Los datos se consideran el petróleo moderno, y la comparación no se refiere solo al valor. Al igual que las regulaciones definen cómo se debe almacenar y usar el combustible de forma segura, existen leyes para información personal identificable (IPI) y datos sensibles también.
El problema es que no se pueden aplicar reglas y políticas a lo que no se sabe que se tiene. Para gobernar los datos, Necesitas saber dónde está almacenadoCómo se usa y su sensibilidad. Por eso, el mapeo de datos es tan importante para la gobernanza y el cumplimiento normativo.
¿Qué es el mapeo de datos?
En gobernanza, el mapeo de datos es el proceso de documentar el ecosistema de datos de su organización. Muestra qué información de identificación personal (PII) recopila, dónde se almacena, cómo se mueven los datos entre sistemas y cómo se utilizan.
En resumen, el mapeo de datos crea visibilidad para que las políticas, los requisitos de cumplimiento y las medidas de seguridad se puedan aplicar de manera consistente.
Consideremos un minorista. Para procesar un pedido, necesita:
- Nombre y dirección del cliente para la entrega.
- Su correo electrónico para confirmación de cuenta
- Un registro de compras pasadas para marketing.
Agregue registros de empleados, detalles de proveedores y transacciones financieras, y podrá ver cuán rápidamente los datos se vuelven complejos.
Un mapa centrado en la gobernanza clasifica estos diferentes tipos de datos (públicos, personales o sensibles). Indica cómo la información de identificación personal (PII) se relaciona con los fines comerciales y la base legal para su procesamiento.
Con esta visión unificada, podrá aplicar mejor las políticas adecuadas a sus datos. Puede proteger su información personal y garantizar que se utilice únicamente para fines legítimos. También puede garantizar que los datos personales y sensibles se conserven o eliminen de acuerdo con normativas como la RGPD en la UE o el CCPA en California.
Además, los casos de uso avanzados, como el análisis o el entrenamiento de modelos de IA, requieren datos precisos y consistentes. El mapeo prepara la información para estos fines.
Aplicar políticas de privacidad de datos es, en sí mismo, un ejercicio puramente intelectual. Su aplicación práctica depende en gran medida del mapeo de datos. Este es el que indica dónde se encuentran y cómo se mueven los datos. Clasifica la información según su sensibilidad. Esto, a su vez, le indica qué políticas aplicar.
En definitiva, este proceso no es sólo un ejercicio de cumplimiento; ayuda a mejorar la calidad de sus datos.
Beneficios clave del mapeo de datos para la gobernanza y el cumplimiento
Las prácticas eficaces de mapeo de datos benefician a su empresa de diversas maneras. Estas son algunas de ellas:
Cumplimiento normativo y preparación para auditorías
El RGPD exige que las organizaciones mantengan un registro de cómo utilizan y procesan los datos. Si bien esto no es obligatorio en otras leyes de protección de datos, como la CCPA y HIPAASin embargo, ellos también necesitan que usted sepa qué datos personales tiene su empresa, por qué los procesa y cómo los mueve.
Además, los auditores y reguladores no se basan en la confianza. Es necesario ofrecer más que solo su palabra de que se siguen prácticas de datos que cumplen con las normas. Un mapa de datos bien mantenido forma parte de la evidencia detallada. Ayuda a demostrar y demostrar la responsabilidad.
Reducción de riesgos
Aspectos destacados del mapeo datos de sombra y TI en la sombra, que son bases de datos, hojas de cálculo o aplicaciones que operan fuera de los sistemas aprobados. Como seguramente habrá oído, el desconocimiento de la ley no justifica su infracción. De igual manera, desconocer que posee datos no significa que ya no tenga que cumplir con las regulaciones al almacenarlos o usarlos.
Identificar los datos ocultos es el primer paso para ponerlos bajo control y reducir el riesgo de pérdida o filtración de datos y las multas resultantes.
Eficiencia operativa
Saber dónde residen sus datos y cómo fluyen le ayuda a evitar la duplicación y la redundancia. Comprender el movimiento de los datos le permite revisar sus procesos y reducir los cuellos de botella.
Al recopilar información de identificación personal (PII), debe permitir que los interesados accedan, revisen o soliciten la eliminación de sus datos. Si sabe dónde se almacenan estos datos, puede completar la DSAR Más rápida y eficientemente.
Con todos sus datos perfectamente organizados, también tendrá menos probabilidades de tener información antigua o desactualizada obstruyendo su espacio de almacenamiento.
Apoyo a las DPIA y las RoPA
Evaluación de Impacto de la Protección de Datos (EIPD) Es un proceso requerido por el RGPD para actividades de tratamiento de alto riesgo. Analiza los riesgos a los que se enfrenta la información de identificación personal (PII) durante su uso.
Evaluaciones de impacto sobre la protección de la protección de datos y RoPAs (Más sobre esto más adelante) se basan en inventarios de datos precisos y documentación del flujo. Un mapa de datos agiliza estas tareas, las hace más precisas y fáciles de mantener.
Calidad de datos mejorada
El mapeo es una excelente manera de eliminar datos inconsistentes y redundantes. Requiere etiquetarlos de forma coherente para contextualizarlos y que las máquinas los comprendan fácilmente. Los datos limpios y validados no solo fortalecen los informes de cumplimiento, sino que también garantizan la fiabilidad de los análisis y la IA.
Supervisión de proveedores y terceros
Las organizaciones modernas dependen de ecosistemas de proveedores complejos Dónde se comparten los datos para ofrecer más valor a los usuarios. El mapeo revela cómo se comparten los datos personales externamente. Le ayuda a verificar que los proveedores apliquen los mismos estándares de protección y cumplan con sus obligaciones contractuales y legales.
Cumplimiento transfronterizo
Datos comerciales que cruza fronteras regulatorias Debe cumplirse en todos los ámbitos. Por ejemplo, el RGPD establece que la información de identificación personal (PII) de residentes de la UE solo puede transferirse a un país fuera de la Unión Europea en circunstancias específicas.
Si su empresa opera en varias jurisdicciones, un mapa de datos muestra dónde se transfieren y almacenan los datos. Esto le indica dónde aplicar las normas de transferencia internacional y mantener la transparencia con los clientes y los organismos reguladores.
Por supuesto, estos beneficios sólo son posibles si se lleva a cabo el proceso de mapeo con diligencia.
Procesos y conceptos de mapeo de datos
El proceso de mapeo de datos se puede dividir aproximadamente en dos procesos: inventariar los datos y crear un mapa de datos.
El inventario es un catálogo de sus datos y su ubicación, organizado por sensibilidad. El mapa de datos es una representación visual de por qué los necesita y cómo fluyen. Juntos, estos dos le informan sobre cómo gestionar la información de su empresa.
Para comprender cómo funciona el mapeo de datos en la gobernanza, es necesario comprender algunos de sus conceptos clave:
Tipos de datos
Un mapa de datos debe registrar todo tipo de información que la empresa recopila, incluyendo datos de clientes, empleados y del negocio.
Los datos del cliente incluyen (pero no se limitan a):
- Nombres
- Direcciones de domicilio/empresa/correo electrónico
- Números de teléfono
- Información de pago, como tarjeta de crédito o datos bancarios
- Historial de pedidos
- Historial de navegación
Los detalles del empleado pueden ser:
- Datos de contacto para registros de RRHH
- Información de nómina y banca para pagos de salario
- Detalles de inscripción en salud y beneficios para fines de seguro y cumplimiento
- Resultados de la evaluación del desempeño y registros de capacitación para gestionar el desarrollo y la progresión
- Datos de contacto de emergencia para requisitos de seguridad en el lugar de trabajo
La información comercial consta de:
- Contratos y acuerdos con proveedores, socios o clientes
- Registros financieros como facturas, libros contables y declaraciones de impuestos
- Propiedad intelectual, incluidos diseños de productos, código fuente o datos de investigación
- Información de la cadena de suministro, como manifiestos de envío o precios de proveedores
Cada bit de información puede requerir distintos niveles de protección, dependiendo de las regulaciones de privacidad de datos aplicables y específicas de la industria.
Fuentes y sistemas de datos
Su organización recopila datos de diversos puntos de contacto. Los datos de los clientes pueden recopilarse y almacenarse en plataformas de CRM, como Salesforce, u otras herramientas de marketing. Los registros de los empleados pueden estar en sistemas de RR. HH. y procesadores de pagos.
Podrías tener información almacenada en la nube, hojas de cálculo o bases de datos antiguas. El formato de almacenamiento de estos registros puede variar. Los formatos de datos más comunes incluyen bases de datos SQL, JSON, XML y archivos CSV.
Los formatos mencionados corresponden a fuentes de datos estructuradas. También podría tener información almacenada en formatos no estructurados, como correos electrónicos, archivos PDF y otros.
Registros de actividades de procesamiento (RoPAs)
Si su empresa está cubierta por el RGPD, debe mantener un registro interno de sus actividades de procesamiento de datos de conformidad con el Artículo 30—un registro de actividades de procesamientoEn otras palabras, esto significa que debe saber qué activos de datos posee su empresa y cómo y por qué se utilizan para fines internos.
Los mapas de datos son esenciales para la creación y el mantenimiento de estos RoPAs. Registran qué datos personales se procesan, con qué finalidad, bajo qué base legal y quién lo procesa.
Flujos de datos y linaje
Su empresa recopila información de identificación personal (PII) con un propósito específico, por lo que nunca permanece en una base de datos sin hacer nada. Debe circular por los sistemas y aplicaciones para cumplir su propósito.
El mapeo en la gobernanza muestra cómo viajan los datos desde el origen hasta el destino, ya sea internamente entre aplicaciones o externamente a los proveedores.
Documenta el linaje para que no haya puntos ciegos. Además, te ayuda a identificar datos ocultos o TI oculta al comparar tu inventario de datos con los requisitos de tu sistema.
Políticas y controles
Cualquier dato que recopile está sujeto a ciertas reglas. Las políticas de gobernanza de datos abarcan por qué necesita la información, cómo destruirla una vez cumplida su finalidad y todo lo demás.
Según el RGPD, se necesita una base legal para tratar la información. Si bien el consentimiento es una de ellas, no es la única. Otras bases legales son la necesidad contractual, la obligación legal, los intereses vitales, las funciones públicas y los intereses legítimos.
Cada elemento de datos en un mapa de gobernanza debe estar vinculado a la base legal, así como a su propósito comercial. Por ejemplo, podría necesitarlo para "cumplir un pedido" o "gestionar la nómina". Documentar el propósito y la base garantiza la rendición de cuentas y facilita la demostración del cumplimiento durante las auditorías.
Ahora que ha recopilado información personal y confidencial, debe protegerla con medidas adecuadas de seguridad y privacidad. Estos datos deben estar cifrados durante el almacenamiento y la transmisión. El acceso a ellos debe estar restringido a quienes estén autorizados a verlos.
Además, no se pueden conservar datos personales indefinidamente. Deben destruirse una vez cumplido su propósito. Sus políticas de datos deben incluir los desencadenantes de eliminación e instrucciones sobre cómo desechar la información de forma segura.
Metadatos
Los puntos de datos por sí solos carecen de significado. Los metadatos (datos sobre datos) proporcionan el contexto que hace que un mapa sea utilizable. Explican qué es cada elemento de datos, de dónde proviene, cómo se clasifica y a quién pertenece.
Los metadatos son una parte esencial del mapeo de datos. Sin ellos, solo se tienen un montón de campos sin significado. Además, no solo son útiles para mapear datos; también son esenciales si se desea utilizar la información empresarial para entrenar la IA o para análisis.
Calidad y validación de datos
Con el tiempo, los datos de su empresa pueden deteriorarse. Es posible que cambie de formato, lo que provoca que las entradas antiguas sean incoherentes con las nuevas. Diferentes departamentos pueden hacer copias para su propio uso, lo que genera múltiples versiones de la misma información. Algunos registros antiguos que ya no se necesitan, pero que no se han eliminado, aumentan el desorden (y su riesgo).
El mapeo de datos también mejora la calidad al identificar datos inconsistentes, redundancias y registros obsoletos. Los datos limpios y validados son más fáciles de gestionar. Además, facilita la elaboración de informes, análisis y entrenamiento de IA precisos.
Técnicas de mapeo de datos
No existe una única forma de mapear sus datos, y la mejor opción podría depender del tamaño de su organización y la complejidad de su ecosistema de datos. En general, el mapeo puede abordarse de tres maneras:
Mapeo manual
Las organizaciones sin herramientas automatizadas suelen recurrir a métodos manuales. Pueden usar desde hojas de cálculo y diagramas de flujo hasta cuestionarios estructurados que completan las unidades de negocio o los proveedores. Los enfoques manuales son rentables y flexibles. Sin embargo, su mantenimiento requiere mucho tiempo y, a menudo, pasan por alto datos ocultos o no relevantes.
Mapeo híbrido o mapeo semiautomatizado
Muchas organizaciones combinan técnicas manuales y automatizadas. Las herramientas automatizadas identifican dónde residen los datos y cómo fluyen. Luego, los equipos añaden el contexto que la tecnología no puede inferir por sí sola. Este enfoque híbrido equilibra eficiencia y precisión.
Mapeo automatizado
Las herramientas automatizadas no requieren mucha intervención manual. Utilizan análisis de metadatos, reconocimiento de patrones y, cada vez más, IA/ML para descubrir y clasificar datos en entornos de nube, SaaS y locales. Obtienes una vista en tiempo real de tus datos personales y confidenciales. Esto facilita mantener los inventarios actualizados, respaldar las auditorías y cumplir con los plazos de cumplimiento.
El mapeo automatizado reduce el error humano. Además, se adapta fácilmente a su negocio a medida que su entorno se vuelve más complejo.
Automatización del mapeo de datos con la plataforma de inteligencia de datos de BigID
BigID automáticamente descubre y clasifica datos confidenciales al otro lado de entornos estructurados, no estructurados y en la nubeLa plataforma crea RoPAs, admite DPIAs y mapea flujos de datos (incluidos datos ocultos) para que pueda cumplir con las normas, reducir el riesgo y simplificar la gobernanza.
Pero eso no es todo. La plataforma te ofrece todo lo necesario para gestionar tus datos, incluyendo descubrimiento y clasificación, acceso y seguridad, y mucho más.
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