Solicitud de acceso del interesado (DSAR) para el cumplimiento de la CCPA y el RGPD

Comprensión de la solicitud de acceso del interesado

En el mundo actual, proteger los datos personales es fundamental. Las leyes de privacidad de datos priorizan la transparencia y el control sobre la información de los consumidores. DSARs – Solicitudes de acceso de los interesados – juegan un papel muy importante en el mantenimiento de la privacidad y el cumplimiento.

En un reciente encuesta Según un estudio de EY, el 60% de los profesionales reportó un aumento en las DSAR durante el último año. Poco más de la mitad (51%) de los encuestados afirmó haber recibido quejas de los interesados sobre cómo se manejaron sus solicitudes.

Entonces, ¿cómo puede su organización? gestionar estas solicitudes de temas ¿Y garantizar el cumplimiento normativo?

¿Qué es DSAR?

La solicitud de acceso del sujeto de datos es una forma de otorgar a las personas la propiedad de su información personal según las regulaciones de privacidad de datos como RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California). En esencia, estas regulaciones otorgan a las personas el derecho a acceder y controlar sus datos personales en poder de las organizaciones. Esto incluye el derecho a la supresión de parte de su información y el derecho al olvido, donde solicitan que se elimine toda la información recopilada.

¿Quién puede presentar una solicitud DSAR?

Cualquier persona cuyos datos personales estén en poder de una organización puede presentar una solicitud de titular de datos. Esto incluye clientes, empleadosPacientes, estudiantes y otros. La solicitud también puede ser realizada por un tercero autorizado en nombre del titular de los datos.

Presentación de una solicitud de un interesado

Para presentar una solicitud de DSAR, una persona generalmente debe proporcionar su nombre, información de contacto y detalles sobre la información que solicita. Esto puede incluir documentos o datos específicos, o una solicitud general de todos los datos personales que posee la organización.

Respondiendo a una DSAR

Una vez presentada la solicitud de DSAR, la organización debe responder de forma oportuna y precisa, proporcionando a la persona una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. Esto puede incluir información como el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento, la información de contacto, la información financiera, el historial laboral y cualquier otro dato personal que la organización tenga en su poder.

Las empresas también deben proporcionar a las personas información adicional sobre cómo se procesan sus datos personales. Esto suele consistir en un resumen de datos, que describe los fines del procesamiento, las categorías de datos personales involucrados y los terceros con quienes se pueden compartir los datos.

Negarse a responder a una DSAR

Puede negarse a responder a una solicitud de DSAR si esta es infundada o excesiva. Esto incluye situaciones en las que el sujeto utiliza su derecho de acceso a su información para acosarlo. Si las solicitudes son repetitivas, sin un intervalo razonable entre ellas ni justificación, puede negarse a responder a una solicitud de DSAR.

Cumplimiento de DSAR: gestión de respuestas DSAR para el cumplimiento de la privacidad de datos

Una gestión eficaz de DSAR va más allá de cumplir con los requisitos de una lista de verificación de cumplimiento. Se trata de inculcar una cultura de respeto por los derechos de los datos, responsabilidad en la gestión de los mismos y transparencia en las prácticas de datos.

Las solicitudes DSAR pueden presentarse de diversas formas, desde un simple correo electrónico hasta una solicitud formal por escrito. Independientemente del formato, su organización debe estar preparada para gestionar estas solicitudes de forma eficiente y transparente. Esto requiere establecer procedimientos claros para garantizar una tramitación rápida y transparente, independientemente del formato de la solicitud. Si bien los requisitos específicos pueden variar según la jurisdicción regulatoria y su sector, ciertos principios comunes pueden guiar su enfoque.

Desarrollar procesos de respuesta DSAR robustos

Una gestión eficaz de DSAR comienza con el establecimiento de procesos y sistemas robustos. Se trata de crear un marco estructurado que guíe cada paso del proceso de DSAR, desde el inicio de la solicitud hasta la entrega de la respuesta. Este marco debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a la diversidad de solicitudes, garantizando al mismo tiempo la coherencia y el cumplimiento normativo en todo momento.

Desarrollar políticas integrales para la tramitación de solicitudes DSAR que describan los procedimientos para la presentación de solicitudes, los plazos de respuesta y los mecanismos para verificar la identidad del solicitante. Estas políticas deben ser fácilmente accesibles para las personas y comunicarse claramente a los empleados responsables de la tramitación de solicitudes DSAR.

Considere los requisitos específicos de cada vertical

Si bien los principios fundamentales de la gestión de DSAR se aplican en todos los sectores, ciertos sectores verticales tienen requisitos regulatorios o estándares específicos. Por ejemplo, si se trata de una empresa de atención médica, deberá cumplir con regulaciones adicionales de protección de datos, como HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico).

Designar personal responsable (como un delegado de protección de datos)

Detrás de cada proceso exitoso de DSAR se encuentra un equipo de personas dedicadas que comprenden las complejidades de la protección de datos y la privacidad. Asigne a estas personas la responsabilidad de gestionar los derechos de los interesados. Asigne personas o equipos específicos para supervisar las DSAR y garantizar la rendición de cuentas y la coherencia en la gestión de las solicitudes. Estos delegados de protección de datos (OPD) deben recibir formación en la normativa de protección de datos y las herramientas necesarias para gestionar las solicitudes eficazmente.

Verificar la identidad de quienes solicitan acceso

Implemente procedimientos robustos de acceso a datos para prevenir el acceso no autorizado y proteger la información confidencial. Esto incluye establecer medidas de autenticación seguras, protocolos de cifrado y controles de acceso para garantizar que solo el personal autorizado pueda manejar y acceder a los datos solicitados. Además, este derecho de acceso debe evaluarse periódicamente para minimizar los permisos de acceso infundados o excesivos.

La identidad del titular de los datos también debe verificarse para evitar que una persona no autorizada acceda a la información personal confidencial de otra. Dependiendo de la naturaleza de la solicitud y la normativa aplicable, es posible que se exija a los solicitantes que presenten una prueba de identidad antes de procesar sus solicitudes de protección de datos (SARD).

Cumplir con los plazos reglamentarios

Cada jurisdicción puede tener sus propios plazos para responder a las solicitudes de protección de datos (SARD). Por ejemplo, el cumplimiento del RGPD exige responder a las SARD en el plazo de un mes, con la posibilidad de una prórroga en determinadas circunstancias. Le recomendamos familiarizarse con los requisitos específicos de la normativa de privacidad aplicable a su empresa y garantizar el cumplimiento oportuno.

Proporcionar una orientación clara a las personas

Las personas tienen derecho a acceder a sus datos personales, pero necesitan orientación clara para ejercer este derecho eficazmente. Proporcione a las personas información accesible y comprensible sobre cómo presentar una solicitud, qué debe incluirse en una solicitud de acceso a datos personales (DSAR), qué esperar durante el proceso y cómo se gestionarán y protegerán sus datos.

Mantener registros detallados

Mantenga un registro detallado de todas las solicitudes DSAR recibidas y procesadas, incluyendo la fecha de recepción, la naturaleza de la solicitud, las medidas adoptadas y cualquier comunicación con el solicitante. Esta documentación le ayuda. Cumplir con los requisitos reglamentarios y le permite rastrear y monitorear sus procesos DSAR de manera efectiva.

¿Con qué rapidez se debe responder a la DSAR?

Regulaciones como la GDPR y el CCPA establecer directrices y normas claras para la gestión de las solicitudes de asistencia humanitaria de emergencia (DSAR), incluidos plazos estrictos para la respuesta y protocolos para proporcionar acceso a los datos solicitados.

Según el RGPD, Debe responder a una DSAR dentro del mes siguiente a su recepción.Aunque puede obtener una prórroga en determinadas circunstancias, si se niega a cumplir con estos plazos, se enfrentará a sanciones severas, incluyendo multas de hasta 20 millones de euros o el 41% de sus ingresos anuales globales, lo que sea mayor.

De manera similar, la CCPA otorga a los consumidores de California el derecho a solicitar acceso a su información personal celebradas por empresas. Si está sujeto a la CCPA, debe responder a las DSAR dentro de los 45 días, con disposiciones adicionales para ampliar el plazo en determinadas circunstancias.

Optimización del proceso DSAR: el camino hacia la eficiencia

Cree un proceso simplificado para optimizar el flujo de trabajo desde que los sujetos envían la solicitud hasta que esta se atiende. Al automatizar tareas repetitivas y estandarizar procedimientos, puede mejorar significativamente la eficiencia y minimizar el riesgo de errores. Aquí tiene una sencilla guía paso a paso sobre cómo optimizar eficazmente los flujos de trabajo de DSAR:

1. Identificar tareas clave: Identificar las principales tareas de procesamiento de datos involucradas en el manejo de DSAR, como verificar la identidad del solicitante, recuperar los datos solicitados, redactar información confidencial, y comunicar respuestas.
2. Planifique el flujo de trabajo: Cree un mapa visual del flujo de trabajo, describiendo cada paso desde el inicio de la solicitud hasta la entrega de la respuesta. Esto ayudará a identificar cuellos de botella e ineficiencias que pueden solucionarse mediante la automatización.
3. Implementar herramientas de automatización: Invierta en herramientas de automatización y soluciones de software DSAR. Estas herramientas pueden automatizar tareas repetitivas, como la recuperación y redacción de datos, agilizando el proceso y reduciendo la carga de trabajo manual.
4. Estandarizar procedimientos: Desarrollar procedimientos y protocolos para la gestión de las solicitudes de asistencia de emergencia (DSAR) a fin de garantizar la coherencia y precisión de cada respuesta. Definir claramente las funciones y responsabilidades dentro de la organización para facilitar una colaboración y comunicación fluidas.
5. Integrar sistemas: Conecte los sistemas de gestión de DSAR con los almacenes de datos y la infraestructura de TI existentes para optimizar la recuperación y el acceso a los datos. Esto elimina la necesidad de búsquedas manuales de datos en múltiples plataformas, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores.
6. Utilice plantillas y respuestas predefinidas: Las respuestas estándar para escenarios comunes de DSAR ayudan a agilizar el proceso. Estas plantillas se pueden personalizar según sea necesario para abordar solicitudes específicas, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de los requisitos regulatorios.
7. Monitorear y evaluar el desempeño: Evalúe periódicamente el rendimiento de su flujo de trabajo para identificar áreas de mejora. Recopile la opinión de las partes interesadas e incorpore sugerencias para optimizar la eficiencia y la eficacia.

Siga estos pasos y aproveche las herramientas de automatización para optimizar los procesos de DSAR y lograr una mayor eficiencia, reducir el riesgo de errores y garantizar respuestas oportunas a las solicitudes de los interesados. Cumpla con los requisitos regulatorios y fomente la confianza y la transparencia con sus consumidores.

La importancia de los derechos de los interesados

La transparencia de las solicitudes de acceso de los interesados es crucial para las organizaciones porque afecta directamente la confianza y la lealtad de los clientes de las siguientes maneras:

• Cumplimiento de la privacidad de datos: Demostrar transparencia en la gestión de las solicitudes de protección de datos indica que la organización se toma en serio la privacidad de los datos y cumple con las leyes de protección de datos pertinentes. Es más probable que los clientes confíen en una empresa que respeta sus derechos y cumple con los requisitos legales.
• Empoderando a los clientes: Al ofrecer un proceso claro y accesible para que los clientes soliciten y reciban sus datos personales, las organizaciones les otorgan un mayor control sobre su información. Esta transparencia demuestra respeto por los derechos de los clientes y fomenta la confianza.
• Seguridad y confianza de los datos: El manejo transparente de los DSAR garantiza a los clientes que sus los datos están seguros y no se utilicen indebidamente. Esta confianza es esencial para mantener una relación positiva con los clientes, quienes esperan que sus datos se gestionen con responsabilidad.
• Reputación de marca: Las empresas reconocidas por su compromiso con la transparencia y la privacidad de los datos probablemente tengan una reputación de marca más sólida. Una percepción pública positiva y la confianza pueden contribuir a la fidelización de los clientes.
• Ventaja competitiva: En un mundo donde la privacidad de datos es una preocupación creciente, las organizaciones que destacan por su transparencia en las DSAR pueden obtener una ventaja competitiva. Los clientes pueden optar por hacer negocios con empresas que respetan más sus derechos de privacidad.
• Retención de clientes: Cuando los clientes sienten que sus datos se gestionan de forma transparente y segura, es más probable que permanezcan fieles a la organización. Una experiencia positiva con los DSAR puede generar relaciones duraderas con los clientes.
• Riesgo reducido de problemas legales: Al gestionar las DSAR de forma transparente y conforme a la normativa, las organizaciones reducen el riesgo de acciones legales y multas. Esto, a su vez, puede proteger su reputación y la confianza de sus clientes.

Automatizar los procesos DSAR con IA

A medida que crece el volumen de solicitudes de DSAR, las organizaciones están recurriendo a soluciones de automatización impulsadas por AI Para optimizar aún más sus procesos. Estas soluciones pueden ayudar con tareas como la identificación de datos relevantes, la ocultación de información confidencial e incluso la predicción de posibles DSAR basándose en patrones de datos históricos.

Por supuesto, si bien la IA ofrece oportunidades para mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de DSAR, también plantea importantes consideraciones éticas. Las soluciones basadas en IA deben priorizar la privacidad y la transparencia de los datos. Debe asegurarse de que su solución automatizada de DSAR minimice el riesgo de sesgo algorítmico y proteja los derechos de las personas.

El enfoque de BigID para potenciar la transparencia de datos con DSAR

BigID es la plataforma líder en la industria para la privacidad, seguridad y gobernanza de datos: ofrece descubrimiento profundo de datos e IA y ML de última generación para lograr visibilidad y control totales en la nube múltiple e híbrida.

Así es como BigID puede ayudar con las DSAR:

• Identifique, clasifique y conozca sus datos: La base de descubrimiento de datos de BigID permite acceder a todos los datos estructurados y no estructurados, tanto locales como en la nube, con múltiples conectores. Obtenga un inventario, mapeo y clasificación de datos más rápidos en todo su ecosistema de datos, con mayor información y contexto.
• Automatizar el cumplimiento de los derechos de datos: Desde el acceso hasta la eliminación: administre dinámicamente las DSAR a escala con flujos de trabajo de eliminación optimizados e informes de cumplimiento.
• Puntuación de riesgo de apalancamiento: Puntuaciones basadas en riesgos en una variedad de parámetros de datos, como el tipo de datos y la ubicación, que brindan una vista de los datos centrada en el riesgo para que su empresa pueda ser proactiva en la reducción del riesgo.

Comience a ahorrar tiempo y esfuerzo manual, y garantice el pleno cumplimiento de sus DSAR. Obtenga una demostración 1:1 con BigID hoy mismo.

Autor

Alexis Porter

Responsable de marketing de contenidos

Alexis trabaja como Directora de Marketing de Contenidos para BigID, proveedor líder de DSPM. Se especializa en ayudar a las nuevas empresas tecnológicas a crear y perfeccionar su voz para contar historias más convincentes que resuenen con diversos públicos. Tiene una licenciatura en Escritura Profesional y un máster en Comunicación de Marketing por la Universidad de Denver. Alexis reside en Orlando, Florida.