die Privatsphäre zu gefährden
Entdecken Sie, wie BigID Datenredaktion, Maskierung und mehr - oder Demo vereinbaren um zu sehen, wie es zu Ihrer Datenschutzstrategie passt.
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