A cada dia, são criados aproximadamente 2,5 quintilhões de bytes de dados. Não é de surpreender que a responsabilidade de coletar e armazenar essas informações possa ser uma tarefa gigantesca, exigindo que as organizações utilizem um processo chamado gestão de registros.
A gestão de documentos é o processo de administrar registros ao longo de todo o seu ciclo de vida; desde a criação até o descarte.
Qual é a finalidade da gestão de registros?
A gestão de registros visa proporcionar armazenamento seguro, uso acessível e conformidade para todas as informações valiosas que uma empresa coleta. Esse método geralmente é mais eficiente para manter registros e proporcionar organização do que outros meios.
Além disso, a gestão de registros garante que apenas as informações relevantes e necessárias sejam retidas e descartadas com segurança. Isso, por sua vez, ajuda a cumprir com regulamentos de gestão de registros e leis de privacidade CPRA.
O ciclo de vida da gestão de registros explicado
De acordo com o Arquivos Nacionais e Administração de Registros (NARA)O ciclo de vida dos registros eletrônicos consiste em cinco etapas:
- Criar ou receber: O primeiro passo pode ser dado digitando um documento, escrevendo-o à mão, gravando um arquivo de áudio ou criando um videoclipe. Além disso, esta etapa inclui a criação de versões eletrônicas de registros em papel para torná-los mais acessíveis e fáceis de consultar para os funcionários a qualquer momento.
- Modificar ou usar: Quando um documento é recuperado do armazenamento e usado para o fim a que se destina ou modificado de alguma forma para atender a uma nova necessidade.
- Manter e proteger: A proteção e a manutenção de registros eletrônicos são vitais para o ciclo de vida dos registros. Isso significa garantir que não sejam feitas alterações não autorizadas nos registros após sua criação ou recebimento.
- Descartar e destruir: Qualquer documento que não seja mais necessário ou que não tenha mais valor deve ser descartado.
- Arquivar ou preservar: Após descartar os registros não essenciais, identifique os materiais restantes que devem ser preservados permanentemente e coloque-os em um arquivo seguro.
Sistemas ERM
A Gestão Eletrônica de Documentos (ERM, na sigla em inglês) refere-se ao gerenciamento de arquivos e documentos armazenados eletronicamente. Ela garante que uma organização tenha acesso aos registros corretos quando necessário. Quando os registros são armazenados eletronicamente, a eficiência aumenta por meio da automação. Um software de ERM pode ajudar a automatizar o processo, eliminar duplicações e facilitar a manutenção.
Além disso, os sistemas ERM permitem que as organizações armazenar dados na nuvem sem comprometer segurança ou privacidade preocupações, mantendo o controle sobre sua própria infraestrutura de armazenamento de dados.
Importância da gestão de registros
Independentemente do tamanho da organização, os registros armazenados podem rapidamente se tornar incontroláveis. Sem organização e sistemas adequados, pode ser difícil extrair informações valiosas de todos os seus registros eletrônicos.
A gestão de registros é fundamental para ajudar as organizações. cumprir os regulamentosGerenciar seus custos e economizar tempo, permitindo encontrar registros importantes quando necessário, é fundamental. Uma gestão inadequada de documentos pode acarretar diversos problemas, incluindo multas por descumprimento de normas, auditorias desnecessárias e redução da eficiência organizacional.
Benefícios da gestão de registros
Aqui estão algumas maneiras pelas quais o gerenciamento de registros pode agregar valor à sua organização:
- Manter a conformidade: Todas as organizações estão sujeitas às leis de privacidade e governança de dados que estipulam como seus registros devem ser mantidos. O gerenciamento adequado de registros é essencial para evitar multas pesadas ou ações judiciais.
- Proteja seus dados: Organizar seus dados e preservar sua integridade e confidencialidade é essencial para proteger a organização. O gerenciamento de registros pode ajudá-lo a organizar os dados de forma que permaneçam a salvo de uma possível violação de segurança.
- Recuperação eficaz de registros: A utilidade dos seus registros depende da facilidade com que podem ser recuperados. Com um sistema de gestão de registros robusto, você pode armazenar e recuperar facilmente informações importantes sempre que necessário para a tomada de decisões de negócios — e aproveitar melhor os dados que você já possui.
- Reduzir os custos de armazenamento: A maioria das organizações armazena mais dados do que realmente precisa. Descartar quaisquer registros que não sejam mais úteis não só reduzirá os custos de armazenamento, como também melhorará sua eficiência. postura de risco ao mesmo tempo.
Exemplo recente de multas por manutenção de registros
A má gestão de registros tem consequências — às vezes dispendiosas. O exemplo mais recente disso foi quando a Comissão de Valores Mobiliários dos EUA (SEC) anunciou acusações contra 15 corretoras que não mantiveram e preservaram as comunicações eletrônicas.
Esse erro de registro resultou em multas combinadas de mais de 1,1 bilhão de libras esterlinas para diversas instituições financeiras, como o Barclays Capital e o Citigroup Global Markets.
Recursos de gerenciamento de registros do BigID
Incidentes de irregularidades na gestão de registros, como a recente repressão da SEC, são fortes lembretes da importância de se ter uma solução de gestão de registros confiável. Plataforma de inteligência de dados do BigID Oferece uma solução para cada etapa do ciclo de vida da gestão de registros, desde o gerenciamento dados locais ou na nuvem, até o arquivamento e descarte de registros quando eles não são mais necessários.
Retenção de dados BigID Aplica políticas de retenção para diferentes tipos de informação e de acordo com regulamentações geográficas específicas. descoberta e classificaçãoA BigID sabe que tipo de informação os dados representam. A plataforma usa IA para atribuir automaticamente regras de retenção relevantes aos dados associados, a fim de tomar medidas. Conectando-se com Recursos de correção e exclusão do BigIDOs proprietários dos dados recebem notificações para excluir dados expirados, preservando ao mesmo tempo os dados que devem ser salvos para fins de proteção legal.
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