Une communication efficace nécessite l'utilisation d'un langage commun, c'est-à-dire une compréhension commune de la signification exacte d'un terme, d'un concept ou d'une définition, dans toutes ses utilisations et applications. Cependant, trop souvent, en raison de contextes ou de présupposés différents, les personnes ne partagent pas exactement la même compréhension, ce qui entraîne des problèmes de communication.
En fin de compte, ces malentendus peuvent avoir un impact négatif sur l’ensemble d’une organisation — et si tout le monde pense être parfaitement compris, la cause pourrait ne jamais être connue, suivie, traitée ou résolue.
Qu'est-ce qu'un glossaire d'entreprise ?
À la rescousse : un glossaire d’affaires — l’une des nombreuses ressources clés qui gouvernance des données des programmes visant à promouvoir la compréhension et l’utilisation partagée de la langue au sein d’une entreprise.
Un glossaire commercial robuste définit les éléments clés termes commerciaux et des concepts basés sur un consensus à l'échelle de l'entreprise — et établit des relations entre ces termes et définitions que l'ensemble de l'organisation peut comprendre, utiliser dans les opérations quotidiennes et rendre compte de la conformité réglementaire.
Au-delà des exigences d'audit, le glossaire d'entreprise est destiné à servir d'ensemble de connaissances centralisé qui documente :
- la définition et l'utilisation du terme commercial parmi les différents secteurs d'activité,
- l'instanciation physique des données, y compris la source faisant autorité,
- règles de qualité des données acceptables pour mesurer les conditions commerciales,
- et les propriétaires et partenaires responsables de la création et de la définition de l’utilisation du terme.
Malheureusement, la création d'un glossaire métier, qui constitue souvent le point de départ de tout programme efficace de gouvernance des données formalisé, est encore souvent perçue comme une tâche manuelle et laborieuse. Ce n'est pas une fatalité.
Défis du glossaire des affaires
Pourquoi est-il si difficile de créer et de tenir à jour un glossaire d'entreprise ? Si vous posez la question à n'importe quelle entreprise du S&P 500, vous entendrez quelques raisons courantes :
- Les connaissances nécessaires à la création d’un glossaire d’entreprise résident dans l’esprit de nombreuses personnes au sein de l’entreprise et parmi les professionnels de l’informatique.
- Même après avoir créé une liste impressionnante de 500 éléments de données avec des définitions complètes, des sources faisant autorité, des règles de qualité des données et des exemples de données, le métadonnées est déjà périmé.
- Le glossaire d'entreprise est devenu obsolète une fois terminé, car personne dans l'entreprise n'utilisera réellement ces informations pour conformité avec toute nouvelle réglementation.
Toutes ces difficultés se résument à un défi central : collecter, organiser et maintenir les informations dans un glossaire d’entreprise représente un effort manuel, chronophage et exigeant en main-d’œuvre.
Qui gère un glossaire d’entreprise ?
Bien que la création et la maintenance d’un glossaire d’entreprise soient du domaine de intendant des données, Chief Data Officer et le bureau de gouvernance des données en général, de nombreuses autres parties sont impliquées.
Le programme de gouvernance doit mobiliser ces partis pour qu'ils s'engagent dans de multiples efforts. Examinons en quoi consistent (traditionnellement, du moins) ces efforts.
- demander aux experts en la matière de documenter et de saisir leurs définitions dans une feuille de calcul centralisée
- exigeant que les propriétaires de technologie et les équipes d'exploitation contribuent leur compréhension du terme commercial au glossaire commercial
- répéter l'effort jusqu'à ce que toutes les parties prenantes puissent peser et s'entendre sur la définition et l'utilisation finales
- négocier et communiquer un processus pour convenir des informations finales à documenter dans le glossaire
- négocier et communiquer un processus de changements et de mises à jour en cours
Et ça ne s’arrête pas là.
Même après les différents métadonnées Pour que la description des termes soit documentée, plusieurs niveaux d'approbateurs doivent apporter leur contribution et examiner le glossaire afin de garantir que tous les points de vue sur chaque terme métier soient pris en compte. Il est courant que les termes métier subissent plusieurs itérations et modifications, et que le processus implique des comités de pilotage pour examiner et valider la définition.
Compte tenu du grand nombre d’éléments de données qui doivent être inclus dans un glossaire d’entreprise complet, ainsi que du temps et de l’adhésion nécessaires pour parvenir à un consensus au niveau de l’entreprise, les approches manuelles sont extrêmement inefficaces.
De plus, la création d'un glossaire métier, avec un travail manuel long et intensif, peut rapidement le rendre obsolète et saturé d'informations. À mesure que des copies de données supplémentaires sont créées, les instanciations physiques des termes métier ne sont pas toutes capturées dans un glossaire métier organisé manuellement, ni toutes les informations métier pertinentes. la qualité des données règles.
Glossaire des affaires vs dictionnaire de données
Les glossaires métier sont conçus pour être largement accessibles au sein d'une organisation. Ils s'adressent aux utilisateurs métier, et non aux techniciens, et contiennent des concepts logiques que chacun peut facilement comprendre et appliquer au sein de l'organisation. Ils incluent des informations telles que les définitions, les descriptions d'utilisation, les propriétaires des données, etc.
L'objectif d'un glossaire d'entreprise diffère donc de celui d'un dictionnaire de données, qui est conçu pour les utilisateurs techniques d'une organisation, et comprend noms au niveau des colonnes et les définitions correspondantes, et relève généralement de la compétence du propriétaire du système de la source de la base de données.
Les dictionnaires de données se présentent sous forme de feuilles de calcul, de schémas, de tableaux et de colonnes, tandis que les glossaires métier fournissent un contexte sous forme textuelle facilement accessible, permettant de donner rapidement du sens au dictionnaire de données. Cependant, dans la plupart des cas, ces deux ressources fonctionnent ensemble et devraient correspondre.
Le rôle d'un glossaire d'entreprise pour la conformité
Outre l'harmonisation de la compréhension de l'entreprise, les organisations utilisent des glossaires métier pour relier leurs efforts de gouvernance et de conformité. Ce glossaire peut servir à démontrer le respect des politiques et réglementations en matière de données à des fins de reporting.
Les organismes de réglementation exigeant l'utilisation de glossaires métier pour prouver la conformité aux programmes de gouvernance des données, le besoin d'un glossaire métier pour les organisations ne disparaîtra jamais. Grâce à des outils nouveaux et mis à jour, confidentialité des données et protection règlements Les glossaires d’entreprise à jour, qui apparaissent en permanence, ainsi que les programmes complets de gouvernance des données qui les produisent et les maintiennent, sont plus essentiels que jamais.
Glossaire des affaires et découverte de données
Les organisations doivent s'appuyer sur une approche basée sur l'IA et le Machine Learning, capable de couvrir et de localiser toutes leurs données, partout, puis de les classer et de les étiqueter en fonction des besoins de l'entreprise. découverte automatisée, collecte et analyse des métadonnéeset classification de l'apprentissage automatique peut:
- classer les données et les métadonnées
- minimiser les étapes manuelles
- faciliter une collaboration transparente entre les acteurs commerciaux et techniques
- aligner les termes commerciaux avec les métadonnées
Cette intégration peut aider les organisations non seulement à relier les perspectives commerciales et techniques, mais également à tirer parti métadonnées actives pour une gamme d’activités de gouvernance des données.
Obtenir une démo pour voir comment BigID fondation de découverte en profondeur et classification de nouvelle génération Les techniques peuvent aider n'importe quelle organisation, quel que soit son secteur d'activité, à remplir un glossaire d'entreprise, à minimiser les étapes manuelles (et les erreurs manuelles potentielles), à centraliser les efforts de glossaire d'entreprise auprès des professionnels des données et à contribuer à la création d'un meilleur programme de gouvernance des données.
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