Rationalisierung der Verwaltung von Zustimmungen für die Einhaltung des Datenschutzes

Was ist Einwilligungsmanagement?

Unter Consent Management versteht man den Prozess der Einholung, Verfolgung und Einwilligungsverwaltung von Einzelpersonen für die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten durch eine Organisation. Es geht darum, sicherzustellen, dass Einzelpersonen informiert und ausdrückliche Zustimmung dass sie der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen und dass sie ihre Einwilligung jederzeit widerrufen können.

Warum ist Einwilligungsmanagement wichtig?

Das Einwilligungsmanagement hat in Unternehmen aufgrund der weit verbreiteten Einführung von Datenschutzbestimmungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union und California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten. Diese Vorschriften verpflichten Organisationen, die ausdrückliche und informierte Zustimmung von Einzelpersonen einzuholen, bevor sie deren personenbezogene Daten erfassen, verwenden oder weitergeben.

Das Einwilligungsmanagement ist auch wichtig, um Kundenvertrauen aufzubauen und Ihr Engagement für Datenschutz und -sicherheit zu demonstrieren. Durch die Implementierung eines transparenten und benutzerfreundlichen Einwilligungsmanagementprozesses können Unternehmen zeigen, dass sie die Privatsphäre ihrer Kunden respektieren und Maßnahmen zum Schutz ihrer Daten ergreifen. Dies kann dazu beitragen, Markentreue und Reputation zu stärken und das Risiko rechtlicher und finanzieller Sanktionen bei Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen zu minimieren.

Komponenten zur Einwilligungsverwaltung

Zu den Komponenten des Einwilligungsmanagements gehören typischerweise:

• Einwilligungserhebung: Dabei geht es darum, die ausdrückliche und informierte Zustimmung der betroffenen Personen zur Verwendung ihrer personenbezogenen Daten einzuholen. Dies kann durch verschiedene Methoden erfolgen, z. B. durch Einwilligungsformulare, Kontrollkästchen oder Cookie-Banner.
• Einwilligungsspeicherung: Sobald die Einwilligung eingeholt wurde, muss sie sicher gespeichert und nachverfolgt werden, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch das Unternehmen zu gewährleisten. Dies kann die Speicherung der Einwilligungsdaten in einer zentralen Datenbank oder die Nutzung einer Consent-Management-Plattform beinhalten.
• Plattform zur Einwilligungsverwaltung: Eine Consent-Management-Plattform ist ein Softwaretool, das Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung des Consent-Management-Prozesses unterstützt. Dazu können Funktionen wie Einwilligungsformulare, Einwilligungsverfolgung und Reporting gehören.
• Widerruf der Einwilligung: Einzelpersonen müssen die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies kann die Bereitstellung einer einfachen und zugänglichen Möglichkeit zum Widerruf beinhalten, beispielsweise über einen Abmeldelink oder ein Benutzer-Dashboard.
• Einwilligungs-Audit-Trail: Organisationen müssen nachweisen können, dass sie die ausdrückliche und informierte Einwilligung der betroffenen Personen zur Verwendung ihrer personenbezogenen Daten eingeholt haben. Dies kann die Führung eines Prüfprotokolls beinhalten, das Datum, Uhrzeit und Art der eingeholten Einwilligung sowie etwaige Änderungen oder Widerrufe der Einwilligung protokolliert.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Die folgenden Datenschutzbestimmungen, aufgelistet in chronologischer Reihenfolge ihrer Verabschiedung, regeln das Einwilligungsmanagement:

• EU-Datenschutzrichtlinie (1995): Dies war die erste umfassende Datenschutzverordnung in Europa und legte den Grundstein für die darauf folgende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
• Kanadisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente (PIPEDA) (2000): Dies regelt die Erhebung, Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten durch private Organisationen in Kanada.
• US-amerikanischer Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) (1996): Dieses regelt die Erhebung, Verwendung und Offenlegung persönlicher Gesundheitsdaten in den USA.
• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (2016): Dabei handelt es sich um eine umfassende Datenschutzverordnung, die für alle Organisationen gilt, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern erheben, verarbeiten und speichern, unabhängig vom Standort der Organisation.
• California Consumer Privacy Act (CCPA) (2018): Dies ist eine umfassende Datenschutzbestimmung, die für Organisationen gilt, die personenbezogene Daten von Einwohnern Kaliforniens erfassen, verarbeiten oder verkaufen.
• Brasilianisches Datenschutz-Grundgesetz (LGPD) (2018): Dabei handelt es sich um eine umfassende Datenschutzverordnung, die für alle Organisationen gilt, die in Brasilien personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern.
• Indisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (2019): Dabei handelt es sich um eine umfassende Datenschutzverordnung, die derzeit im indischen Parlament debattiert wird und die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten in Indien regeln soll.

Diese Datenschutzbestimmungen enthalten alle Bestimmungen zum Einwilligungsmanagement. So müssen Organisationen beispielsweise eine ausdrückliche und informierte Einwilligung zur Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten einholen und Einzelpersonen das Recht einräumen, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Navigieren durch die Einwilligungsarten

Im digitalen Zeitalter benötigen Organisationen verschiedene Einwilligungsarten, um personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Hier sind einige der gängigsten Einwilligungsarten:

• Ausdrückliche Zustimmung: Dies ist die strengste Form der Einwilligung. Die betroffene Person muss dabei eine klare und eindeutige Zustimmung geben. Beispiele hierfür sind die Unterzeichnung eines physischen oder digitalen Einwilligungsformulars, das Ankreuzen eines Kästchens auf einer Website oder die Abgabe einer mündlichen Einwilligungserklärung.
• Stillschweigende Zustimmung: Dies ist eine Form der Einwilligung, die aufgrund der Umstände abgeleitet wird, beispielsweise wenn eine Person eine Website oder einen Dienst weiterhin nutzt, nachdem sie einen klaren Datenschutzhinweis erhalten hat. Die stillschweigende Einwilligung gilt im Allgemeinen als weniger zuverlässig als die ausdrückliche Einwilligung und kann einer genaueren Prüfung unterliegen.
• Opt-In-Zustimmung: Hierbei handelt es sich um eine Form der Einwilligung, bei der sich die betroffene Person aktiv für die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ihrer personenbezogenen Daten entscheidet. Dies kann durch ein Kontrollkästchen oder einen ähnlichen Mechanismus angezeigt werden.
• Opt-Out-Einwilligung: Dies ist eine Form der Einwilligung, bei der davon ausgegangen wird, dass die Person ihre Einwilligung erteilt hat, sofern sie nicht aktiv widerspricht. Dies kann durch ein vorab aktiviertes Kontrollkästchen oder einen ähnlichen Mechanismus angezeigt werden.
• Einverständniserklärung: Hierbei handelt es sich um eine Form der Einwilligung, bei der die Person klare und präzise Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten erhält und sich über die Folgen einer Einwilligung bzw. deren Verweigerung im Klaren ist.
• Implizite Zustimmung: Dies ist eine Form der Einwilligung, die aufgrund der Beziehung zwischen dem Einzelnen und der Organisation vorausgesetzt wird. Beispielsweise kann ein Kunde beim Kauf stillschweigend der Erfassung seiner personenbezogenen Daten durch ein Unternehmen zustimmen.

Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, müssen Unternehmen sorgfältig prüfen, welche Art der Einwilligung für die jeweilige Datenverarbeitungsaktivität angemessen ist, und sicherstellen, dass sie die Einwilligung auf klare, spezifische und informierte Weise einholen.

Die Zukunft des Datenschutz-Einwilligungsmanagements

Datenschutzexperten sind überzeugt, dass die Zukunft des Datenschutz-Einwilligungsmanagements in Richtung mehr Transparenz, Kontrolle und Automatisierung führt. Darüber hinaus zeichnet sich ein zunehmender Trend zu einem stärker integrierten und weltweiten Ansatz bei der Datenschutzregulierung ab.

• Erstens gibt es eine wachsende Forderung nach mehr Transparenz hinsichtlich der Verwendung personenbezogener Daten und danach, dass Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre Daten haben. Dies bedeutet, dass Organisationen klare und präzise Informationen über die Zwecke bereitstellen müssen, für die Daten erhoben und verarbeitet werden, und sicherstellen müssen, dass Einzelpersonen problemlos auf ihre Daten zugreifen und diese verwalten können.
• Zweitens gibt es einen Trend zur Automatisierung des Einwilligungsmanagementprozesses. Dabei kommt Technologie zum Einsatz wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) zur Automatisierung der Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Einwilligungsdaten. Dies kann dazu beitragen, das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren und die Effizienz und Genauigkeit des Einwilligungsmanagementprozesses zu verbessern.
• Schließlich glauben Datenschutzexperten, dass es zu einer stärkeren Konvergenz der verschiedenen Datenschutzbestimmungen weltweit kommen wird. Dies bedeutet, dass Unternehmen einen globalen Ansatz für das Datenschutz-Einwilligungsmanagement verfolgen müssen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen mehrerer Datenschutzbestimmungen gleichzeitig erfüllen.

Statistiken zum Einwilligungsmanagement

• Laut einer von Cisco durchgeführten Umfrage sind 571 Prozent der Verbraucher eher bereit, mit einem Unternehmen Geschäfte zu machen, das transparent mit der Erhebung und Verwendung ihrer personenbezogenen Daten umgeht. Dieselbe Umfrage ergab auch, dass 841 Prozent der Verbraucher um den Schutz und die Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten besorgt sind.
• Im Jahr 2020 kündigte Google Änderungen an seiner Datenschutzrichtlinie an, um mehr Transparenz und Kontrolle über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zu den Änderungen gehörten die Einführung eines neuen Datenschutzcenters, eine klarere Sprache in der Datenschutzrichtlinie und vereinfachte Datenverwaltungstools für Nutzer.
• Im Jahr 2021 verhängte die französische Datenschutzbehörde gegen Google eine Geldstrafe von 100 Millionen Euro wegen Verstoßes gegen die EU-DSGVO. Das Unternehmen platzierte Werbe-Cookies auf den Geräten der Nutzer, ohne eine gültige Einwilligung einzuholen. Dieser Fall unterstreicht, wie wichtig es ist, eine ausdrückliche und informierte Einwilligung zur Verwendung personenbezogener Daten einzuholen, wie es die Datenschutzbestimmungen vorschreiben.

Auswahl der richtigen Consent-Management-Plattform

Datenschutzbeauftragte und andere Datenschutzexperten sollten bei einem Tool oder einer Plattform zur Einwilligungsverwaltung auf die folgenden Funktionen achten:

• Flexibilität: Das Tool sollte flexibel genug sein, um den individuellen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden, beispielsweise verschiedenen Datentypen und unterschiedlichen Zustimmungsanforderungen.
• Automatisierung: Das Tool sollte in der Lage sein, die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Einwilligungsdaten zu automatisieren, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und die Effizienz zu verbessern.
• Transparenz: Das Tool sollte klare und präzise Informationen darüber bereitstellen, wie personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, und es Einzelpersonen ermöglichen, einfach auf ihre Einwilligungseinstellungen zuzugreifen und diese zu verwalten.
• Sicherheit: Das Tool sollte robuste Sicherheitsmaßnahmen beinhalten, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verwendung oder Offenlegung zu schützen.
• Einhaltung: Das Tool sollte den relevanten Datenschutzbestimmungen wie DSGVO, CCPA und LGPD entsprechen und Prüfpfade sowie Berichtsfunktionen zum Nachweis der Einhaltung bereitstellen.
• Integration: Das Tool sollte sich in andere von der Organisation verwendete Systeme und Plattformen integrieren lassen, beispielsweise in Tools für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder die Marketingautomatisierung, um die Konsistenz und Genauigkeit der Einwilligungsdaten in allen Systemen sicherzustellen.
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte in der Lage sein, große Mengen an Einwilligungsdaten zu verarbeiten und sich im Laufe der Zeit an die sich ändernden Anforderungen der Organisation anzupassen.

Durch die Auswahl eines Einwilligungsmanagement-Tools oder einer Plattform, die diese Kriterien erfüllt, können Datenschutzbeauftragte und andere Datenschutzexperten sicherstellen, dass ihre Organisation die Einwilligung wirksam verwaltet und die relevanten Datenschutzbestimmungen einhält.

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Autor

Alexis Porter

Leiterin für Content Marketing

Alexis arbeitet als Content Marketing Manager für den branchenführenden DSPM-Anbieter BigID. Sie hat sich darauf spezialisiert, Tech-Start-ups dabei zu helfen, ihre Stimme zu schärfen, um überzeugende Geschichten zu erzählen, die bei unterschiedlichen Zielgruppen Anklang finden. Sie hat einen Bachelor-Abschluss in professionellem Schreiben und einen Master-Abschluss in Marketingkommunikation von der University of Denver. Alexis arbeitet von Orlando, FL aus.