Liste de contrôle de conformité des informations personnelles identifiables : Stratégies clés pour réussir

Avec l'adoption de nouvelles technologies, le monde crée plus de données que jamais, mais parfois, moins, c'est plus. Les informations personnelles sont précieuses pour les entreprises comme pour les particuliers, mais leur protection est essentielle. Informations personnelles identifiables (PII) devrait toujours être la priorité numéro un. Lisez la suite pour savoir ce que Conformité aux informations personnelles identifiables c'est pourquoi c'est essentiel, qui doit s'y conformer, les spécifications de la réglementation et comment les entreprises peuvent mettre en œuvre un plan conforme.

Comprendre la conformité aux informations personnelles identifiables

Qu'est-ce que la conformité PII ?

Comprendre ce qui constitue des informations personnelles identifiables (IPI) est la première étape vers une conformité efficace. Les informations personnelles identifiables (IPI) désignent toute donnée permettant d'identifier une personne en particulier. La définition des IPI peut varier légèrement selon la juridiction et les lois ou réglementations spécifiques auxquelles il est fait référence. Cependant, le principe fondamental reste le même : les IPI sont des informations permettant de distinguer ou de retracer l'identité d'une personne.

Cela comprend, sans toutefois s'y limiter :

• Nom
• numéro de sécurité sociale
• Date et lieu de naissance
• Nom de jeune fille de la mère
• dossiers biométriques
• Adresse du domicile
• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Numéro de permis de conduire
• Numéro de passeport
• Informations financières (par exemple, numéros de compte bancaire, numéros de carte de crédit)

Pourquoi la conformité PII est-elle importante ?

La conformité aux réglementations PII est essentielle pour les organisations afin de garantir le respect de la vie privée des individus, de maintenir la confiance de leurs clients et de se conformer aux exigences légales. Le non-respect de la réglementation PII peut entraîner de lourdes sanctions financières, une atteinte à la réputation et une perte de confiance des clients.

Principales lois et réglementations relatives à la protection des données personnelles

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une loi complète sur la protection de la vie privée promulguée par l'Union européenne (UE) en 2018. Elle s'applique aux organisations qui traitent les données personnelles des résidents de l'UE, quel que soit le lieu où se trouve l'organisation. GDPR Le RGPD établit des directives strictes pour la collecte, le traitement, le stockage et la protection des données personnelles, afin de permettre aux individus de mieux contrôler leurs informations personnelles. Parmi les principales dispositions du RGPD figurent :

• Consentement: Les organisations doivent obtenir consentement explicite auprès des individus avant de collecter ou de traiter leurs données personnelles.
• Minimisation des données : La collecte de données doit être limitée à ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie et les données doivent être exactes et à jour.
• Droit d'accès et de portabilité des données : Les individus ont la droit d'accès leurs données personnelles détenues par des organisations et demander leur transfert à un autre prestataire de services.
• Sécurité des données et notification des violations : Les organisations sont tenues de mettre en œuvre des mesures appropriées les mesures de sécurité pour protéger les données personnelles et informer les autorités et les personnes concernées en cas de violation de données.

Le non-respect du RGPD peut entraîner de lourdes amendes pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% de chiffre d'affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.

Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA)

HIPAA est une loi fédérale américaine promulguée en 1996 pour protéger la confidentialité et la sécurité des informations médicales protégées (PHI)La loi HIPAA s'applique aux prestataires de soins de santé, aux régimes d'assurance maladie et aux centres d'échange d'informations sur les soins de santé, ainsi qu'à leurs partenaires commerciaux qui traitent des données de santé protégées. Les principales dispositions de la loi HIPAA comprennent :

• Règle de confidentialité : Le Règle de confidentialité HIPAA établit des normes nationales pour la protection des renseignements personnels sur la santé, y compris des règles relatives à leur utilisation et à leur divulgation.
• Règle de sécurité : Le Règle de sécurité HIPAA établit des normes pour la protection des informations médicales protégées électroniques (ePHI) et exige que les entités couvertes mettent en œuvre des mesures de protection administratives, physiques et techniques.
• Règle de notification de violation : Les entités couvertes doivent informer les personnes concernées, le ministère de la Santé et des Services sociaux (HHS) et, dans certains cas, les médias en cas d'incident. brèche de PHI non garantis.

Les violations de la loi HIPAA peuvent entraîner des sanctions civiles et pénales, avec des amendes allant de 100 TP4T à 50 000 TP4T par violation, selon le niveau de négligence.

Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA)

Le Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) Il s'agit d'une loi d'État sur la protection de la vie privée entrée en vigueur le 1er janvier 2020. La CCPA accorde aux résidents californiens des droits spécifiques concernant leurs données personnelles et impose des obligations aux entreprises qui collectent ou traitent ces données. Les principales dispositions de la CCPA comprennent :

• Droit de savoir : Les individus ont la droit de savoir quelles informations personnelles sont collectées à leur sujet, comment elles sont utilisées et si elles sont vendues ou divulguées à des tiers.
• Droit de retrait : Les individus ont le droit de refuser la vente de leurs informations personnelles à des tiers.
• Droit de suppression : Les individus peuvent demander la suppression de leurs informations personnelles détenues par les entreprises.
• Non-discrimination : Il est interdit aux entreprises de discriminer les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la CCPA.

Les violations du CCPA peuvent entraîner des amendes allant jusqu'à $7 500 par violation intentionnelle et $2 500 par violation non intentionnelle.

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

LPRPDE La LPRPDE est la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels qui régit la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels par les organisations du secteur privé. Elle s'applique aux activités commerciales menées dans les provinces qui ne disposent pas de lois similaires en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu'aux transferts de données transfrontaliers. Les principales dispositions de la LPRPDE comprennent :

• Consentement: Les organisations doivent obtenir le consentement éclairé des individus pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.
• Responsabilité : Les organisations sont responsables de la protection des renseignements personnels sous leur contrôle et doivent désigner une personne responsable de la conformité.
• Accès et rectification : Les individus ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels détenus par les organisations et de demander des corrections s’ils sont inexacts ou incomplets.
• Garanties : Les organisations doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations personnelles contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.

Les violations de la LPRPDE peuvent entraîner des amendes pouvant atteindre 100 000 £ pour les particuliers et 500 000 £ pour les organisations. De plus, les organisations peuvent subir une atteinte à leur réputation et perdre la confiance de leurs clients en cas de non-conformité.

La compréhension et le respect de ces lois et réglementations clés en matière de confidentialité sont essentiels pour que les organisations garantissent leur conformité en matière de données personnelles et protègent le droit à la vie privée des individus. Le non-respect de ces lois peut entraîner de lourdes sanctions financières, des poursuites judiciaires et une atteinte à la réputation. En mettant en œuvre des pratiques de confidentialité rigoureuses et en se tenant informées de l'évolution des exigences réglementaires, les organisations peuvent naviguer en toute confiance dans le paysage complexe de la confidentialité des données.

Principes de protection des informations personnelles identifiables (PII)

La protection des informations personnelles identifiables (IPI) implique plusieurs règles importantes pour préserver la confidentialité des données personnelles. Voici une explication simplifiée :

• Limite de collecte : Ne collectez que les informations personnelles absolument nécessaires à votre activité. N'en collectez pas plus que nécessaire.
• Stockage sécurisé : Conservez les informations personnelles identifiables dans des endroits sûrs, comme des bases de données cryptées ou des classeurs verrouillés, afin que les personnes non autorisées ne puissent pas y accéder.
• Restreindre l'accès : Autorisez uniquement l'accès aux informations personnelles identifiables aux personnes qui en ont réellement besoin. Cela permet d'éviter les abus.
• Élimination appropriée : Lorsque vous n'avez plus besoin d'informations personnelles identifiables, débarrassez-vous-en correctement. Déchiquetez les documents ou supprimez les fichiers numériques de manière sécurisée afin qu'ils ne puissent pas être récupérés.
• Informer les particuliers : Informez les gens de la manière dont vous utilisez leurs informations personnelles et des personnes avec lesquelles vous êtes susceptible de les partager. Soyez transparent sur vos pratiques.
• Consentement: Obtenez l'autorisation des personnes avant de collecter ou de partager leurs informations personnelles. Respectez leurs choix.
• Former les employés : Assurez-vous que tous ceux qui travaillent avec des informations personnelles identifiables comprennent les règles et savent comment les protéger.

Défis courants rencontrés lors de la sécurisation des informations personnelles identifiables

Les défis liés à la protection des informations personnelles identifiables surviennent en raison de divers facteurs :

• Technologie: Avec l’utilisation croissante des systèmes numériques et du stockage de données, le risque de violation de données et de piratage augmente.
• Volume de données : Les entreprises et les organisations traitent souvent de grandes quantités de PII, ce qui rend difficile la gestion et la sécurisation efficaces de tout cela.
• Services tiers : De nombreuses entreprises s'appuient sur des services tiers pour diverses opérations, ce qui peut augmenter le risque d'exposition des données si ces services ne gèrent pas correctement les informations personnelles identifiables.
• Erreur humaine : Des erreurs se produisent et il arrive parfois que des personnes gèrent mal les informations personnelles identifiables par accident, par exemple en envoyant des informations sensibles à la mauvaise personne ou en les laissant exposées.
• Conformité juridique : Se tenir au courant des lois et réglementations en constante évolution en matière de confidentialité peut s’avérer difficile, en particulier pour les organisations opérant dans plusieurs juridictions.
• Ingénierie sociale : Les cybercriminels utilisent souvent des tactiques telles que le phishing pour inciter les gens à révéler leurs informations personnelles, contournant ainsi les mesures de sécurité techniques.

Liste de contrôle de conformité des informations personnelles identifiables

La conformité à la réglementation relative aux données personnelles identifiables implique la mise en œuvre de diverses mesures visant à protéger ces données sensibles et à garantir leur collecte, leur traitement, leur stockage et leur transmission conformément aux lois et réglementations en vigueur. Voici quelques mesures que les organisations peuvent prendre pour assurer la conformité en toute transparence :

1. Comprendre les lois et réglementations applicables : Les organisations doivent se familiariser avec les lois et réglementations pertinentes en matière de confidentialité, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne, la loi américaine sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) ou la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au Canada. Comprendre les exigences et les directives de ces lois est essentiel pour s'y conformer.
2. Mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes : Les organisations doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité solides pour protéger les informations personnelles identifiables contre accès non autorisé, divulgation, altération et destruction. Cela peut inclure le chiffrement, les contrôles d'accès, les pare-feu, les systèmes de détection d'intrusion et les audits de sécurité réguliers.
3. Adopter les principes de confidentialité dès la conception : Confidentialité dès la conception Il s'agit d'une approche qui met l'accent sur l'intégration des considérations de confidentialité et de protection des données dès la conception et le développement des systèmes, processus et produits. En intégrant les principes de confidentialité à leurs opérations, les organisations peuvent minimiser les risques de non-conformité et de violation de données.
4. Établir des cadres de gouvernance des données : Mettre en œuvre des mesures efficaces cadres de gouvernance des données Aide les organisations à gérer les données personnelles identifiables tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la suppression. Cela comprend la définition des rôles et des responsabilités, l'élaboration de politiques de conservation des données, la réalisation d'évaluations d'impact sur la vie privée et la garantie de la conformité.
5. Assurer la formation et la sensibilisation des employés : Les employés jouent un rôle crucial dans la protection des données personnelles. Les organisations doivent donc leur proposer une formation complète sur les bonnes pratiques, les politiques et les procédures de protection des données. Sensibiliser les employés à l'importance de la protection des données personnelles peut contribuer à prévenir les erreurs humaines et les failles de sécurité.
6. Surveiller et auditer la conformité : Un suivi et un audit réguliers des activités de traitement des données sont essentiels pour garantir le respect permanent des réglementations en matière de confidentialité. Cela implique la réalisation d'évaluations, d'audits et d'analyses internes afin d'identifier les risques potentiels, les lacunes et les axes d'amélioration.
7. Maintenir des pratiques de confidentialité transparentes : Les organisations doivent maintenir des pratiques de confidentialité transparentes en fournissant aux individus des avis de confidentialité clairs et facilement accessibles concernant la collecte, l'utilisation et le partage de leurs informations personnelles. La transparence renforce la confiance et aide les organisations à démontrer leur responsabilité dans le traitement de leurs données.

Mise en œuvre d'une politique PII

Une politique relative aux informations personnelles identifiables (IPI), également appelée politique de conformité relative aux informations personnelles identifiables (IPI), doit englober divers aspects liés au traitement, à la protection et à la gestion des informations personnelles. Voici ce qu'une politique complète relative aux IPI doit inclure :

1. Objet et portée : Définissez clairement l'objectif de la politique, qui consiste à établir des lignes directrices et des procédures pour la protection des informations personnelles identifiables. Précisez son champ d'application, notamment les types d'informations personnelles identifiables couverts et les personnes ou entités auxquelles elle s'applique.
2. Conformité légale et réglementaire : Décrivez les lois, réglementations et normes sectorielles applicables qui régissent la collecte, le traitement, le stockage et la transmission des informations personnelles identifiables. Assurez-vous que la politique est conforme aux exigences légales applicables, telles que le RGPD, la loi HIPAA, la CCPA et la LPRPDE, ainsi qu'à toute autre loi pertinente en matière de protection des données.
3. Définitions : Fournissez des définitions des termes et concepts clés liés aux informations personnelles identifiables (IPI), tels que « informations personnelles », « informations sensibles », « personne concernée », « responsable du traitement des données », « sous-traitant des données », « consentement » et « violation de données ». Clarifiez toute terminologie spécifique à votre organisation ou à votre secteur d'activité.
4. Collecte et utilisation des données : Détailler les procédures de collecte et d’utilisation des informations personnelles identifiables, y compris l’obtention du consentement des personnes lorsque cela est nécessaire, la spécification des finalités légales de la collecte de données, la limitation de la collecte de données à ce qui est nécessaire et la garantie de la transparence sur la manière dont les informations personnelles identifiables seront utilisées.
5. Sécurité et protection des données : Mettre en place des mesures pour garantir la sécurité et la protection des informations personnelles identifiables tout au long de leur cycle de vie. Cela peut inclure la mise en œuvre du chiffrement, des contrôles d'accès, des mécanismes d'authentification, le stockage sécurisé des données, le masquage des données et des évaluations de sécurité régulières pour identifier et corriger les vulnérabilités.
6. Conservation et élimination des données : Définir des politiques et des procédures de conservation et de suppression des informations personnelles identifiables (IPI) conformément aux exigences légales et aux besoins de l'entreprise. Préciser les durées de conservation des différents types d'IPI et définir des méthodes sécurisées de suppression des données, telles que le déchiquetage des documents physiques ou la suppression sécurisée des fichiers numériques.
7. Accès et partage des données : Préciser qui au sein de l'organisation a accès aux informations personnelles identifiables et dans quelles circonstances l'accès est accordé. Définir des procédures de partage des informations personnelles identifiables avec des tiers, y compris les sous-traitants de données et les prestataires de services, et s'assurer que des garanties contractuelles appropriées sont en place pour protéger les informations personnelles identifiables lorsqu'elles sont partagées en externe.
8. Droits individuels : Informer les personnes de leurs droits concernant leurs données personnelles, tels que le droit d'accès, de rectification, de limitation du traitement et de suppression de leurs données. Décrire les procédures permettant aux personnes d'exercer ces droits et garantir un traitement rapide et transparent des demandes.
9. Formation et sensibilisation : Exiger des programmes réguliers de formation et de sensibilisation pour les employés manipulant des données personnelles identifiables afin de garantir qu'ils comprennent leurs responsabilités et l'importance de la conformité. Fournir des conseils sur la reconnaissance et la gestion des incidents ou violations potentiels de sécurité des données.
10. Suivi et application : Mettre en place des mécanismes de contrôle du respect de la politique relative aux informations personnelles identifiables, tels que la réalisation d'audits, la consultation des journaux d'accès et l'enquête sur toute violation présumée. Définir les conséquences du non-respect et les mesures disciplinaires applicables aux employés qui ne respectent pas la politique.
11. Examen et mises à jour des politiques : S'engager à réviser et à mettre à jour régulièrement la politique relative aux informations personnelles identifiables afin de tenir compte de l'évolution des exigences légales, des avancées technologiques, des pratiques organisationnelles et des risques émergents. Veiller à ce que les employés soient informés des mises à jour de la politique et reçoivent une formation appropriée sur tout changement.
12. Rapports et réponse aux incidents : Décrire les procédures de signalement et de réponse aux violations de données ou aux incidents de sécurité impliquant des informations personnelles identifiables. Définir les rôles et responsabilités des membres de l'équipe d'intervention, établir des canaux de communication pour le signalement des incidents et préciser les exigences de notification des personnes concernées, des autorités réglementaires et des autres parties prenantes.

Le rôle de l'intelligence artificielle dans la conformité des informations personnelles identifiables

Exploiter l'IA pour la protection des données et la conformité

Les technologies d'intelligence artificielle (IA) peuvent jouer un rôle important dans l'amélioration de la conformité des données personnelles. Les solutions basées sur l'IA peuvent automatiser la surveillance de la conformité, détecter les comportements anormaux indiquant des violations potentielles et fournir des informations sur les risques liés à la protection des données.

Détection avancée des menaces

Les algorithmes d'IA peuvent analyser de grands volumes de données afin d'identifier des tendances et des anomalies révélatrices de menaces potentielles pour la sécurité. En exploitant l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive, les entreprises peuvent détecter et réagir aux menaces en temps réel, minimisant ainsi le risque de violation des données personnelles.

Détection d'anomalies

Les systèmes de détection d'anomalies basés sur l'IA peuvent identifier des schémas inhabituels ou des écarts par rapport au comportement normal au sein des ensembles de données. Cela peut aider les organisations à détecter les menaces internes, les tentatives d'accès non autorisées ou les utilisations anormales des données, susceptibles d'indiquer une violation potentielle des informations personnelles identifiables.

Analyse comportementale

Les outils d'analyse comportementale basés sur l'IA peuvent analyser les comportements des utilisateurs afin d'identifier les activités suspectes ou les écarts par rapport aux habitudes d'utilisation. En surveillant les interactions des utilisateurs avec les données et les systèmes, les entreprises peuvent détecter et atténuer les risques de sécurité potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.

Surveillance automatisée de la conformité

Les technologies d'IA permettent d'automatiser le contrôle de la conformité aux réglementations en matière de confidentialité en analysant les activités de traitement des données, en identifiant les violations potentielles et en générant des alertes ou des rapports pour correction. Cela simplifie les efforts de conformité et aide les organisations à anticiper les exigences réglementaires.

Considérations éthiques et atténuation des biais dans les algorithmes d'IA

Il est essentiel pour les organisations de prendre en compte les implications éthiques et d'atténuer les biais lors du déploiement d'algorithmes d'IA pour la conformité des informations personnelles identifiables. Garantir la transparence, l'équité et la responsabilité des systèmes d'IA contribue à instaurer la confiance et à garantir que les efforts de conformité sont conformes aux normes éthiques.

L'approche de BigID pour protéger les informations personnelles

Chaque fois qu’une entreprise collecte une adresse, un numéro de sécurité sociale, une carte de crédit ou toute autre information personnellement identifiable, elle a la responsabilité de protéger ces informations au plus haut niveau. BigID est la plateforme leader du secteur en matière de confidentialité des données, de sécurité, de conformité et de gestion des données d'IA, permettant aux organisations de toutes tailles d'obtenir plus de visibilité et de valeur à partir de leurs données.

Avec BigID, vous pouvez :

• Découvrez toutes vos données - partout : Recherchez et inventoriez vos données sensibles, critiques et à haut risque pour une vue claire de toutes les données que vous stockez et conservez.
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Auteur

Alexis Porter

Responsable du marketing de contenu

Alexis est responsable du marketing de contenu pour BigID, fournisseur de DSPM leader sur le marché. Elle se spécialise dans l'aide aux startups technologiques pour qu'elles créent et affinent leur voix, afin de raconter des histoires plus convaincantes qui trouvent un écho auprès de divers publics. Elle est titulaire d'une licence en rédaction professionnelle et d'une maîtrise en communication marketing de l'Université de Denver. Alexis est basée à Orlando, en Floride.