Mit jeder neuen Technologie, die die Welt einsetzt, entstehen mehr Daten als je zuvor – doch manchmal ist weniger mehr. Persönliche Informationen sind für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen von unschätzbarem Wert, aber der Schutz Persönlich identifizierbare Informationen (PII) sollte immer oberste Priorität haben. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was PII-Konformität ist, warum es wichtig ist, wer die Vorschriften einhalten muss, welche Spezifikationen die Vorschriften erfüllen und wie Unternehmen einen konformen Plan umsetzen können.
PII-Compliance verstehen
Was ist PII-Compliance?
Zu verstehen, was PII ausmacht, ist der erste Schritt zu effektiver Compliance. Persönlich identifizierbare Informationen (PII) sind alle Daten, die zur Identifizierung einer bestimmten Person verwendet werden können. Die Definition von PII kann je nach Rechtsraum und den jeweiligen Gesetzen oder Vorschriften leicht variieren. Das Grundprinzip bleibt jedoch dasselbe: PII sind Informationen, die zur Identifizierung oder Rückverfolgung einer Person verwendet werden können.
Dies umfasst unter anderem:
- Name
- Sozialversicherungsnummer
- Geburtsdatum und -ort
- Mädchenname der Mutter
- Biometrische Daten
- Heimatadresse
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Führerscheinnummer
- Reisepassnummer
- Finanzielle Informationen (z. B. Bankkontonummern, Kreditkartennummern)
Warum ist die Einhaltung personenbezogener Daten wichtig?
Die Einhaltung der PII-Vorschriften ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Datenschutzrechte von Einzelpersonen zu wahren, das Vertrauen der Kunden zu wahren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die Nichteinhaltung der PII-Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen, Reputationsschäden und einem Verlust des Kundenvertrauens führen.

Wichtige Datenschutzgesetze und -vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten
Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR)
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das 2018 von der Europäischen Union (EU) erlassen wurde. Es gilt für Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unabhängig vom Standort der Organisation. GDPR Die DSGVO legt strenge Richtlinien für die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und den Schutz personenbezogener Daten fest und soll Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten geben. Zu den wichtigsten Bestimmungen der DSGVO gehören:
- Zustimmung: Organisationen müssen ausdrückliche Zustimmung von Einzelpersonen, bevor ihre personenbezogenen Daten erhoben oder verarbeitet werden.
- Datenminimierung: Die Datenerhebung muss auf das für den beabsichtigten Zweck erforderliche Maß beschränkt sein und die Daten müssen korrekt und aktuell gehalten werden.
- Recht auf Zugriff und Datenübertragbarkeit: Einzelpersonen haben die Recht auf Auskunft ihre bei Organisationen gespeicherten personenbezogenen Daten und können deren Übertragung an einen anderen Dienstanbieter verlangen.
- Datensicherheit und Benachrichtigung bei Verstößen: Organisationen sind verpflichtet, geeignete Sicherheitsmaßnahmen um personenbezogene Daten zu schützen und im Falle einer Datenschutzverletzung Behörden und betroffene Personen zu benachrichtigen.
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu empfindlichen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 41TP3B des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)
HIPAA ist ein US-Bundesgesetz aus dem Jahr 1996 zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit von geschützte Gesundheitsinformationen (PHI)HIPAA gilt für Gesundheitsdienstleister, Krankenversicherungen und Clearingstellen im Gesundheitswesen sowie deren Geschäftspartner, die mit geschützten Gesundheitsdaten (PHI) arbeiten. Zu den wichtigsten Bestimmungen des HIPAA gehören:
- Datenschutzbestimmungen: Die HIPAA-Datenschutzbestimmungen legt nationale Standards für den Schutz von PHI fest, einschließlich Regeln für deren Verwendung und Offenlegung.
- Sicherheitsregel: Die HIPAA-Sicherheitsregel legt Standards für den Schutz elektronischer PHI (ePHI) fest und verlangt von den betroffenen Unternehmen die Implementierung administrativer, physischer und technischer Schutzmaßnahmen.
- Regel zur Benachrichtigung bei Verstößen: Die betroffenen Unternehmen müssen die betroffenen Personen, das Gesundheitsministerium (HHS) und in einigen Fällen auch die Medien benachrichtigen, falls Verletzung von ungesicherten PHI.
Verstöße gegen den HIPAA können zivil- und strafrechtliche Folgen haben. Die Geldbußen betragen je nach Grad der Fahrlässigkeit zwischen $100 und $50.000 pro Verstoß.
Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA)
Die Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA) ist ein Datenschutzgesetz auf Bundesstaatsebene, das am 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Der CCPA gewährt Einwohnern Kaliforniens bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten und legt Unternehmen, die solche Daten erheben oder verarbeiten, Pflichten auf. Zu den wichtigsten Bestimmungen des CCPA gehören:
- Recht auf Wissen: Einzelpersonen haben die Recht auf Information welche personenbezogenen Daten über sie erhoben werden, wie diese verwendet werden und ob sie verkauft oder an Dritte weitergegeben werden.
- Recht auf Opt-Out: Einzelpersonen haben das Recht, dem Verkauf ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu widersprechen.
- Recht auf Löschung: Einzelpersonen können die Löschung beantragen ihrer persönlichen Daten, die von Unternehmen gespeichert werden.
- Nichtdiskriminierung: Unternehmen ist es untersagt, Personen zu diskriminieren, die ihre CCPA-Rechte ausüben.
Verstöße gegen den CCPA können zu Geldstrafen von bis zu $7.500 pro vorsätzlichem Verstoß und $2.500 pro unbeabsichtigtem Verstoß führen.
Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente (PIPEDA)
PIPEDA PIPEDA ist Kanadas Bundesdatenschutzgesetz, das die Erhebung, Nutzung und Offenlegung personenbezogener Daten durch private Organisationen regelt. PIPEDA gilt für kommerzielle Aktivitäten in Provinzen, die keine vergleichbare Datenschutzgesetzgebung haben, sowie für grenzüberschreitende Datenübertragungen. Zu den wichtigsten Bestimmungen von PIPEDA gehören:
- Zustimmung: Organisationen müssen von Einzelpersonen eine aussagekräftige Einwilligung zur Erfassung, Verwendung und Offenlegung ihrer personenbezogenen Daten einholen.
- Rechenschaftspflicht: Organisationen sind für den Schutz personenbezogener Daten in ihrem Besitz verantwortlich und müssen eine Person benennen, die für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist.
- Zugriff und Korrektur: Einzelpersonen haben das Recht, auf ihre von Organisationen gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen und eine Korrektur zu verlangen, wenn diese ungenau oder unvollständig sind.
- Sicherheitsvorkehrungen: Organisationen müssen geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Diebstahl und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Verstöße gegen PIPEDA können zu Geldstrafen von bis zu 14 Billionen 100.000 US-Dollar für Einzelpersonen und 14 Billionen 500.000 US-Dollar für Organisationen führen. Darüber hinaus können Unternehmen bei Nichteinhaltung Reputationsschäden und Vertrauensverlust ihrer Kunden erleiden.
Das Verständnis und die Einhaltung dieser wichtigen Datenschutzgesetze und -vorschriften sind für Unternehmen unerlässlich, um die Einhaltung der PII-Vorschriften sicherzustellen und die Datenschutzrechte von Einzelpersonen zu schützen. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann zu hohen Geldstrafen, rechtlichen Haftungen und Reputationsschäden führen. Durch die Implementierung robuster Datenschutzpraktiken und die ständige Information über sich entwickelnde regulatorische Anforderungen können Unternehmen die komplexe Landschaft des Datenschutzes souverän meistern.
Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten (PII)
Der Schutz personenbezogener Daten (PII) erfordert mehrere wichtige Regeln, um die privaten Daten der Menschen zu schützen. Hier eine vereinfachte Erklärung:
- Limit-Sammlung: Erfassen Sie nur die für Ihre Tätigkeit unbedingt erforderlichen personenbezogenen Daten. Erfassen Sie nicht mehr als nötig.
- Sichere Speicherung: Bewahren Sie PII an sicheren Orten auf, beispielsweise in verschlüsselten Datenbanken oder verschlossenen Aktenschränken, damit Unbefugte nicht darauf zugreifen können.
- Zugriff einschränken: Erlauben Sie nur Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die diese wirklich benötigen. So verhindern Sie Missbrauch.
- Sachgemäße Entsorgung: Wenn Sie personenbezogene Daten nicht mehr benötigen, entsorgen Sie sie ordnungsgemäß. Schreddern Sie Papier oder löschen Sie digitale Dateien sicher, sodass sie nicht wiederhergestellt werden können.
- Informieren Sie Einzelpersonen: Informieren Sie die Nutzer darüber, wie Sie ihre personenbezogenen Daten verwenden und mit wem Sie diese teilen. Seien Sie transparent in Bezug auf Ihre Vorgehensweisen.
- Zustimmung: Holen Sie die Erlaubnis der betroffenen Person ein, bevor Sie ihre personenbezogenen Daten erfassen oder weitergeben. Respektieren Sie ihre Entscheidungen.
- Mitarbeiter schulen: Stellen Sie sicher, dass jeder, der mit PII arbeitet, die Regeln versteht und weiß, wie diese geschützt werden.
Häufige Herausforderungen bei der Sicherung personenbezogener Daten
Herausforderungen beim Schutz personenbezogener Daten ergeben sich aus verschiedenen Faktoren:
- Technologie: Mit der zunehmenden Nutzung digitaler Systeme und Datenspeicher steigt das Risiko von Datenlecks und Hackerangriffen.
- Datenvolumen: Unternehmen und Organisationen kümmern sich oft große Mengen an PII, was es schwierig macht, alles effektiv zu verwalten und zu sichern.
- Dienste von Drittanbietern: Viele Unternehmen verlassen sich bei verschiedenen Vorgängen auf Dienste von Drittanbietern, was das Risiko einer Datenfreigabe erhöhen kann, wenn diese Dienste mit PII nicht ordnungsgemäß umgehen.
- Menschliches Versagen: Fehler passieren und manchmal gehen Menschen versehentlich falsch mit personenbezogenen Daten um, indem sie beispielsweise vertrauliche Informationen an die falsche Person senden oder sie ungeschützt lassen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Mit den sich ständig ändernden Datenschutzgesetzen und -vorschriften Schritt zu halten, kann eine Herausforderung sein, insbesondere für Organisationen, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind.
- Soziales Engineering: Cyberkriminelle nutzen häufig Taktiken wie Phishing, um Menschen dazu zu verleiten, ihre personenbezogenen Daten preiszugeben und dabei technische Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen.
Checkliste zur Einhaltung personenbezogener Daten
Um die PII-Vorschriften einzuhalten, müssen verschiedene Maßnahmen zum Schutz dieser sensiblen Daten ergriffen werden. So wird sichergestellt, dass sie gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften erhoben, verarbeitet, gespeichert und übermittelt werden. Unternehmen können folgende Maßnahmen ergreifen, um die Compliance nahtlos zu gewährleisten:
- Verstehen Sie die geltenden Gesetze und Vorschriften: Organisationen müssen sich mit den relevanten Datenschutzgesetzen und -vorschriften vertraut machen, beispielsweise mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union, dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den USA oder dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) in Kanada. Das Verständnis der Anforderungen und Richtlinien dieser Gesetze ist für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung.
- Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen: Organisationen sollten strenge Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um PII vor unbefugter Zugriff, Offenlegung, Änderung und Vernichtung. Dies kann Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Firewalls, Angriffserkennungssysteme und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen umfassen.
- Übernahme der Privacy-by-Design-Prinzipien: Datenschutz durch Technikgestaltung ist ein Ansatz, der die Berücksichtigung von Datenschutzaspekten von Anfang an in die Konzeption und Entwicklung von Systemen, Prozessen und Produkten integriert. Durch die Berücksichtigung von Datenschutzgrundsätzen in ihren Betriebsabläufen können Unternehmen das Risiko von Verstößen und Datenschutzverletzungen minimieren.
- Erstellen Sie Data-Governance-Frameworks: Umsetzung effektiver Daten-Governance-Frameworks unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung personenbezogener Daten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erfassung bis zur Entsorgung. Dazu gehören die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Festlegung von Richtlinien zur Datenaufbewahrung, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Sicherstellung der Compliance-Verantwortlichkeit.
- Sorgen Sie für Schulungen und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter: Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle beim Schutz personenbezogener Daten. Daher sollten Unternehmen umfassende Schulungen zu Best Practices, Datenschutzrichtlinien und -verfahren im Datenschutz anbieten. Ein stärkeres Bewusstsein der Mitarbeiter für die Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten kann dazu beitragen, menschliche Fehler und Sicherheitsverletzungen zu vermeiden.
- Überwachung und Prüfung der Compliance: Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen, sind regelmäßige Überwachungen und Prüfungen der Datenverarbeitung unerlässlich. Dazu gehören interne Bewertungen, Prüfungen und Überprüfungen, um potenzielle Risiken, Lücken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Transparente Datenschutzpraktiken einhalten: Unternehmen sollten transparente Datenschutzpraktiken pflegen, indem sie Einzelpersonen klare und leicht zugängliche Datenschutzhinweise zur Erfassung, Verwendung und Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten bereitstellen. Transparenz schafft Vertrauen und hilft Unternehmen, Verantwortung für ihre Datenverarbeitungsaktivitäten zu übernehmen.
Implementierung einer PII-Richtlinie
Eine PII-Richtlinie, auch bekannt als Compliance-Richtlinie für personenbezogene Daten (PII), sollte verschiedene Aspekte im Zusammenhang mit dem Umgang, dem Schutz und der Verwaltung personenbezogener Daten umfassen. Eine umfassende PII-Richtlinie sollte Folgendes beinhalten:
- Zweck und Umfang: Definieren Sie den Zweck der Richtlinie klar: Sie soll Leitlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten festlegen. Geben Sie den Geltungsbereich der Richtlinie an, einschließlich der abgedeckten Arten personenbezogener Daten und der Personen oder Unternehmen, für die sie gilt.
- Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Beschreiben Sie relevante Gesetze, Vorschriften und Branchenstandards, die die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung personenbezogener Daten regeln. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie den geltenden gesetzlichen Anforderungen wie DSGVO, HIPAA, CCPA und PIPEDA sowie allen anderen relevanten Datenschutzgesetzen entspricht.
- Definitionen: Definieren Sie wichtige Begriffe und Konzepte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie z. B. personenbezogene Daten, sensible Informationen, betroffene Person, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Einwilligung und Datenschutzverletzung. Erläutern Sie alle unternehmens- oder branchenspezifischen Begriffe.
- Datenerhebung und -verwendung: Detaillierte Verfahren zum Sammeln und Verwenden von PII, einschließlich der Einholung der Zustimmung von Einzelpersonen, falls erforderlich, der Angabe rechtmäßiger Zwecke für die Datenerfassung, der Beschränkung der Datenerfassung auf das Notwendige und der Gewährleistung von Transparenz hinsichtlich der Verwendung von PII.
- Datensicherheit und -schutz: Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten. Dies kann die Implementierung von Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Authentifizierungsmechanismen, sicherer Datenspeicherung, Datenmaskierung und regelmäßigen Sicherheitsbewertungen zur Identifizierung und Behebung von Schwachstellen umfassen.
- Datenaufbewahrung und -entsorgung: Definieren Sie Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung und Entsorgung personenbezogener Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und Geschäftsanforderungen. Legen Sie Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten personenbezogener Daten fest und beschreiben Sie sichere Methoden zur Datenentsorgung, wie z. B. das Schreddern physischer Dokumente oder das sichere Löschen digitaler Dateien.
- Datenzugriff und -freigabe: Geben Sie an, wer innerhalb der Organisation Zugriff auf PII hat und unter welchen Umständen der Zugriff gewährt wird. Definieren Sie Verfahren für die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, einschließlich Datenverarbeiter und Dienstanbieter, und stellen Sie sicher, dass geeignete vertragliche Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten bei der externen Weitergabe vorhanden sind.
- Individuelle Rechte: Informieren Sie Einzelpersonen über ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, wie z. B. das Recht auf Zugriff, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer Daten. Beschreiben Sie Verfahren zur Ausübung dieser Rechte und stellen Sie sicher, dass Anfragen zeitnah und transparent bearbeitet werden.
- Schulung und Sensibilisierung: Fordern Sie regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihre Verantwortung und die Bedeutung der Compliance verstehen. Geben Sie Anleitungen zum Erkennen und Reagieren auf potenzielle Datensicherheitsvorfälle oder -verletzungen.
- Überwachung und Durchsetzung: Richten Sie Mechanismen zur Überwachung der Einhaltung der PII-Richtlinie ein, z. B. durch Audits, die Überprüfung von Zugriffsprotokollen und die Untersuchung mutmaßlicher Verstöße. Legen Sie Konsequenzen bei Nichteinhaltung und Disziplinarmaßnahmen für Mitarbeiter fest, die sich nicht an die Richtlinie halten.
- Richtlinienüberprüfung und -aktualisierungen: Verpflichten Sie sich, die PII-Richtlinie regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um Änderungen der gesetzlichen Anforderungen, des technologischen Fortschritts, der organisatorischen Praktiken und neuer Risiken zu berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über Richtlinienaktualisierungen informiert werden und entsprechende Schulungen zu allen Änderungen erhalten.
- Meldung und Reaktion auf Vorfälle: Legen Sie Verfahren für die Meldung und Reaktion auf Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsvorfälle mit personenbezogenen Daten fest. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die Mitglieder des Incident-Response-Teams, richten Sie Kommunikationskanäle für die Meldung von Vorfällen ein und legen Sie Anforderungen für die Benachrichtigung betroffener Personen, Aufsichtsbehörden und anderer Beteiligter fest.
Die Rolle der künstlichen Intelligenz bei der PII-Compliance
Nutzung von KI für Datenschutz und Compliance
Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) können einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung der PII-Compliance leisten. KI-gestützte Lösungen können die Compliance-Überwachung automatisieren, ungewöhnliches Verhalten erkennen, das auf potenzielle Verstöße hindeutet, und Einblicke in Datenschutzrisiken geben.
Erweiterte Bedrohungserkennung
KI-Algorithmen können große Datenmengen analysieren, um Muster und Anomalien zu erkennen, die auf potenzielle Sicherheitsbedrohungen hinweisen. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und prädiktiver Analytik können Unternehmen Bedrohungen in Echtzeit erkennen und darauf reagieren und so das Risiko von PII-Verstößen minimieren.
Anomalieerkennung
KI-basierte Anomalieerkennungssysteme können ungewöhnliche Muster oder Abweichungen vom normalen Verhalten in Datensätzen identifizieren. Dies kann Unternehmen dabei helfen, Insider-Bedrohungen, unbefugte Zugriffsversuche oder anormale Datennutzung zu erkennen, die auf einen potenziellen Verstoß gegen den Schutz personenbezogener Daten hindeuten können.
Verhaltensanalyse
KI-gestützte Verhaltensanalysetools können Benutzerverhaltensmuster analysieren, um verdächtige Aktivitäten oder Abweichungen von typischen Nutzungsmustern zu identifizieren. Durch die Überwachung der Benutzerinteraktionen mit Daten und Systemen können Unternehmen potenzielle Sicherheitsrisiken erkennen und minimieren, bevor sie eskalieren.
Automatisierte Compliance-Überwachung
KI-Technologien können die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen automatisieren, indem sie Datenverarbeitungsaktivitäten analysieren, potenzielle Verstöße identifizieren und Warnmeldungen oder Berichte zur Behebung generieren. Dies vereinfacht die Compliance-Bemühungen und hilft Unternehmen, den gesetzlichen Anforderungen immer einen Schritt voraus zu sein.
Ethische Überlegungen und Voreingenommenheitsminderung in KI-Algorithmen
Für Unternehmen ist es unerlässlich, ethische Aspekte zu berücksichtigen und Voreingenommenheit zu vermeiden, wenn sie KI-Algorithmen zur Einhaltung personenbezogener Daten einsetzen. Transparenz, Fairness und Verantwortlichkeit in KI-Systemen tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass Compliance-Bemühungen ethischen Standards entsprechen.
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