Si su empresa almacena datos de clientes —y, admitámoslo, probablemente lo haga—, usted es responsable de garantizar la protección de toda la información personal. Es un requisito legal, además de una obligación ética.
Sin embargo, a veces es necesario compartir información, ya sea dentro de su empresa o con terceros. ¿Cómo proporcionar eficazmente a las personas la información que necesitan para realizar su trabajo, protegiendo al mismo tiempo la privacidad de sus clientes?
La redacción de datos es una de las formas más eficaces de hacerlo.
¿Qué es la redacción de datos?
La redacción de datos es el proceso de ocultar partes de información compartida que podrían ser sensible o confidencial, a menudo de forma permanente en la versión que se comparte. Se trata de Ocultar esos detalles a personas que no necesitan verlos, mientras les damos todavía acceso a lo que hacen.
¿Cómo funciona esto?
Supongamos que gestionas un negocio de comercio electrónico y recopilas información de tus clientes para procesar pedidos. Los clientes crean una cuenta en tu sitio web con su correo electrónico y contraseña. Si compran algo, proporcionan una dirección de envío. Tu departamento de marketing necesita su correo electrónico para enviarles ofertas personalizadas. Sin embargo, no necesitan saber su domicilio ni su contraseña. Tu centro de envíos podría necesitar su domicilio, pero no sus datos de pago, que el equipo de contabilidad podría necesitar.
Antes de las herramientas automatizadas de productividad digital y marketing, no era fácil compartir el contenido de la base de datos con cada departamento. Había que imprimir la hoja de cálculo con la información del cliente y, según el departamento, ocultar toda la información innecesaria.
Eso es redacción de datos en su forma más básica.
Por supuesto, ya no dependemos de hojas de cálculo ni marcadores Sharpie para ocultar contenido confidencial. Herramientas automatizadas, a menudo lo suficientemente inteligentes como para evaluar las necesidades de datos y los permisos del usuario, pueden redactar información en tiempo real.
Redacción de datos vs. enmascaramiento de datos vs. anonimización de datos
Ahora que sabemos qué es la censura de datos, veamos qué no es. El enmascaramiento y la anonimización son otras dos técnicas para ocultar información confidencial del acceso no autorizado. Sin embargo, aunque parezcan lo mismo, existen algunas diferencias cruciales.
Redacción de datos
Como hemos descubierto, se trata de un método permanente para ocultar información personal o confidencial. En este caso, "permanente" no significa que el dato se borre para siempre. Simplemente significa que, en el modo de comunicación, la información relevante se oculta de forma irreversible.
Por ejemplo, si envía un archivo PDF con información censurada, el lector no podrá recuperar la información oculta. Usted conserva la copia completa, sin censura; la censura permanente solo afecta a la copia que envió.
Enmascaramiento de datos
Si bien el enmascaramiento también oculta información confidencial, lo hace reemplazándola con valores falsos. Por ejemplo, un nombre podría reemplazarse por "John Doe" o "Jane Doe". Este no es un cambio permanente; es, por diseño, reversible si se cuentan con las credenciales o herramientas adecuadas.
El enmascaramiento de datos se utiliza a menudo cuando los desarrolladores necesitan acceder a los datos para realizar pruebas. Este método les proporciona información realista sin revelar la información personal de los clientes.
Anonimización de datos
Mientras que la redacción y el enmascaramiento mantienen los datos originales intactos de alguna forma, la anonimización elimina los identificadores personales de manera completa e irreversible.
Entonces, ¿cuándo es útil? En ciertos casos, como el análisis a gran escala, intercambio de datos con proveedoreso desarrollo de IAAlgunas partes de la información son importantes. Sin embargo, la información personal asociada a ellas no lo es.
Por ejemplo, tienes tus informes de ventas de los últimos 10 años. Con la información de producto que contienen, quieres recopilar información sobre las tendencias. Solo necesitas los productos y el mes en que se compraron. Todo lo demás es redundante.
Sin embargo, la base de datos contiene información personal de los clientes, como sus nombres, direcciones de correo electrónico, domicilios y detalles de pago. En este caso, se anonimizaría toda la información. información personal identificable (IPI)Esto le permite obtener información de ventas y productos que puede analizar, o incluso compartir, sin preocuparse por posibles violaciones de la privacidad.
Otra razón por la que la anonimización puede ser importante es que algunas leyes de privacidad la exigen. Usted es responsable si sus acciones provocan la exposición de información personal o sensible de los consumidores. Al anonimizarla, puede usarla o compartirla sin riesgo de exposición y limitando su responsabilidad en caso de una infracción.
Por qué debería redactar datos y cómo ayuda a su empresa
Cumplimiento y reducción del impacto de una violación de datos
Una de las razones más importantes por las que se omiten datos confidenciales es para cumplir con las regulaciones de privacidad. Leyes como la Reglamento general de protección de datos (RGPD), Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA), y otros tienen muy claro que proteger la privacidad de los datos de los consumidores es su responsabilidad.
Si su empresa se enfrenta a una violación de datos y se descubre que no ha tomado las medidas adecuadas para evitar dicho incidente, puede enfrentar acciones legales y fuertes multas.
Ocultar datos no evitará una filtración de datos. Sin embargo, limitará la exposición de la información personal confidencial que su empresa haya recopilado.
Una filtración de datos no es la única forma de exponer inadvertidamente la información personal identificable (PII) de sus consumidores. Si comparte o vende datos comerciales a terceros, debe tener cuidado de no compartir información confidencial. La censura le ayuda a proporcionar a proveedores y terceros la información que necesitan sin el riesgo de una violación de la privacidad.
Compartir datos es fácil
Las leyes de privacidad de datos son muy claras: la información personal de una persona no debe estar disponible para nadie que no esté autorizado a verla. Esto incluye a las personas de su organización.
La censura de datos le permite brindar a sus empleados lo que necesitan para realizar su trabajo, sin exponerlo a una demanda. Le ayuda a implementar... principio del mínimo privilegio, para que pueda aplicar el control de acceso basado en el contexto.
Riesgo reducido para su negocio
A diferencia de la dramática representación cinematográfica, las filtraciones o filtraciones de datos no son causadas por hackers que escriben frenéticamente en sus teclados. Suelen ser resultado de que un empleado responda a un correo electrónico de phishing o de que no siga los protocolos de seguridad de datos.
Por supuesto, todos deberían estar informados sobre las mejores prácticas de ciberseguridad. Sin embargo, ocultar cualquier información personal en los documentos implica un menor riesgo. Incluso si un error de un empleado provoca la exposición de datos, estos seguirán estando restringidos a su nivel de acceso.
La censura de datos también reduce el riesgo general, ya que permite proteger la inteligencia empresarial sin tener que eliminarla permanentemente. Es el equilibrio perfecto entre la permanencia del anonimato y los peligros de la libre disponibilidad de datos.
Mayor confianza con clientes y socios
Ocultar datos confidenciales demuestra que se toma en serio la protección de la privacidad de sus consumidores. También les indica a sus clientes, socios, auditores y aseguradoras que sigue prácticas responsables en el manejo de datos. Esto ayuda a generar confianza general, lo que fortalece su reputación. Como resultado, obtiene una ventaja competitiva sobre otros que podrían no ser tan estrictos con sus... protección de datos.
Redacción de datos estática vs. Redacción de datos dinámica
No todas las redacciones funcionan igual. De hecho, la forma y el momento de aplicarlas pueden marcar una gran diferencia en su eficacia y escalabilidad.
La censura estática se aplica solo una vez a un archivo o documento específico. Suele ser un proceso manual o aplicarse durante la exportación, como al generar un PDF desde una base de datos o exportar una hoja de cálculo. En este caso, los datos censurados se eliminan permanentemente de esta versión del documento.
Este proceso puede ser lento si se realiza manualmente, como suele ser el caso. Incluso si se usa software, alguien debe proporcionarle las reglas de redacción en cada caso. Es decir, si no se selecciona y redacta el texto manualmente.
La redacción manual conlleva el riesgo añadido de una trabajo mal hechoSi se hace incorrectamente, aún pueden quedar expuestos datos confidenciales.
La redacción dinámica, en cambio, es más eficiente y escalable. Redacta datos en tiempo real, utilizando roles de usuario, atributos o contexto. No modifica los datos subyacentes, solo lo que el usuario puede ver.
Dado que la redacción se gestiona dinámicamente según quién visualiza los datos, se adapta fácilmente a diferentes sistemas y equipos. No hay archivos duplicados ni trabajo manual. Además, ayuda a garantizar el acceso con privilegios mínimos, garantizando que nadie vea más de lo debido, independientemente de cómo o dónde se acceda a los datos.
Beneficios de la redacción de datos con BigID
Ya sea que apliques la redacción de forma estática o dinámica, hacerlo a gran escala requiere más que un marcador o una revisión manual. Ahí es donde BigID entra en juego.
Plataforma de inteligencia de datos de BigID Le ayuda a descubrir, clasificar y redactar datos confidenciales en todo su ecosistema, ya sea en documentos, bases de datos o entornos en la nube. Permite tanto la redacción estática (para archivos PDF exportados o divulgaciones legales) como la redacción dinámica, donde los campos confidenciales se ocultan en tiempo real según los roles y las políticas del usuario.
Al integrar la redacción en un contexto más amplio gobernanza de datos y flujos de trabajo de privacidad, BigID ayuda a las empresas a:
- Reducir la exposición de datos y el riesgo de incumplimiento
- Proteger la información de identificación personal (PII), datos financieros, registros de salud, y IP interna
- Automatice la redacción a escala en datos estructurados y no estructurados
- Mantener la utilidad de los datos sin comprometer la privacidad
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