Cada día se crean aproximadamente 2,5 trillones de bytes de datos. Como era de esperar, la responsabilidad de recopilar y almacenar esta información puede ser una tarea ardua, lo que obliga a las organizaciones a utilizar un proceso denominado gestión de registros.
La gestión de registros es el proceso de gestionar registros a lo largo de su ciclo de vida: desde su creación hasta su eliminación.
¿Cuál es el propósito de la gestión de registros?
La gestión de registros busca proporcionar almacenamiento seguro, acceso a la información y cumplimiento normativo para toda la información valiosa que recopila una empresa. Este método suele ser más eficiente para mantener registros y organizar la información que otros métodos.
Además, la gestión de registros garantiza que solo la información relevante y necesaria se conserve y se elimine de forma segura. Esto, a su vez, contribuye al cumplimiento de... Reglamento de gestión de registros y leyes de privacidad CPRA.
El ciclo de vida de la gestión de registros explicado
Según el Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA)El ciclo de vida de los registros electrónicos consta de cinco pasos:
- Crear o recibir: El primer paso puede realizarse escribiendo un documento, escribiéndolo a mano, grabando un archivo de audio o creando un videoclip. Además, este paso incluye la creación de versiones electrónicas de los registros en papel para que sean más accesibles y fáciles de acceder para los empleados en cualquier momento.
- Modificar o utilizar: Cuando un documento se recupera del almacenamiento y se utiliza para el propósito previsto o se modifica de alguna manera para satisfacer una nueva necesidad.
- Mantener y proteger: La protección y el mantenimiento de los registros electrónicos son vitales para su ciclo de vida. Esto implica garantizar que no se realicen cambios no autorizados en los registros una vez creados o recibidos.
- Desechar y destruir: Cualquier documento que ya no sea necesario o que ya no tenga valor debe eliminarse.
- Archivar o conservar: Después de haber descartado los registros no esenciales, identifique los materiales restantes que deben conservarse de forma permanente y colóquelos en un archivo seguro.
Sistemas ERM
La Gestión de Registros Electrónicos (GRE) se refiere a la gestión de archivos y documentos almacenados electrónicamente. Garantiza que una organización tenga acceso a los registros correctos cuando los necesita. El almacenamiento electrónico de registros aumenta la eficiencia mediante la automatización. Un software de GRE puede ayudarle a automatizar el proceso, eliminar la duplicación y facilitar el mantenimiento.
Además, los sistemas ERM permiten a las organizaciones: almacenar datos en la nube Sin comprometer seguridad o privacidad preocupaciones mientras mantiene el control sobre su propia infraestructura de almacenamiento de datos.
Importancia de la gestión de registros
Independientemente del tamaño de la organización, los registros almacenados pueden volverse rápidamente inmanejables. Sin una organización y sistemas adecuados, puede resultar difícil extraer información valiosa de todos sus registros electrónicos.
La gestión de registros es clave para ayudar a las organizaciones cumplir con las regulacionesGestionar sus costos y ahorrar tiempo al poder encontrar registros importantes cuando los necesitan. Una gestión deficiente de registros puede generar diversos problemas, como costosas sanciones por incumplimiento, auditorías innecesarias y una menor eficiencia en la organización.
Beneficios de la gestión de registros
A continuación se presentan varias formas en las que la gestión de registros puede aportar valor a su organización:
- Mantener el cumplimiento: Todas las organizaciones están sujetas a leyes de privacidad y gobernanza de datos que estipulan cómo deben conservarse sus registros. Una gestión adecuada de los registros es esencial para evitar multas cuantiosas o acciones legales.
- Proteja sus datos: Organizar sus datos y preservar su integridad y confidencialidad es esencial para proteger la organización. La gestión de registros puede ayudarle a organizarlos para que permanezcan a salvo de posibles fallos de seguridad.
- Recuperación eficaz de registros: La utilidad de sus registros depende de su facilidad de recuperación. Con un potente sistema de gestión de registros, puede almacenar y recuperar fácilmente información importante cuando la necesite para tomar decisiones empresariales y optimizar el uso de los datos que ya posee.
- Reducir los costos de almacenamiento: La mayoría de las organizaciones almacenan más datos de los que realmente necesitan. Descartar cualquier registro que ya no sea útil no solo reducirá los costos de almacenamiento, sino que también mejorará su... postura de riesgo al mismo tiempo.
Ejemplo reciente de multas por mantenimiento de registros
La mala gestión de registros tiene consecuencias, a veces costosas. El ejemplo más reciente fue cuando la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) anunció cargos contra 15 corredores de bolsa que no mantuvieron ni preservaron las comunicaciones electrónicas.
Este error en la contabilidad resultó en sanciones combinadas de más de 1.100 millones de TP4T para varias instituciones financieras como Barclays Capital y Citigroup Global Market.
Capacidades de gestión de registros de BigID
Los incidentes de mantenimiento de registros, como la reciente ofensiva de la SEC, son fuertes recordatorios de por qué es importante contar con una solución de gestión de registros en la que pueda confiar. Plataforma de inteligencia de datos de BigID Proporciona una solución para cada paso del ciclo de vida de la gestión de registros, desde la gestión datos en las instalaciones o en la nube, para archivar y eliminar registros cuando ya no son necesarios.
Retención de datos de BigID Aplica políticas de retención para diferentes tipos de información y según normativas geográficas específicas. A través de descubrimiento y clasificaciónBigID sabe qué tipo de información contienen los datos. La plataforma utiliza IA para asignar automáticamente reglas de retención relevantes a los datos asociados y tomar medidas. Conectando con Capacidades de remediación y eliminación de BigIDLos propietarios de datos reciben notificaciones para eliminar datos vencidos y, al mismo tiempo, preservar los datos que deben guardarse para una conservación legal.
La potente función de búsqueda de BigID para ayudarle descubrir y Inventariar sus datos, reduciendo el riesgo y limitando la responsabilidad con minimización de datos. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial avanzados permiten a BigID identificar información confidencial automáticamente y ayudar a su organización a lograr el cumplimiento mediante la gestión y hacer cumplir las políticas de retenciónPara más información, consiga un Demostración 1:1 con nuestros expertos.
Autor
