Todos os dias, cerca de 2,5 quintilhões de bytes de dados são criados. Não é de surpreender que a responsabilidade de coletar e armazenar essas informações possa ser uma tarefa árdua, exigindo que as organizações utilizem um processo chamado gerenciamento de registros.
Gerenciamento de registros é o processo de gerenciamento de registros durante todo o seu ciclo de vida; da criação ao descarte.
Qual é o propósito do gerenciamento de registros?
A gestão de registros visa fornecer armazenamento seguro, uso acessível e conformidade para todas as informações valiosas que uma empresa coleta. Esse método costuma ser mais eficiente na manutenção de registros e na organização do que outros meios.
Além disso, a gestão de registros garante que apenas as informações relevantes e necessárias sejam retidas e descartadas com segurança. Isso, por sua vez, ajuda a cumprir regulamentos de gerenciamento de registros e leis de privacidade CPRA.
O ciclo de vida do gerenciamento de registros explicado
De acordo com o Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA), o ciclo de vida dos registros eletrônicos consiste em cinco etapas:
- Criar ou Receber: O primeiro passo pode ser dado digitando um documento, escrevendo-o à mão, gravando um arquivo de áudio ou criando um videoclipe. Além disso, esta etapa inclui a criação de versões eletrônicas de registros em papel para torná-los mais acessíveis e fáceis de serem acessados pelos funcionários a qualquer momento.
- Modificar ou usar: Quando um documento é recuperado do armazenamento e usado para a finalidade pretendida ou modificado de alguma forma para atender a uma nova necessidade.
- Manter e proteger: A proteção e a manutenção de registros eletrônicos são vitais para o ciclo de vida dos registros. Isso significa garantir que não haja alterações não autorizadas nos registros após sua criação ou recebimento.
- Descartar e destruir: Todos os documentos que não são mais necessários ou não têm mais valor devem ser descartados.
- Arquivar ou preservar: Depois de descartar os registros não essenciais, identifique os materiais restantes que devem ser preservados permanentemente e coloque-os em um arquivo seguro.
Sistemas ERM
Gestão Eletrônica de Registros (ERM) refere-se ao gerenciamento de arquivos e documentos armazenados eletronicamente. Ele garante que uma organização tenha acesso aos registros corretos quando necessário. Quando os registros são armazenados eletronicamente, a eficiência é aumentada por meio da automação. Um software ERM pode ajudar a automatizar o processo, eliminar duplicações e facilitar a manutenção.
Além disso, os sistemas ERM permitem que as organizações armazenar dados na nuvem sem comprometer segurança ou privacidade preocupações, mantendo ao mesmo tempo o controle sobre sua própria infraestrutura de armazenamento de dados.
Importância da gestão de registros
Independentemente do tamanho da organização, os registros armazenados podem rapidamente se tornar incontroláveis. Sem organização e sistemas adequados, pode ser difícil extrair informações valiosas de todos os seus registros eletrônicos.
A gestão de registros é fundamental para ajudar as organizações cumprir com os regulamentos, gerenciem seus custos e economizem tempo, conseguindo encontrar registros importantes quando necessário. A má gestão de registros pode levar a uma série de problemas, incluindo penalidades de conformidade onerosas, auditorias desnecessárias e redução da eficiência da organização.
Benefícios do gerenciamento de registros
Aqui estão várias maneiras pelas quais o gerenciamento de registros pode agregar valor à sua organização:
- Manter a conformidade: Todas as organizações estão sujeitas a leis de privacidade e governança de dados que estipulam como seus registros devem ser mantidos. A gestão adequada de registros é essencial para evitar multas pesadas ou ações judiciais.
- Proteja seus dados: Organizar seus dados e preservar sua integridade e confidencialidade é essencial para proteger a organização. A gestão de registros pode ajudar você a organizar os dados para que permaneçam protegidos contra uma possível violação de segurança.
- Recuperação efetiva de registros: A utilidade dos seus registros depende da facilidade de recuperação. Com um sistema de gerenciamento de registros robusto, você pode armazenar e recuperar facilmente informações importantes sempre que necessário para decisões de negócios — e aproveitar melhor os dados que já possui.
- Reduza os custos de armazenamento: A maioria das organizações armazena mais dados do que realmente precisa. Descartar quaisquer registros que não sejam mais úteis não só reduzirá os custos de armazenamento, como também melhorará sua postura de risco ao mesmo tempo.
Exemplo recente de multas por manutenção de registros
A má gestão de registros tem consequências — às vezes, caras. O exemplo mais recente disso foi quando a Comissão de Valores Mobiliários (SEC) anunciou acusações contra 15 corretoras que não mantiveram e preservaram as comunicações eletrônicas.
Esse erro de manutenção de registros resultou em penalidades combinadas de mais de $1,1 bilhões para diversas instituições financeiras, como Barclays Capital e Citigroup Global Market.
Recursos de gerenciamento de registros do BigID
Incidentes de manutenção de registros, como a recente repressão da SEC, são fortes lembretes de por que é importante ter uma solução de gerenciamento de registros confiável. Plataforma de inteligência de dados do BigID fornece uma solução para cada etapa do ciclo de vida do gerenciamento de registros, desde o gerenciamento dados no local ou na nuvem, para arquivar e descartar registros quando eles não são mais necessários.
Retenção de dados BigID aplica políticas de retenção para diferentes tipos de informação e por regulamentações geográficas específicas. Através descoberta e classificaçãoO BigID sabe que tipo de informação os dados contêm. A plataforma usa IA para atribuir automaticamente regras de retenção relevantes aos dados associados para tomar medidas. Conectando-se com Recursos de correção e exclusão do BigID, os proprietários de dados recebem notificações para excluir dados expirados, preservando ao mesmo tempo os dados que devem ser salvos para retenção legal.
O poderoso recurso de pesquisa do BigID para ajudar você descobrir e inventariar seus dados, reduzindo riscos e limitando a responsabilidade com minimização de dados. ML e IA avançados permitem que o BigID identificar informações confidenciais automaticamente e ajudar sua organização a atingir a conformidade gerenciando e aplicando políticas de retenção. Para mais informações, obtenha um Demonstração 1:1 com nossos especialistas.
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