En 2021, la privacidad de datos volvió a ser un tema candente de conversación dentro de la organización, en varios departamentos. Esto se debe a que la mala gestión de datos tiene un efecto duradero, ya que las filtraciones de datos siguen dañando la reputación de la marca y afectando negativamente la confianza del consumidor. La importancia de los datos es innegable, ya que están arraigados en el ADN de todas las empresas hoy en día. Y, al igual que el ADN, las empresas pueden almacenar grandes cantidades de información.
Pero, como ocurre con cualquier secuencia de ADN, ¿cómo desbloqueamos los datos? mapa ¿Esa información a una persona específica?
Para el ADN empresarial, las organizaciones necesitan implementar un proceso que asigna datos a una persona específicaIdentifica cambios en el propietario de los datos, dónde se almacenan y por qué se recopilaron inicialmente. También debe analizar los datos con suficiente profundidad para que la evaluación pueda confirmar o descartar cualquier sospecha de riesgo empresarial.
Manteniendo una registro de actividades de procesamiento de datos permite a las organizaciones tomar las medidas necesarias para proteger a los consumidores, gestionar el cumplimiento y mantener una reputación de marca saludable.
Registro de actividades de procesamiento: Desbloqueando el ADN empresarial
Registros de actividades de procesamiento, también conocidos como RoPAEs un requisito de registro de datos para que las organizaciones contabilicen con precisión todos los datos de identidad procesados en toda la empresa. Sin embargo, existen varios desafíos para mantener registros de las actividades de procesamiento y cumplir con la normativa:
- Entrada manual: el uso de encuestas, entrevistas y documentación manual es poco confiable y queda obsoleto rápidamente.
- Colaboración empresarial: a medida que los datos se distribuyen por toda la organización, identificar a los propietarios de los datos y los procesos de negocio puede resultar difícil y llevar mucho tiempo.
- Desafíos de cumplimiento: Puede no estar claro cómo estimar el riesgo dentro de un proceso comercial (intercambio con terceros) ya que puede cambiar más rápido de lo que se puede actualizar RoPA.
Regulaciones que transforman el ADN de la empresa
Desde el inicio de GDPR, Artículo 30 La rendición de cuentas y la transparencia se priorizaron, ya que el reglamento exige que los responsables y encargados del tratamiento creen y mantengan un Registro de Actividades de Tratamiento. Ahora, los responsables y encargados del tratamiento deben proporcionar una cantidad sustancial de información sobre los datos recopilados, incluyendo:
- nombre completo
- Información del contacto
- categorías de interesados y destinatarios de los datos
- información sobre el intercambio de datos con terceros
- políticas de retención y eliminación
- finalidad de las actividades de tratamiento de datos
- acciones de protección de datos
Si una organización no puede validar cómo se procesan los datos, es improbable que pueda cumplir con los requisitos. Las organizaciones deben colaborar dentro del negocio y los sistemas para construir una base de datos bien documentada. inventario de procesos de datosAdemás, otro componente crítico para mantener un registro de las actividades de procesamiento es identificar el riesgo asociado con intercambio de datos con tercerosUn elemento esencial de la transparencia en el RGPD: el artículo 30 y el Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA) requiere que las empresas informen con qué terceros han compartido datos y la relación comercial asociada con esos datos.
La automatización del procesamiento de datos desbloquea el ADN empresarial (¡¡¡rápidamente!!!)
El enfoque proactivo implica datos personales identificativos y revisar políticas, contratos, acuerdos y procedimientos para alinearlos con el negocio en general. Es increíblemente complicado sin un proceso estándar y un flujo de trabajo de procesamiento de datos. Se trata de tiempo y consistencia al informar sobre RoPA, y sin automatizaciónEsta puede ser una tarea abrumadora que puede llevar semanas o incluso meses para mapear los datos correctos. La aplicación BigID RoPA Mapping simplifica el proceso al permitir que los equipos colaboren sin problemas para documentar todas las actividades de procesamiento de datos y reducir el riesgo general de... cumplimiento continuo.
Con BigID Aplicación de mapeo RoPALas empresas pueden:
- Aproveche los paneles centralizados: todos los procesos comerciales se administran dentro de un panel central para observar los KPI, las actualizaciones de estado y las notificaciones de acciones.
- Ahorre tiempo: reduzca el tiempo dedicado al proceso manual y laborioso con flujos de datos automatizados.
- Mantenga el cumplimiento continuo: reciba información en tiempo real cuando BigID encuentre datos relacionados con cada proceso comercial antes de que el cumplimiento se convierta en un problema.
- Enriquecer datos: definir su proceso para RoPA enriquece su catálogo de datos con Metadatos empresariales como términos del glosario, categorías, finalidades de uso y etiquetas
- Reducir el riesgo: un enfoque basado en el riesgo con gobernanza de datos Las capacidades estiman y evalúan el riesgo de privacidad de RoPA para comprender si se necesita PIA/DPIA para cada proceso comercial.
- Informe sobre regulaciones: cree fácilmente informes regulatorios fáciles de digerir para Artículo 30 del GDPR y Cumplimiento de la CPRA, incluyendo infografías y estadísticas.
A medida que los reguladores se vuelven más estrictos a la hora de proporcionar pruebas de cumplimiento, las organizaciones deben ser custodios de datos plenamente responsables de los datos de sus clientes y empleados. Además, a medida que surgen nuevas regulaciones de privacidad, las organizaciones necesitan desarrollar programas de privacidad para cumplir con estas nuevas leyes.
¿Preguntas sobre la automatización del procesamiento de datos?
Sería mejor que tuvieras las respuestas a estas preguntas sobre cada actividad de procesamiento de datos personales:
- ¿Cómo se procesan los datos personales?
- ¿Por qué utilizamos datos personales?
- ¿Sobre quién guarda usted información?
- ¿Qué información se conserva sobre ellos?
- ¿Con quién se comparten los datos?
- ¿Utiliza algún proveedor de servicios externo?
- ¿Durante cuánto tiempo se almacenan los datos?
- ¿Cómo mantener seguros los datos?
- ¿Qué procesos de negocio tienen lugar dentro de su departamento?
- ¿Está mapeando manualmente sus actividades de procesamiento de datos?
- ¿Puede informar sobre el intercambio de datos con terceros?
- ¿Está usted en cumplimiento con? normativa sobre protección de datos?
Hay varias partes móviles para documentar una RoPA, y se pueden abordar mediante el desarrollo de un programa de privacidad que automatizará descubrimiento, clasificacióny mapeo de datos para determinar qué, cómo y cuándo se procesan los datos. Obtenga más información sobre cómo BigID puede ayudar Su empresa automatiza el cumplimiento normativo (artículo 30 del RGPD, CCPA) mediante la creación de una ROPA precisa y eficiente.
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