Em 2021, a Privacidade de Dados voltou a ser um tema quente de discussão dentro das organizações – em diversos departamentos. Isso porque a má gestão de dados tem um efeito duradouro, já que violações de dados continuam a manchar a reputação da marca e impactar negativamente a confiança do consumidor. A importância dos dados não pode ser subestimada, pois eles estão arraigados no DNA de todas as empresas hoje em dia. E, assim como o DNA, as empresas podem armazenar grandes quantidades de informações.
Mas, como qualquer sequência de DNA, como desbloqueamos os dados para mapa essa informação para uma pessoa específica?
Para o DNA empresarial, as organizações precisam implementar um processo que mapeia dados para uma pessoa específica, identifica mudanças no proprietário dos dados, onde os dados são armazenados e por que foram coletados. Também precisa se aprofundar o suficiente nos dados para que a avaliação possa confirmar ou descartar qualquer suspeita de risco comercial.
Mantendo um registro de atividades de processamento de dados permite que as organizações tomem as medidas necessárias para proteger os consumidores, gerenciar a conformidade e manter uma reputação de marca saudável.
Registro de Atividades de Processamento: Desbloqueando o DNA Empresarial
Registros de Atividades de Processamento, também conhecidos como RoPA, é um requisito de manutenção de registros de dados para que as organizações contabilizem com precisão todos os dados de identidade processados em toda a empresa. No entanto, existem vários desafios na manutenção de registros das atividades de processamento para atender à conformidade regulatória:
- Entrada manual: usar pesquisas, entrevistas e documentação manual não é confiável e fica rapidamente desatualizado.
- Colaboração empresarial: conforme os dados se espalham pela organização, identificar os proprietários dos dados e os processos empresariais pode ser difícil e demorado.
- Desafios de conformidade: pode não estar claro como estimar o risco dentro de um processo de negócios (compartilhamento de terceiros), pois ele pode mudar mais rápido do que o RoPA pode ser atualizado.
Regulamentações que remodelam o DNA dos negócios
Desde o início de GDPR, Artigo 30 trouxe a responsabilização e a transparência para o primeiro plano, já que a regulamentação exige que controladores e processadores criem e mantenham um Registro de Atividades de Tratamento. Agora, controladores e processadores devem fornecer uma quantidade substancial de informações sobre os dados coletados, incluindo:
- nome completo
- informações de contato
- categorias de titulares e destinatários de dados
- informações sobre compartilhamento de dados com terceiros
- políticas de retenção e exclusão
- finalidade das atividades de processamento de dados
- ações de proteção de dados
Se uma organização não puder validar como os dados são processados, é improvável que consiga atender aos requisitos. As organizações devem colaborar com os negócios e os sistemas para construir um sistema bem documentado. inventário de processos de dados. Além disso, outro componente crítico na manutenção de um registro das atividades de processamento é a identificação do risco associado a compartilhamento de dados de terceiros. Um elemento essencial da transparência no RGPD – Artigo 30 e o Lei de Direitos de Privacidade da Califórnia (CPRA) exige que as empresas informem com quais terceiros compartilharam dados e o relacionamento comercial associado a esses dados.
A automação do processamento de dados desbloqueia o DNA empresarial (rapidamente!!!)
A abordagem proativa envolve identificação de dados pessoais e revisar políticas, contratos, acordos e procedimentos para alinhamento com o negócio como um todo. É incrivelmente complicado sem um processo padrão e um fluxo de trabalho de processamento de dados. É uma questão de tempo e consistência ao relatar sobre RoPA, e sem automação, esta pode ser uma tarefa assustadora que pode levar semanas ou até meses para mapear os dados corretos. O aplicativo BigID RoPA Mapping simplifica o processo, permitindo que as equipes colaborem perfeitamente para documentar todas as atividades de processamento de dados e reduzir o risco geral de conformidade contínua.
Com BigID's Aplicativo de mapeamento RoPA, as empresas podem:
- Aproveite os painéis centralizados: todos os processos de negócios são gerenciados em um painel central para observar KPIs, atualizações de status e notificações de ação.
- Economize tempo: reduza o tempo gasto em processos manuais e trabalhosos com fluxos de dados automatizados.
- Mantenha a conformidade contínua: receba insights em tempo real quando o BigID encontrar dados relacionados a cada processo de negócios antes que a conformidade se torne um problema.
- Enriquecer dados: definir seu processo para RoPA enriquece seu catálogo de dados com Metadados de negócios como termos do glossário, categorias, finalidades de uso e etiquetas
- Reduzir o risco: Uma abordagem baseada no risco com governança de dados capacidades estimam e avaliam o risco de privacidade do RoPA para entender se PIA/DPIA é necessário para cada Processo de Negócio.
- Relatório sobre regulamentações: crie facilmente relatórios regulatórios de fácil assimilação para Artigo 30 do GDPR e Conformidade com CPRA, incluindo infográficos e estatísticas.
À medida que os reguladores se tornam mais rigorosos no fornecimento de comprovantes de conformidade, as organizações precisam ser guardiãs de dados, totalmente responsáveis pelos dados de seus clientes e funcionários. Além disso, com o surgimento de novas regulamentações de privacidade, as organizações precisam criar programas de privacidade para se tornarem compatíveis com essas novas leis.
Dúvidas sobre automação de processamento de dados?
Seria melhor se você tivesse as respostas para estas perguntas sobre cada atividade de processamento de dados pessoais:
- Como vocês processam dados pessoais?
- Por que vocês usam dados pessoais?
- Sobre quem você tem informações?
- Que informações são mantidas sobre eles?
- Com quem os dados são compartilhados?
- Você usa algum provedor de serviços externo?
- Por quanto tempo vocês armazenam os dados?
- Como você mantém os dados seguros?
- Quais processos de negócios ocorrem dentro do seu departamento?
- Você está mapeando manualmente suas atividades de processamento de dados?
- Você pode relatar o compartilhamento de dados de terceiros?
- Você está em conformidade com regulamentos de privacidade de dados?
Existem várias partes móveis na documentação de um RoPA – e elas podem ser abordadas desenvolvendo um programa de privacidade que irá automatizar descoberta, classificaçãoe mapeamento de dados para determinar o quê, como e quando os dados são processados. Saiba mais sobre como o BigID pode ajudar sua empresa automatiza a conformidade regulatória (GDPR Artigo 30, CCPA) criando um ROPA preciso e eficiente.
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