Nos encontramos en una era moderna de privacidad de datos. Desde que... Reglamento general de protección de datos (RGPD) Desde que entró en vigor la nueva ley en mayo de 2018, las empresas se enfrentan a una nueva realidad en lo que respecta a su responsabilidad hacia las personas y sus datos.
Con ello se produce un surgimiento sin precedentes de leyes de privacidad dirigidas a: protección de los interesados y su información personal y confidencial, y cada vez más organizaciones están creando marcos de privacidad diseñados para cumplir con esas leyes.
Transparencia y por qué es importante
Una forma en que pensamos en la privacidad en esta nueva realidad es en términos de transparencia: ¿Qué tan claras son las organizaciones respecto de sus políticas y procesos de datos, en los avisos que proporcionan a los interesados, su documentación sobre cómo procesan los datos y sus capacidades de generación de informes?
Transparencia en las prácticas y políticas de datos Genera confianza para las organizaciones — y garantiza y facilita la rendición de cuentas. No puede demostrar abiertamente que respeta las preferencias de los interesados si no puede encontrar y rastrear sus datos en toda su organización, ni solucionar problemas con información confidencial si no puede descubrir dónde falló.
Antes del RGPD, la mayoría de las empresas carecían de la motivación para desarrollar programas de privacidad eficientes y eficaces. Sin el impulso de los reguladores ni la amenaza de sanciones por infracciones, la necesidad de rendición de cuentas era baja para las oficinas de privacidad y las organizaciones en general.
RGPD, artículo 30 y ROPAs
Entra el RGPD, que puso la rendición de cuentas en primer plano con Artículo 30.
El artículo 30 establece que los responsables y encargados del tratamiento deben mantener un Registro de Actividades de Tratamiento — comúnmente conocidos como ROPAsEsto significa que los responsables y encargados del tratamiento ahora deben poder proporcionar fácilmente ciertos detalles sobre los datos que recopilan. Estos detalles incluyen:
- nombre e información de contacto
- categorías de interesados y los datos personales que procesan
- categorías de destinatarios a los que se comunicarán los datos
- información de transferencia de terceros
- políticas de retención y destrucción
- los fines de las actividades de tratamiento de datos
- las medidas técnicas y administrativas de seguridad que tengan establecidas
Se trata de mucha información, de distintos tipos, y las empresas deben estar preparadas para proporcionar estos registros a las autoridades supervisoras cuando se les solicite. Algunas autoridades incluso recomiendan proporcionar información adicional.
En La Oficina del Comisionado de Información (ICO) del Reino Unido informa organizaciones que incluyan registros de consentimiento, acuerdos con procesadores, evaluaciones de impacto de protección de datos, ubicación de datos personales, referencias a incidentes de seguridad y si los datos se procesaron sobre una base legal, además de la lista ROPA requerida.
Mantener buenos registros fortalece a las organizaciones no solo proporcionar a las autoridades la información correcta sobre cómo protegen sus datos, sino también implementar prácticas efectivas que optimicen continuamente sus programas de privacidad de datos. La DPA belga argumenta Que el mantenimiento de registros es un instrumento importante de rendición de cuentas. «Las organizaciones que desconocen sus datos tendrán muchas más dificultades para cumplir con el RGPD».
Sin información directa, precisa y completa conocimiento de datosLos informes son aleatorios, dispersos y no pueden demostrar claramente cómo una organización implementa prácticas de rendición de cuentas.
Automatizando sus datos para conocerlos
Quizás haya escuchado el dicho: «Un viaje de mil millas comienza con un solo paso». Por lo tanto, si bien documentar el ciclo de vida completo de los datos de su empresa puede parecer abrumador, tomar medidas significativas para comprender sus datos es un punto de partida viable.
La ICO recomienda un mapeo de datos efectivo como primer paso en el proceso para "ayudar a garantizar que no se pierda nada". Las organizaciones pueden crear un inventario de datos preciso, eficiente y escalable con descubrimiento automatizado de datos y clasificación que ofrece visibilidad completa de todos sus datos, tanto personales como confidenciales, en todos los tipos de datos y todas las fuentes de datos.
BigID permite a las empresas crear y actualizar continuamente un inventario indexado de toda la información personal y confidencial, integrando políticas y contexto empresarial mientras Incorporando conocimiento y perspectivaEsto es particularmente importante para que las organizaciones puedan explicar no solo los datos que tienen, sino también objetivo detrás de la recopilación y procesamiento de sus datos.
En Cada vez surgen más regulaciones legales En cuanto a la recopilación y el uso de la información de los interesados por parte de las organizaciones, los principios de privacidad como la transparencia y la rendición de cuentas cobrarán mayor relevancia. Esto implica más requisitos, como el mantenimiento de las RoPA, la presentación a auditorías y la puesta a disposición de métricas clave tanto para los interesados como para los organismos reguladores.
Hoy en día, la rendición de cuentas implica que las empresas deben contar con medidas técnicas para demostrar su responsabilidad con los datos de los consumidores. Mediante el descubrimiento, la clasificación y el mapeo automatizados, las organizaciones pueden Establecer claramente un programa de privacidad sólido — e informar sobre el qué, cómo y por qué hay detrás de los datos que procesan.
Obtenga más información sobre cómo BigID puede ayudar Su empresa automatiza el mantenimiento de registros del artículo 30 del RGPD y crea un sistema preciso y eficaz. ROPA.
Autor
