En 2021, la confidentialité des données est redevenue un sujet de conversation brûlant au sein de l'organisation, et ce dans plusieurs services. En effet, une mauvaise gestion des données a des conséquences durables : les violations de données continuent de ternir la réputation de la marque et d'entamer la confiance des consommateurs. L'importance des données est cruciale, car elles sont ancrées dans l'ADN de toutes les entreprises. Et comme elles, les entreprises peuvent stocker de grandes quantités d'informations.
Mais comme pour toute séquence d'ADN, comment pouvons-nous déverrouiller les données pour carte cette information à une personne spécifique ?
Pour l’ADN de l’entreprise, les organisations doivent mettre en œuvre un processus qui associe les données à une personne spécifique, identifie les changements de propriétaire des données, leur lieu de stockage et la raison de leur collecte initiale. L'analyse des données doit également être suffisamment approfondie pour que l'évaluation puisse confirmer ou infirmer tout risque commercial suspecté.
Garder un registre des activités de traitement des données permet aux organisations de prendre les mesures nécessaires pour protéger les consommateurs, gérer la conformité et maintenir une bonne réputation de marque.
Registre des activités de traitement : déverrouiller l'ADN des entreprises
Registres des activités de traitement, également connus sous le nom de RoPA, est une exigence de tenue de registres de données pour les organisations afin de comptabiliser avec précision toutes les données d'identité traitées dans l'ensemble de l'entreprise. Cependant, la tenue de registres des activités de traitement pour se conformer à la réglementation présente plusieurs défis :
- Saisie manuelle : l’utilisation d’enquêtes, d’entretiens et de documentation manuelle n’est pas fiable et devient rapidement obsolète.
- Collaboration commerciale : à mesure que les données se propagent dans toute l'organisation, l'identification des propriétaires des données et des processus commerciaux peut s'avérer difficile et prendre du temps.
- Défis de conformité : il peut être difficile d'estimer le risque au sein d'un processus métier (partage avec des tiers), car il peut évoluer plus rapidement que la RoPA ne peut être mise à jour.
Les réglementations remodèlent l'ADN de l'entreprise
Depuis la création de GDPR, Article 30 La responsabilité et la transparence ont été mises au premier plan, la réglementation exigeant des responsables du traitement et des sous-traitants la création et la tenue d'un registre des activités de traitement. Désormais, les responsables du traitement et les sous-traitants doivent fournir une quantité importante d'informations sur les données collectées, notamment :
- nom et prénom
- coordonnées
- catégories de personnes concernées et de destinataires des données
- informations sur le partage de données avec des tiers
- politiques de conservation et de suppression
- finalité des activités de traitement des données
- actions de protection des données
Si une organisation ne peut pas valider le traitement des données, il est peu probable qu'elle puisse répondre aux exigences. Les organisations doivent collaborer au sein de l'entreprise et des systèmes pour établir un système bien documenté. inventaire des processus de données. En outre, un autre élément essentiel de la tenue d’un registre des activités de traitement consiste à identifier le risque associé à partage de données avec des tiers. Un élément essentiel de la transparence du RGPD – l’article 30 et le Loi californienne sur les droits à la vie privée (CPRA) exige que les entreprises signalent avec quels tiers elles ont partagé des données et la relation commerciale associée à ces données.
L'automatisation du traitement des données libère l'ADN de l'entreprise (rapidement !!!)
L’approche proactive implique identifier les données personnelles et réviser les politiques, contrats, accords et procédures pour les aligner sur l'ensemble de l'entreprise. Sans processus standard et flux de traitement des données, c'est extrêmement complexe. Il est essentiel de respecter les délais et de garantir la cohérence des rapports sur les performances des processus d'entreprise, sans quoi automation, cela peut être une tâche ardue, qui peut prendre des semaines, voire des mois, pour cartographier les données correctes. L'application BigID RoPA Mapping simplifie le processus en permettant aux équipes de collaborer de manière transparente pour documenter toutes les activités de traitement des données et réduire le risque global pour conformité continue.
Avec l'aide de BigID Application de cartographie RoPA, les entreprises peuvent :
- Tirez parti des tableaux de bord centralisés : tous les processus métier sont gérés dans un tableau de bord central pour observer les KPI, les mises à jour de statut et les notifications d'action.
- Gagnez du temps : réduisez le temps consacré au processus manuel et laborieux grâce aux flux de données automatisés.
- Maintenir une conformité continue : recevez des informations en temps réel lorsque BigID trouve des données liées à chaque processus métier avant que la conformité ne devienne un problème.
- Enrichir les données : définir votre processus pour RoPA enrichit votre catalogue de données avec Métadonnées commerciales tel que termes du glossaire, catégories, finalités d'utilisation et balises
- Réduire les risques : une approche basée sur les risques avec gouvernance des données Les capacités estiment et évaluent le risque de confidentialité du RoPA pour comprendre si PIA/DPIA est nécessaire pour chaque processus métier.
- Rapport sur la réglementation : créez facilement des rapports réglementaires digestes pour GDPR Article 30 et Conformité à la CPRA, y compris des infographies et des statistiques.
Alors que les régulateurs sont de plus en plus exigeants en matière de preuve de conformité, les organisations doivent se comporter comme des gardiens de données pleinement responsables des données de leurs clients et employés. De plus, face à l'émergence de nouvelles réglementations en matière de confidentialité, les organisations doivent mettre en place des programmes de confidentialité pour se conformer à ces nouvelles lois.
Des questions sur l’automatisation du traitement des données ?
Il serait préférable que vous ayez les réponses à ces questions sur chaque activité de traitement de données personnelles :
- Comment traitez-vous les données personnelles ?
- Pourquoi utilisez-vous des données personnelles ?
- Sur qui détenez-vous des informations ?
- Quelles informations sont détenues à leur sujet ?
- Avec qui les données sont-elles partagées ?
- Faites-vous appel à des prestataires externes ?
- Combien de temps stockez-vous les données ?
- Comment protégez-vous vos données ?
- Quels processus d’affaires ont lieu au sein de votre département ?
- Cartographiez-vous manuellement vos activités de traitement de données ?
- Pouvez-vous signaler le partage de données par des tiers ?
- Êtes-vous conforme aux réglementation sur la confidentialité des données?
La documentation d’une RoPA comporte plusieurs éléments mobiles, qui peuvent être traités en élaborant un programme de confidentialité qui automatisera découverte, classificationet cartographie des données pour déterminer quoi, comment et quand les données sont traitées. En savoir plus sur la façon dont BigID peut vous aider votre entreprise automatise la conformité réglementaire (article 30 du RGPD, CCPA) en créant un ROPA précis et efficace.
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