Si votre entreprise stocke des données clients — et, soyons honnêtes, c'est probablement le cas —, vous êtes responsable de la protection de toutes les informations personnelles. Il s'agit d'une obligation légale et éthique.
Cependant, il est parfois nécessaire de partager des informations, que ce soit au sein de votre entreprise ou avec des tiers. Comment fournir efficacement aux employés les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail tout en protégeant la vie privée de vos clients ?
La rédaction des données est l’un des moyens les plus efficaces pour y parvenir.
Qu'est-ce que la rédaction de données ?
La rédaction des données est le processus consistant à masquer des parties d'informations partagées qui pourraient être sensible ou confidentielles — souvent de manière permanente dans la version partagée. Il s'agit cacher ces détails aux personnes qui n'ont pas besoin de les voir, tout en leur donnant accéder à ce qu'ils font.
Comment ça marche ?
Imaginons que vous dirigiez une entreprise de e-commerce et que vous collectiez les informations de vos clients pour traiter leurs commandes. Les clients créent un compte sur votre site web avec leur adresse e-mail et leur mot de passe. Lorsqu'ils achètent un article, ils indiquent l'adresse à laquelle l'article sera expédié. Votre service marketing a besoin de leur adresse e-mail pour leur envoyer des offres ciblées. Cependant, ils n'ont pas besoin de connaître leur adresse personnelle ni leur mot de passe. Votre centre d'expédition pourrait avoir besoin de leur adresse personnelle, mais pas de leurs informations de paiement, dont l'équipe comptabilité pourrait avoir besoin.
Avant l'avènement des outils de productivité et de marketing numériques automatisés, il était difficile de partager le contenu de la base de données avec chaque service. Il fallait imprimer la feuille de calcul contenant les informations client, puis, selon le service, masquer toutes les informations inutiles.
Il s’agit de la rédaction de données dans sa forme la plus basique.
Bien sûr, nous ne dépendons plus des tableurs et des marqueurs pour masquer les contenus sensibles. Des outils automatisés, souvent suffisamment intelligents pour évaluer les besoins en données et les autorisations de l'utilisateur, peuvent supprimer les informations en temps réel.
Rédaction des données, masquage des données et anonymisation des données
Maintenant que nous savons ce qu'est la suppression de données, voyons ce qu'elle n'est pas. Le masquage et l'anonymisation sont deux autres techniques permettant de dissimuler des informations sensibles aux personnes non autorisées. Cependant, même si elles peuvent sembler identiques, elles présentent des différences cruciales.
Rédaction de données
Comme nous l'avons découvert, il s'agit d'une méthode permanente permettant de dissimuler certaines informations personnelles ou confidentielles. Dans ce cas, « permanent » ne signifie pas que les données sont supprimées définitivement. Cela signifie simplement que, dans le mode de communication, les informations pertinentes sont masquées de manière irréversible.
Par exemple, si vous envoyez un fichier PDF contenant des informations expurgées, le lecteur ne peut pas récupérer les informations masquées. Vous conservez la copie intégrale, non expurgée ; la suppression définitive ne concerne que la copie envoyée.
Masquage des données
Bien que le masquage dissimule également des informations sensibles, il le fait en les remplaçant par de fausses valeurs. Par exemple, un nom peut être remplacé par « Jean Dupont » ou « Jeanne Dupont ». Ce changement n'est pas permanent : il est, par définition, réversible si vous disposez des informations d'identification ou des outils appropriés.
Le masquage des données est souvent utilisé lorsque les développeurs ont besoin d'accéder aux données à des fins de test. Cette méthode leur permet d'obtenir des informations réalistes sans révéler les informations personnelles des clients.
Anonymisation des données
Alors que la rédaction et le masquage conservent les données originales intactes sous une forme ou une autre, l’anonymisation supprime les identifiants personnels de manière complète et irréversible.
Alors, quand est-ce utile ? Dans certains cas, comme les analyses à grande échelle, partage de données avec les fournisseursou développement de l'IACertaines informations sont importantes. En revanche, les renseignements personnels qui y sont associés ne le sont pas.
Par exemple, vous disposez de vos rapports de ventes des 10 dernières années. À partir des informations produit qu'ils contiennent, vous souhaitez recueillir des informations sur les tendances. Vous n'avez besoin que des produits et du mois d'achat. Tout le reste est superflu.
Cependant, la base de données contient des informations personnelles sur les clients, notamment leurs noms, adresses e-mail, adresses personnelles et informations de paiement. Dans ce cas, vous anonymiseriez toutes les informations. les informations personnelles identifiables (IPI). Cela vous laisse avec les informations sur les ventes et les produits que vous pouvez analyser, voire partager, sans vous soucier des violations de la vie privée.
L'anonymisation est également importante car certaines lois sur la protection de la vie privée l'exigent. Vous êtes responsable si vos actions conduisent à la divulgation des informations personnelles ou sensibles des consommateurs. En les anonymisant, vous pouvez les utiliser ou les partager sans risque d'exposition et limiter votre responsabilité en cas de violation.
Pourquoi vous devriez expurger vos données — et comment cela aide votre entreprise
Conformité et réduction de l'impact d'une violation de données
L'une des principales raisons pour lesquelles vous devez supprimer des données sensibles est de respecter les réglementations en matière de confidentialité. Des lois comme la Règlement général sur la protection des données (RGPD), Loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA), et d’autres sont très clairs sur le fait que la protection de la confidentialité des données des consommateurs est votre responsabilité.
Si votre entreprise est confrontée à une violation de données et qu'il s'avère que vous n'avez pas mis en place de mesures adéquates pour prévenir un tel incident, vous pouvez faire face à des poursuites judiciaires et de lourdes amendes.
La suppression des données n'empêchera pas une violation de données. Cependant, elle limitera l'exposition des informations personnelles sensibles collectées par votre entreprise.
Une violation n'est pas le seul moyen d'exposer par inadvertance les informations personnelles de vos consommateurs. Si vous partagez ou vendez des données commerciales à des tiers, veillez à ne pas divulguer d'informations sensibles. La suppression vous permet de fournir aux fournisseurs et aux tiers les informations dont ils ont besoin sans risque de violation de la vie privée.
Le partage de données simplifié
Les lois sur la confidentialité des données sont très claires : les informations personnelles d'une personne ne doivent pas être accessibles à quiconque n'est pas autorisé à les consulter. Cela inclut les personnes au sein de votre organisation.
La rédaction de données vous permet de fournir à vos employés ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, sans vous exposer à des poursuites judiciaires. Elle vous aide à mettre en œuvre principe du moindre privilège, afin que vous puissiez appliquer un contrôle d'accès basé sur le contexte.
Risque réduit pour votre entreprise
Contrairement aux images dramatiques des films, les fuites ou violations de données ne sont pas causées par des pirates informatiques tapant furieusement sur leur clavier. Elles sont généralement le résultat d'une réponse d'un employé à un e-mail d'hameçonnage ou du non-respect des protocoles de sécurité des données.
Bien sûr, chacun devrait être sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Cependant, supprimer toute information personnelle dans les documents réduit les risques. Même si une erreur d'un employé entraîne une exposition des données, celles-ci resteront limitées à son niveau d'accès.
La suppression des données réduit également le risque global, car vous pouvez protéger vos données d'entreprise sans avoir à les supprimer définitivement. C'est le compromis idéal entre la permanence de l'anonymisation et les dangers des données en libre accès.
Renforcement de la confiance avec les clients et les partenaires
La suppression des données sensibles démontre votre engagement envers la protection de la vie privée de vos consommateurs. Elle signale également à vos clients, partenaires, auditeurs et assureurs que vous adoptez des pratiques responsables en matière de données. Cela contribue à instaurer la confiance et à consolider votre réputation. Vous bénéficiez ainsi d'un avantage concurrentiel sur des acteurs moins exigeants en matière de données. protection des données.
Rédaction de données statiques vs. Rédaction de données dynamiques
Toutes les rédactions ne fonctionnent pas de la même manière. En réalité, la manière dont elles sont appliquées, et le moment où elles le sont, peuvent avoir une grande influence sur leur efficacité et leur évolutivité.
La rédaction statique n'est appliquée qu'une seule fois à un fichier ou document spécifique. Il s'agit souvent d'un processus manuel ou appliqué lors de l'exportation, comme lors de la génération d'un PDF à partir d'une base de données ou de l'exportation d'une feuille de calcul. Dans ce cas, les données rédigées sont définitivement supprimées de cette version du document.
Ce processus peut être long s'il est effectué manuellement, ce qui est généralement le cas. Même avec un logiciel, il faut que quelqu'un lui fournisse les règles de rédaction à chaque fois, à condition de ne pas sélectionner et rédiger le texte manuellement.
La rédaction manuelle comporte le risque supplémentaire d'une travail mal faitSi cela n’est pas fait correctement, des données sensibles peuvent toujours être exposées.
La rédaction dynamique, en revanche, est plus efficace et évolutive. Elle rédige les données en temps réel, en utilisant les rôles, les attributs ou le contexte des utilisateurs. Elle ne modifie pas les données sous-jacentes, mais uniquement ce que le lecteur est autorisé à voir.
La rédaction étant gérée dynamiquement en fonction des personnes qui consultent les données, elle s'adapte facilement à tous les systèmes et à toutes les équipes. Il n'y a pas de doublons ni de travail manuel. Elle permet également de garantir un accès au moindre privilège en garantissant que personne ne voit plus que nécessaire, quels que soient le mode et l'emplacement d'accès aux données.
Avantages de la rédaction de données avec BigID
Que vous appliquiez la rédaction de manière statique ou dynamique, une mise en œuvre à grande échelle nécessite plus qu'un simple marqueur ou une révision manuelle. C'est là qu'intervient BigID.
La plateforme d'intelligence des données de BigID Vous aide à découvrir, classer et expurger les données sensibles dans l'ensemble de votre écosystème, qu'elles soient stockées dans des documents, des bases de données ou des environnements cloud. Il permet l'expurgation statique (pour des documents PDF exportés ou des informations juridiques, par exemple) et dynamique, où les champs sensibles sont masqués en temps réel en fonction des rôles et des politiques des utilisateurs.
En intégrant la rédaction dans des processus plus larges gouvernance des données et les flux de travail de confidentialité, BigID aide les entreprises à :
- Réduire l'exposition des données et les risques de conformité
- Protéger les informations personnelles identifiables (PII), données financières, dossiers de santé, et IP interne
- Automatisez la rédaction à grande échelle sur des données structurées et non structurées
- Maintenir l'utilité des données sans compromettre la confidentialité
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