Chaque jour, environ 2,5 quintillions d'octets de données sont créés. Sans surprise, la collecte et le stockage de ces informations peuvent représenter un véritable défi pour les organisations, qui doivent recourir à un processus appelé gestion des archives.
La gestion des documents est le processus de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur élimination.
Quel est le but de la gestion des documents ?
La gestion des documents d'archives vise à assurer un stockage sécurisé, une utilisation accessible et la conformité de toutes les informations précieuses collectées par une entreprise. Cette méthode est généralement plus efficace que d'autres pour conserver et organiser les documents.
De plus, la gestion des archives garantit que seules les informations pertinentes et nécessaires sont conservées, puis détruites en toute sécurité. Cela contribue à la conformité aux normes. réglementation sur la gestion des documents et les lois sur la confidentialité CPRA.
Le cycle de vie de la gestion des documents expliqué
Selon le Administration nationale des archives et des documents (NARA), le cycle de vie des documents électroniques comprend cinq étapes :
- Créer ou recevoir : La première étape peut consister à saisir un document, à le rédiger à la main, à enregistrer un fichier audio ou à créer un clip vidéo. Cette étape comprend également la création de versions électroniques des documents papier afin de les rendre plus accessibles et plus faciles d'accès pour les employés à tout moment.
- Modifier ou utiliser : Lorsqu'un document est récupéré du stockage et utilisé aux fins prévues ou modifié de quelque manière que ce soit pour répondre à un nouveau besoin.
- Entretenir et protéger : La protection et la maintenance des documents électroniques sont essentielles à leur cycle de vie. Cela implique de garantir qu'aucune modification non autorisée n'est apportée aux documents après leur création ou leur réception.
- Éliminer et détruire : Tous les documents qui ne sont plus nécessaires ou qui n’ont plus de valeur doivent être éliminés.
- Archiver ou conserver : Après avoir éliminé les documents non essentiels, identifiez les documents restants qui doivent être conservés de manière permanente et placez-les dans une archive sécurisée.
Systèmes ERM
La gestion des documents électroniques (GRE) désigne la gestion des fichiers et des documents stockés électroniquement. Elle garantit à une organisation l'accès aux documents pertinents au moment opportun. Le stockage électronique des documents améliore l'efficacité grâce à l'automatisation. Un logiciel GRE peut vous aider à automatiser le processus, à éliminer les doublons et à faciliter la maintenance.
De plus, les systèmes ERM permettent aux organisations de stocker des données dans le cloud sans faire de compromis sur sécurité ou vie privée préoccupations tout en gardant le contrôle sur sa propre infrastructure de stockage de données.
Importance de la gestion des documents
Quelle que soit la taille de l'organisation, les documents stockés peuvent rapidement devenir ingérables. Sans une organisation et des systèmes appropriés, il peut être difficile d'extraire des informations précieuses de tous vos documents électroniques.
La gestion des documents est essentielle pour aider les organisations se conformer à la réglementation, gèrent leurs coûts et gagnent du temps en trouvant les documents importants quand ils en ont besoin. Une mauvaise gestion des documents peut entraîner de nombreux problèmes, notamment des pénalités de conformité coûteuses, des audits inutiles et une baisse d'efficacité au sein de l'organisation.
Avantages de la gestion des documents
Voici plusieurs façons dont la gestion des documents peut apporter de la valeur à votre organisation :
- Maintenir la conformité : Toutes les organisations sont soumises à des lois sur la confidentialité et la gouvernance des données qui précisent la manière dont leurs archives doivent être conservées. Une gestion adéquate des archives est essentielle pour éviter de lourdes amendes ou des poursuites judiciaires.
- Sécurisez vos données : Organiser vos données et préserver leur intégrité et leur confidentialité sont essentiels à la protection de l'organisation. La gestion des archives peut vous aider à organiser vos données afin de les protéger d'une éventuelle faille de sécurité.
- Récupération efficace des enregistrements : L'utilité de vos documents dépend de leur facilité de récupération. Grâce à un système de gestion des documents performant, vous pouvez facilement stocker et récupérer les informations importantes nécessaires à la prise de décisions commerciales, et optimiser l'utilisation des données dont vous disposez déjà.
- Réduire les coûts de stockage : La plupart des organisations stockent plus de données que nécessaire. Supprimer les enregistrements devenus inutiles permettra non seulement de réduire les coûts de stockage, mais aussi d'améliorer votre performance. posture de risque en même temps.
Exemple récent d'amendes pour tenue de dossiers
Une mauvaise gestion des documents a des conséquences, parfois coûteuses. L'exemple le plus récent est celui de la Securities and Exchange Commission (SEC) qui a annoncé des poursuites contre 15 courtiers négociants pour manquement à leur obligation de conserver et de préserver leurs communications électroniques.
Cette erreur de tenue de registres a entraîné des pénalités combinées de plus de 14,4 milliards de livres sterling (TP4T1,1 milliard) pour plusieurs institutions financières comme Barclays Capital et Citigroup Global Market.
Capacités de gestion des enregistrements BigID
Les incidents de tenue de dossiers, comme la récente répression de la SEC, nous rappellent avec force pourquoi il est important de disposer d'une solution de gestion des dossiers à laquelle vous pouvez faire confiance. La plateforme d'intelligence des données de BigID fournit une solution pour chaque étape du cycle de vie de la gestion des enregistrements, de la gestion données sur site ou dans le cloud, à l'archivage et à l'élimination des dossiers lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
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